Υπηρεσία δωματίου για ξενοδοχεία: ευκαιρίες και συμβουλές για να την αξιοποιήσετε στο έπακρο

Αγαπητοί WuBookers, σε αυτό το άρθρο ασχολούμαστε με ένα θέμα που αφορά κυρίως τα μεσαίου και μεγάλου μεγέθους ξενοδοχεία, αλλά που μπορεί να προσφέρει χρήσιμες ιδέες και για μικρότερες μονάδες: την υπηρεσία δωματίου. Κάποτε προνόμιο μόνο των πολυτελών ξενοδοχείων, σήμερα αποτελεί μια επιπλέον ευκαιρία και για άλλες επιχειρήσεις. Υπό την προϋπόθεση, όμως, ότι διαχειρίζεται με τον καλύτερο δυνατό τρόπο! Ας ανακαλύψουμε περισσότερα για αυτή την υπηρεσία και τα πλεονεκτήματά της.

Τι είναι η υπηρεσία δωματίου

Η υπηρεσία δωματίου περιλαμβάνει την παροχή γευμάτων απευθείας στο δωμάτιο του επισκέπτη. Μπορεί να αφορά πρωινό, μεσημεριανό, βραδινό ή απογευματινό γεύμα, αλλά και φαγητό ή ποτά εκτός ωραρίου, όπως μεταμεσονύχτια σνακ ή παρόμοια (αν η υπηρεσία είναι διαθέσιμη 24 ώρες το 24ωρο). Πρόκειται για μια επιπλέον πολυτέλεια για τους επισκέπτες, που έτσι μπορούν να απολαύσουν ό,τι επιθυμούν χωρίς να φύγουν από την άνεση του δωματίου τους: ο πελάτης επιλέγει τι θα παραγγείλει από το μενού, υποβάλλει την παραγγελία και περιμένει την ομάδα του ξενοδοχείου να του παραδώσει ό,τι ζήτησε απευθείας στην πόρτα του.

Όμως, το φαγητό και τα ποτά à la carte δεν είναι η μοναδική διαθέσιμη επιλογή. Παρόλο που η υπηρεσία δωματίου ταυτίζεται σε μεγάλο βαθμό με την κλασική υπηρεσία εστίασης, υπάρχουν εξαιρέσεις που περιλαμβάνουν εξατομικευμένα μενού ή ειδικές γαστρονομικές προτάσεις, πακέτα κρασιών και φαγητού, καθώς και άλλα προϊόντα, όπως εφημερίδες, επιπλέον καθαρά λευκά είδη, προϊόντα περιποίησης και άλλα.

Ο στόχος είναι να κάνουν τον πελάτη να νιώσει στο επίκεντρο της προσοχής και να μετατρέψουν τη διαμονή του σε μια όσο το δυνατόν πιο ευχάριστη εμπειρία.

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της υπηρεσίας δωματίου

Όπως συμβαίνει με κάθε υπηρεσία προς τον πελάτη, έτσι και η υπηρεσία δωματίου έχει τόσο πλεονεκτήματα όσο και μειονεκτήματα για τη δομή του ξενοδοχείου. Ας τα δούμε αναλυτικά.

Πλεονεκτήματα της υπηρεσίας δωματίου

Ένα από τα κύρια πλεονεκτήματα, όπως αναφέραμε, είναι η ικανοποίηση του πελάτη. Η παροχή μιας άψογης ή ακόμα και εξατομικευμένης υπηρεσίας δωματίου, προσαρμοσμένης στις προτιμήσεις του επισκέπτη, βελτιώνει την ποιότητα της διαμονής του και μπορεί να τον ενθαρρύνει να αφήσει μια θετική κριτική ή να επιστρέψει ξανά στο ξενοδοχείο.

Επιπλέον, η υπηρεσία δωματίου δεν είναι διαθέσιμη σε όλες τις μονάδες φιλοξενίας, γεγονός που μπορεί να αποτελέσει καθοριστικό παράγοντα κατά τη διαδικασία της κράτησης. Υπάρχουν ταξιδιώτες που δεν θέλουν να θυσιάσουν την ιδιωτικότητα και την άνεσή τους, και η δυνατότητα παροχής μιας επιπλέον υπηρεσίας σε αυτό το πλαίσιο μπορεί να κάνει τη διαφορά.

Επιπρόσθετα, η υπηρεσία δωματίου μπορεί να λειτουργήσει ως μέσο προώθησης του εστιατορίου του ξενοδοχείου ή άλλων πρόσθετων υπηρεσιών. Με άλλα λόγια, μπορεί να αποτελέσει μια εξαιρετική ευκαιρία για upselling και cross-selling, αυξάνοντας έτσι τα έσοδα της επιχείρησης. Γιατί να μην προτείνετε ειδικά μενού ή premium ετικέτες κρασιών, ή ακόμα και να προσφέρετε μια αποκλειστική τοποθεσία για να τα απολαύσουν, όπως ένας ειδικά διαμορφωμένος χώρος spa;

Μειονεκτήματα της υπηρεσίας δωματίου

Μέχρι στιγμής όλα καλά, αλλά ποια είναι τα πιθανά μειονεκτήματα αυτού του είδους υπηρεσίας; Το πρώτο αφορά την ανάγκη για οργάνωση, η οποία δεν είναι πάντα εύκολη, δεδομένου ότι η υπηρεσία δωματίου ξεφεύγει από τους συνηθισμένους χώρους και, σε ορισμένες περιπτώσεις, και από τα καθιερωμένα ωράρια της κλασικής εστίασης.

