Νυχτερινός ελεγκτής ξενοδοχείου: ποιος είναι ο νυχτερινός ελεγκτής σε ένα ξενοδοχείο και τι κάνει;
Αγαπητοί WuBookers, ανάμεσα στους πολλούς ρόλους ενός ξενοδοχείου υπάρχει και ο νυχτερινός ελεγκτής. Πρόκειται για έναν καίριο ρόλο στη λειτουργία της επιχείρησης, καθώς είναι υπεύθυνος τόσο για την εξυπηρέτηση των πελατών όσο και για τη λογιστική, εξασφαλίζοντας τη μέγιστη αποδοτικότητα της μονάδας και του (ημερήσιου) προσωπικού υποδοχής. Παρακάτω παρουσιάζονται αναλυτικά τα καθήκοντά του και ο τρόπος με τον οποίο μπορούν να διευκολυνθούν με τη σωστή τεχνολογία.
Τι κάνει ένας νυχτερινός ελεγκτής;
Όπως μπορεί να φανταστεί κανείς, οι νυχτερινοί ελεγκτές ξενοδοχείων εργάζονται τη νύχτα — συνήθως από τις 11:00 μ.μ. έως τις 7:00 π.μ. Τα καθήκοντά τους συμπίπτουν με εκείνα που εκτελεί κανονικά το προσωπικό της υποδοχής, αλλά δεν περιορίζονται σε αυτά. Ο ελεγκτής συντάσσει λεπτομερείς αναφορές σχετικά με τους λογαριασμούς και τις καθημερινές λειτουργίες του ξενοδοχείου, γνωστές ως νυχτερινοί έλεγχοι (night audits), οι οποίες επιτρέπουν στα υπόλοιπα μέλη του προσωπικού και στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων να εργάζονται πιο αποτελεσματικά.
Καθήκοντα που σχετίζονται με την υποδοχή
Σε μικρότερα ξενοδοχεία, όπου το οργανόγραμμα του προσωπικού είναι περιορισμένο, ο νυχτερινός ελεγκτής είναι συνήθως το μοναδικό άτομο που βρίσκεται στον χώρο κατά τη διάρκεια της νύχτας και, επομένως, αποτελεί το σημείο αναφοράς για τους επισκέπτες. Αναλαμβάνει το check-in και το check-out, απαντά σε αιτήματα και αξιολογήσεις, συντονίζεται με άλλα τμήματα (όπως του καθαρισμού και της συντήρησης) και εφαρμόζει το πρωτόκολλο έκτακτης ανάγκης όταν χρειάζεται. Στην πραγματικότητα, είναι η κύρια υπεύθυνη αρχή κατά τη βάρδια και έχει διατμηματικές ευθύνες. Ως υπεύθυνος υποδοχής, πρέπει να καταγράφει τις πληρωμές πελατών που αποχωρούν από το κατάλυμα σε μη παραδοσιακές ώρες, να κάνει τις απαραίτητες ρυθμίσεις για τη μεταφορά επισκεπτών που φτάνουν ή αναχωρούν, να χειρίζεται τηλεφωνήματα και email, να αφήνει λειτουργικές οδηγίες για τους συναδέλφους της επόμενης βάρδιας και να αναφέρει τυχόν προβλήματα στη διεύθυνση.
Αυτό, επομένως, απαιτεί ένα εύρος επαγγελματικών και προσωπικών δεξιοτήτων, όπως εξαιρετικές οργανωτικές και επικοινωνιακές ικανότητες — τόσο με τους πελάτες όσο και με τους συναδέλφους — καθώς και απόλυτη ακρίβεια και επιμέλεια. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα επειδή, καθώς πέφτει η νύχτα, οι λειτουργίες της υποδοχής επιβραδύνονται και αρχίζουν άλλες δραστηριότητες, όπως αυτές που σχετίζονται με τη λογιστική.