Αυτό μπορεί να συνεπάγεται επιπλέον προσωπικό, το οποίο σημαίνει μεγαλύτερη επιβάρυνση για το ξενοδοχείο, ειδικά αν στόχος είναι η παροχή μιας άψογης υπηρεσίας.

Η καθυστέρηση, τα λάθη και οι παραλείψεις δεν είναι αποδεκτά. Για τον λόγο αυτό, είναι απαραίτητος ο προσεκτικός σχεδιασμός της λογιστικής οργάνωσης, της προσφοράς και του τρόπου παροχής της υπηρεσίας, ξεκινώντας από τον κατάλληλο εξοπλισμό για την παράδοση: ειδικά τρόλεϊ, σκεύη που διατηρούν τα πιάτα ζεστά, δίσκους και ό,τι άλλο απαιτείται για ένα υψηλού επιπέδου service.

Σημεία που δεν πρέπει να παραμεληθούν

Παρά τα πιθανά μειονεκτήματα και τις αναγκαίες οργανωτικές προσαρμογές, η υπηρεσία δωματίου αποτελεί μια σημαντική ευκαιρία για τα ξενοδοχεία και, σίγουρα, μια ελκυστική παροχή για τους επισκέπτες.

Για να λειτουργήσει σωστά, όμως, πρέπει να ληφθούν υπόψη ορισμένα βασικά σημεία που αφορούν όχι μόνο την αποτελεσματικότητα, αλλά και:

• Τη διευκόλυνση της διαδικασίας παραγγελίας: Το να γίνει η διαδικασία εύκολη και άμεση είναι το πρώτο βήμα για την επιτυχημένη χρήση της υπηρεσίας. Βεβαιωθείτε ότι όλα είναι σαφή και απλά, από την επιλογή των πιάτων μέχρι την ολοκλήρωση της παραγγελίας.
• Την ποιότητα του φαγητού και των ποτών: Οι επιλεγμένες πρώτες ύλες και ο κατάλληλος εξοπλισμός είναι καθοριστικοί παράγοντες για μια εξαιρετική γαστρονομική εμπειρία.
• Την επαγγελματικότητα του προσωπικού εξυπηρέτησης: Το προσωπικό που είναι υπεύθυνο για τις παραδόσεις πρέπει να διατηρεί υψηλά πρότυπα εξυπηρέτησης. Η ευγένεια, η διαθεσιμότητα και η προσοχή στη λεπτομέρεια συμβάλλουν στη δημιουργία μιας πολυτελούς και εκλεπτυσμένης εικόνας του ξενοδοχείου.
• Την προώθηση της υπηρεσίας δωματίου: Πώς μπορούν οι πελάτες να γνωρίζουν ότι υπάρχει η υπηρεσία; Η προβολή της είναι απαραίτητη και θα πρέπει να γίνεται τόσο διαδικτυακά (στον ιστότοπο και στα social media) όσο και εκτός διαδικτύου, στη ρεσεψιόν και στα δωμάτια, μέσω κατάλληλου ενημερωτικού υλικού.

Επιπλέον, είναι σκόπιμο να προστεθεί και ο παράγοντας εξατομίκευσης. Πώς μπορεί να επιτευχθεί αυτό; Για παράδειγμα, μέσω προτάσεων προσαρμοσμένων στον επισκέπτη ή αφιερωμένων σε ειδικές περιστάσεις (γενέθλια, επετείους, γιορτές κ.λπ.), καθώς και σε συγκεκριμένες κατηγορίες πελατών, όπως μενού για ζευγάρια ή παιδικά μενού. Η προσαρμογή της υπηρεσίας στις ανάγκες και τις προτιμήσεις των πελατών μπορεί να προσδώσει προστιθέμενη αξία και να ενισχύσει την ικανοποίηση και την αφοσίωσή τους στο ξενοδοχείο.

Συμβουλές για τη διαχείριση της υπηρεσίας δωματίου με τη βοήθεια της τεχνολογίας

Όταν μιλάμε για οργάνωση και αποδοτικότητα, η τεχνολογία μπορεί να αποτελέσει έναν πολύτιμο σύμμαχο. Στην περίπτωση της υπηρεσίας δωματίου, ένα σημαντικό εργαλείο υποστήριξης είναι το PMS (Property Management System) για ξενοδοχεία, το οποίο, συγκεντρώνοντας όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης, διευκολύνει και τη διαχείριση της υπηρεσίας δωματίου.