Διοικητικές δραστηριότητες και νυχτερινός έλεγχος
Ένα ακόμη βασικό καθήκον του ελεγκτή είναι ο νυχτερινός έλεγχος (night audit): μια διαδικασία ελέγχου των λογαριασμών και των δεδομένων, που είναι απαραίτητη για τη διαχείριση των ταμειακών ροών του ξενοδοχείου.
Σε αυτή την περίπτωση, ο νυχτερινός ελεγκτής ελέγχει όλους τους λογαριασμούς:
- συμφωνεί τις συναλλαγές της ημέρας·
- επανεξετάζει τις δραστηριότητες της υποδοχής (συμπεριλαμβανομένων των check-in, check-out και της πληρότητας)·
- ελέγχει ότι οι πληρωμές και οι προκαταβολές έχουν καταχωρηθεί και χρεωθεί σωστά·
- καταγράφει τα “no-shows” του ξενοδοχείου, ώστε να καταστούν ξανά διαθέσιμα τα αδιάθετα δωμάτια·
- ενημερώνει την κατάσταση κάθε επισκέπτη με τυχόν πρόσθετες υπηρεσίες που έχουν προστεθεί.
Ο έλεγχος μπορεί να οδηγήσει σε λεπτομερείς αναφορές, αφιερωμένες, για παράδειγμα, στα ημερήσια έσοδα — είτε σχετικά μόνο με τα δωμάτια, είτε διαχωρισμένα μεταξύ πελατών και μη πελατών· στην οικονομική κατάσταση του ξενοδοχείου και/ή ορισμένων τμημάτων· στις τάσεις των κρατήσεων· στις πραγματικές κρατήσεις ή στις εκκρεμείς πληρωμές. Όλα αυτά διασφαλίζουν ότι τα οικονομικά της επιχείρησης παρακολουθούνται συνεχώς και ότι η διοίκηση μπορεί να λαμβάνει τεκμηριωμένες αποφάσεις. Οι συνάδελφοι της πρωινής βάρδιας επωφελούνται επίσης από τη δουλειά του νυχτερινού ελεγκτή, καθώς ενημερώνονται για πιθανές κρίσιμες καταστάσεις ή συγκεκριμένες λειτουργικές ανάγκες.
Αλλά γιατί πρέπει όλα αυτά να γίνονται τη νύχτα; Επειδή τα ψηφιακά συστήματα που διαχειρίζονται τις λογιστικές λειτουργίες θεωρούν τα μεσάνυχτα ως την επίσημη λήξη της ημέρας· έτσι, οι κρατήσεις, οι λογαριασμοί, οι παρουσίες και όλες οι συναλλαγές καταγράφονται έως εκείνη την ημερομηνία. Επομένως, είναι σημαντικό να περιμένετε έως τα μεσάνυχτα για το ημερήσιο λογιστικό κλείσιμο, προκειμένου να έχετε ακριβείς αναφορές σχετικά με την πληρότητα και τα έσοδα ή να επαληθεύσετε τις ανοικτές συναλλαγές.
Η τεχνολογία που υποστηρίζει το έργο του νυχτερινού ελεγκτή
Όπως είδαμε, ο νυχτερινός ελεγκτής εκτελεί πέντε θεμελιώδη καθήκοντα για τις ταμειακές ροές και την οικονομική υγεία της επιχείρησης:
- φροντίζει για τη χρηματοοικονομική συμφωνία και επαληθεύει ότι τα έσοδα και τα έξοδα είναι ισορροπημένα·
- επανεξετάζει ολόκληρο το μητρώο επισκεπτών για να επιλύσει τυχόν ασυμφωνίες στη χρέωση, να αποκαταστήσει τη διαθεσιμότητα των “no-shows”, αλλά και να διασφαλίσει ότι η εμπειρία του επισκέπτη κυλά ομαλά·
- παράγει ημερήσιες αναφορές σχετικά με τα ποσοστά πληρότητας, τα έσοδα και τις συναλλαγές·
- ελέγχει ότι οι πληρωμές έχουν πραγματοποιηθεί κανονικά·
- προετοιμάζει την εργασία για την επόμενη ημέρα, όταν το προσωπικό της υποδοχής αναλαμβάνει ξανά.