Ας δούμε μερικά πρακτικά παραδείγματα, επικεντρώνοντας την προσοχή μας στο Zak, το ξενοδοχειακό λογισμικό διαχείρισης της WuBook, και στις βασικές λειτουργίες του που σχετίζονται με την υπηρεσία δωματίου.

Δημιουργία της υπηρεσίας

Το πρώτο βήμα είναι η δημιουργία της υπηρεσίας, δηλαδή η διαθεσιμότητά της προς πώληση (εφόσον έχει οικονομική αξία) και η δυνατότητα επιλογής της από τον πελάτη κατά την κράτηση. Πρόκειται για μια πολύ απλή διαδικασία, η οποία μπορεί να πραγματοποιηθεί με διάφορους τρόπους μέσα στο Zak. Ο ξενοδόχος μπορεί να επιλέξει να την προσθέσει είτε:

• Ως έξτρα υπηρεσία, ώστε να εμφανίζεται μαζί με άλλες πρόσθετες παροχές του ξενοδοχείου.
• Ως επιπλέον γεύμα, αξιοποιώντας την Ενότητα Εστιατορίου του Zak.

Σε κάθε περίπτωση, τόσο ο ξενοδόχος όσο και ο πελάτης μπορούν να δουν την ενεργοποίηση της υπηρεσίας και το σχετικό κόστος (εφόσον υπάρχει χρέωση). Ο επισκέπτης έχει πάντα πρόσβαση στο voucher της κράτησής του, μια προσωπική και προστατευμένη με κωδικό πρόσβασης σελίδα, όπου βρίσκονται όλες οι πληροφορίες σχετικά με τη διαμονή του, συμπεριλαμβανομένων των έξτρα υπηρεσιών.

Καθορισμός του μενού

Το μενού που διατίθεται για την υπηρεσία δωματίου μπορεί να δημιουργηθεί όπως κάθε άλλο μενού μέσα στην ενότητα Εστιατορίου. Ο ξενοδόχος έχει στη διάθεσή του τρεις τύπους μενού (à la carte, σταθερό, σταθερό με πολλαπλή επιλογή), τα οποία μπορεί να προσαρμόσει και να πολλαπλασιάσει σε όσες εκδοχές επιθυμεί. Για παράδειγμα, μπορεί να αποφασίσει ότι το μενού της υπηρεσίας δωματίου θα είναι ένα από τα à la carte μενού, ή ένα σταθερό μενού και ούτω καθεξής. Για να το τροποποιήσει, το μόνο που χρειάζεται είναι να προσθέσει ή να αφαιρέσει μεμονωμένα πιάτα ή ολόκληρες κατηγορίες φαγητού (π.χ. “Πίτσες” ή “Δροσερά ποτά”), ενημερώνοντάς το μέσα σε λίγα λεπτά.

Επιπλέον, εκτός από την εκτύπωση του μενού, μπορεί να το κάνει εύκολα προσβάσιμο μέσω QR code, ώστε οι επισκέπτες να το συμβουλεύονται άμεσα και γρήγορα.

Αναφορές και αξιολόγηση

Πώς μπορεί κάποιος να καταλάβει αν η υπηρεσία λειτουργεί αποτελεσματικά; Η ανάλυση δεδομένων είναι κρίσιμη για την αξιολόγηση και βελτίωση της υπηρεσίας δωματίου.

Για αυτόν τον λόγο, το Zak προσφέρει μια αποκλειστική ενότητα αναφορά (report) μέσα στην ενότητα Εστιατορίου, η οποία περιλαμβάνει αναλυτικά δεδομένα σχετικά με τις παραγγελίες, τα πιάτα και τα έσοδα από τα γεύματα.

Ας υποθέσουμε ότι θέλεις να μάθεις αν το εποχικό μενού με βάση τα μανιτάρια είχε επιτυχία στους επισκέπτες. Μπορείς να αναζητήσεις το συγκεκριμένο συστατικό (σε αυτή την περίπτωση, τα μανιτάρια) στο σύστημα και να δεις την ποσότητα που καταναλώθηκε και τα έσοδα που προέκυψαν.

Το ίδιο μπορεί να γίνει για όλες τις κατηγορίες τροφίμων, για μια συγκεκριμένη κατηγορία ή για ένα είδος μενού.

Φιλτράροντας τα αποτελέσματα σύμφωνα με τα κριτήρια που σε ενδιαφέρουν, μπορείς εύκολα να βρεις τις πληροφορίες που χρειάζεσαι, τόσο σε γενικό επίπεδο όσο και σε λεπτομερές επίπεδο.

Η υπηρεσία δωματίου αποτελεί μια σημαντική ευκαιρία, αλλά για να αξιοποιηθεί πραγματικά, πρέπει να πληροί τα κριτήρια της αποδοτικότητας, της ποιότητας και της οργάνωσης. Όλοι αυτοί οι παράγοντες μπορούν να απλοποιηθούν και να βελτιωθούν μέσω του Zak της WuBook, που προσφέρει μια ολοκληρωμένη λύση για τη διαχείριση της υπηρεσίας δωματίου!