Όλες αυτές οι εργασίες μπορούν να γίνουν χειροκίνητα ή με τη βοήθεια της τεχνολογίας, η οποία επιταχύνει τη διαδικασία και αποτρέπει τα σφάλματα. Ένα παράδειγμα εργαλείου για νυχτερινούς ελεγκτές; Zak, το PMS της WuBook!
Zak από τη WuBook για τη διαχείριση του ξενοδοχείου σας, μέρα και νύχτα
Το Zak είναι το ολοκληρωμένο λογισμικό διαχείρισης (all-in-one) της WuBook, που απλοποιεί όλες τις λειτουργίες ενός ξενοδοχείου, από την κράτηση έως το check-out. Αποτελεί επίσης ένα πολύτιμο εργαλείο για τους νυχτερινούς ελεγκτές. Εκτός από τη διασφάλιση της ομαλής οργάνωσης των διάφορων δραστηριοτήτων, επιτρέπει την απόκτηση χρήσιμων δεδομένων σχετικά με τα οικονομικά του ξενοδοχείου σε διαφορετικές στιγμές της ημέρας.
Το Zak παρακολουθεί την πλήρη λίστα όλων των καταγεγραμμένων πληρωμών και όλων των εκδοθέντων εγγράφων, τα οποία ο νυχτερινός ελεγκτής μπορεί να ελέγξει οποιαδήποτε στιγμή.
Ορισμένες ενότητες και λειτουργίες κάνουν τη δουλειά του ακόμη πιο απλή.
Η ενότητα Paid/Unpaid, για παράδειγμα, επιτρέπει τον άμεσο εντοπισμό των κρατήσεων που δεν έχουν εξοφληθεί ή έχουν εξοφληθεί μερικώς, μαζί με όλες τις λεπτομέρειες του πελάτη και της κράτησης. Η ενότητα Cashflow, από την άλλη πλευρά, εμφανίζει τη ροή των ημερήσιων εσόδων ή εξόδων (ή για μια συγκεκριμένη περίοδο που επιλέγετε), επίσης σε σύγκριση με την προηγούμενη περίοδο. Οι κινήσεις μετρητών μπορούν να συνδεθούν με μεμονωμένες κρατήσεις ή να καταγραφούν χειροκίνητα με ακόμη πιο σαφείς λεπτομέρειες για μεγαλύτερη διαφάνεια (π.χ. «Έξοδα συντήρησης», «Προμήθεια πρακτορείου» κ.λπ.).
Τέλος, η περιοχή που είναι αφιερωμένη στα λογιστικά κλεισίματα βοηθά τους ξενοδόχους και το προσωπικό τους να διαχειρίζονται τη διαδικασία κλεισίματος ταμείου, τόσο για μεμονωμένες βάρδιες όσο και για ολόκληρη την ημέρα. Για κάθε κλείσιμο ταμείου, το Zak ενημερώνει τα αρχεία και δημιουργεί μια αναφορά με όλα τα δεδομένα και τυχόν καταχωρημένες σημειώσεις, η οποία είναι πάντοτε διαθέσιμη για ανασκόπηση. Επιπλέον, πριν από την επιβεβαίωση ενός κλεισίματος, είναι πάντα δυνατός ο έλεγχος και η τροποποίηση κάθε λεπτομέρειας.
Όλες οι λειτουργίες κλεισίματος αποθηκεύονται στη μνήμη, ώστε να μπορούν να ανακτηθούν για εσωτερική οικονομική ανάλυση.
Αυτές —και πολλές ακόμη— λειτουργίες υποστηρίζουν όχι μόνο το έργο του νυχτερινού ελεγκτή, αλλά και ολόκληρο το ξενοδοχείο, εξασφαλίζοντας αποτελεσματικότητα, ευκολία και ακρίβεια σε κάθε βήμα. Αυτός είναι ακόμη ένας λόγος για τον οποίο το Zak αποτελεί απαραίτητο λογισμικό για το ξενοδοχείο σας!