Ιδιωτικότητα δεδομένων: πώς να αποθηκεύετε και να διαχειρίζεστε τις πληροφορίες των επισκεπτών στα ξενοδοχεία

Αγαπητοί WuBookers,

Όπως γνωρίζετε καλά, μία από τις βασικές υποχρεώσεις του ξενοδόχου είναι η προστασία των πληροφοριών των επισκεπτών του. Μια δήλωση που μπορεί να φαίνεται αυτονόητη, αλλά στην πραγματικότητα έχει πολλές πρακτικές και νομικές προεκτάσεις. Ας ρίξουμε λοιπόν μια ματιά στους κανονισμούς περί ιδιωτικότητας που ισχύουν για τα ξενοδοχεία και άλλες τουριστικές εγκαταστάσεις, καθώς και στο πώς μπορείτε να συμμορφωθείτε με αυτούς με τη βοήθεια της τεχνολογίας.

Ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (GDPR): Μια Επισκόπηση

Ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (GDPR) είναι ο ευρωπαϊκός κανονισμός που ορίζει πώς μπορούν να χρησιμοποιούνται, να αποθηκεύονται, να προστατεύονται και να κοινοποιούνται τα προσωπικά δεδομένα.

Σύμφωνα με την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, ο GDPR εφαρμόζεται σε:

• Οποιαδήποτε εταιρεία ή οντότητα που επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων μιας από τις θυγατρικές της που είναι εγκατεστημένη στην ΕΕ, ανεξάρτητα από το πού γίνεται η επεξεργασία των δεδομένων.
• Οποιαδήποτε εταιρεία εκτός ΕΕ που προσφέρει αγαθά/υπηρεσίες (είτε επί πληρωμή είτε δωρεάν) ή παρακολουθεί τη συμπεριφορά ατόμων στην ΕΕ.

Αυτό σημαίνει, για παράδειγμα, ότι ακόμη και ξενοδοχεία που δεν εδρεύουν στην Ευρώπη, αλλά επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα Ευρωπαίων επισκεπτών, υπόκεινται στον Κανονισμό.

Οι υποχρεώσεις που ορίζει ο GDPR είναι πολλές και περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων:

• Τη δυνατότητα των χρηστών να ζητήσουν τη διαγραφή των δεδομένων τους από τις βάσεις δεδομένων των επιχειρήσεων (δικαίωμα στη λήθη).
• Την υποχρέωση των επιχειρήσεων να ενημερώνουν τους χρήστες σε περίπτωση παραβίασης δεδομένων (data breach).

Εδώ εστιάζουμε κυρίως σε θέματα που αφορούν την ιδιωτικότητα των δεδομένων, δηλαδή τις διαδικασίες που πρέπει να ακολουθούνται για τη συλλογή και χρήση των προσωπικών δεδομένων των επισκεπτών, από τη στιγμή της κράτησης.

Ποια δεδομένα μπορεί να συλλέξει και να επεξεργαστεί το ξενοδοχείο;

Για να γίνει μια κράτηση και να διαμείνει ένας επισκέπτης σε μια εγκατάσταση, ζητούνται ορισμένα προσωπικά δεδομένα, όπως όνομα και επώνυμο (απαραίτητα για την ταυτοποίηση του πελάτη), διεύθυνση email ή αριθμός τηλεφώνου (για επικοινωνία σχετικά με την κράτηση) και πληροφορίες πληρωμής. Αυτά τα δεδομένα είναι απαραίτητα για τη σύναψη της σύμβασης φιλοξενίας και την παροχή της υπηρεσίας.

Επιπλέον, υπάρχουν και άλλα δεδομένα, όπως ηλικία ή φύλο, που μπορούν να συλλεχθούν για τη βελτίωση της εμπειρίας του επισκέπτη στην εγκατάσταση ή για διαφημιστικούς σκοπούς, δηλαδή για την αποστολή εμπορικών επικοινωνιών και προωθητικών ενεργειών.

Τέλος, τα ευαίσθητα δεδομένα περιλαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με εθνικότητα, πολιτικές και θρησκευτικές πεποιθήσεις, κατάσταση υγείας και σεξουαλικό προσανατολισμό. Αυτά τα δεδομένα μπορούν να συλλεχθούν μόνο όταν είναι απαραίτητα για την ασφάλεια του επισκέπτη. Για παράδειγμα, είναι σημαντικό να γνωρίζει το ξενοδοχείο πληροφορίες για τροφικές αλλεργίες, ώστε να εξασφαλίσει την κατάλληλη εξυπηρέτηση στο φαγητό.

Επεξεργασία Δεδομένων στα Ξενοδοχεία

Με τον όρο επεξεργασία δεδομένων αναφερόμαστε σε κάθε είδους ενέργεια ή σύνολο ενεργειών που αφορούν τα δεδομένα, όπως η συλλογή, αποθήκευση και διαβίβαση, είτε σε ψηφιακή είτε σε αναλογική μορφή.

Για να επεξεργαστεί δεδομένα, ο ξενοδόχος πρέπει να λάβει τη ρητή συγκατάθεση των επισκεπτών, παρέχοντάς τους ένα ειδικό έγγραφο: τη γνωστή δήλωση απορρήτου (privacy notice).

Η δήλωση απορρήτου πρέπει να περιγράφει με σαφή, κατανοητό και ξεκάθαρο τρόπο:

• Ποια δεδομένα συλλέγονται
• Για ποιο σκοπό χρησιμοποιούνται
• Πώς μπορεί ο επισκέπτης να τα τροποποιήσει ή να ζητήσει τη διαγραφή τους

Το έγγραφο αυτό μπορεί να υποβληθεί σε έντυπη μορφή, κατά την άφιξη στο ξενοδοχείο, ή ηλεκτρονικά, κατά τη διαδικασία του check-in.

Σε κάθε περίπτωση, η αποδοχή της δήλωσης απορρήτου είναι υποχρεωτική για δεδομένα που χρησιμοποιούνται για διαφημιστικούς σκοπούς και θεωρείται σιωπηρή συναίνεση για τα απολύτως απαραίτητα δεδομένα. Ωστόσο, είναι πάντα προτιμότερο να λαμβάνεται ρητή συγκατάθεση ακόμα και για τα βασικά δεδομένα.

Ιδιωτικότητα Δεδομένων και PMS για Ξενοδοχεία: Η Περίπτωση του Zak

Όπως έχουμε δει, ορισμένα δεδομένα είναι απαραίτητα για την παροχή της υπηρεσίας φιλοξενίας και αποτελούν πολύτιμη βάση πληροφοριών για ανάλυση και βελτίωση της προσφοράς του ξενοδοχείου. Ωστόσο, η συλλογή τους πρέπει να γίνεται με συμμόρφωση προς τον GDPR, καθώς οι παραβιάσεις του ενδέχεται να επιφέρουν πρόστιμα έως 20 εκατομμύρια ευρώ ή 4% του παγκόσμιου κύκλου εργασιών της επιχείρησης.

Το Zak, το PMS (Property Management System) της WuBook, διαθέτει πολλαπλές λειτουργίες προστασίας δεδομένων που είναι πλήρως ευθυγραμμισμένες με τις ευρωπαϊκές κατευθυντήριες γραμμές.

Συλλογή Συγκατάθεσης

Μία από τις βασικές λειτουργίες του Zak αφορά τη συλλογή της συγκατάθεσης για την επεξεργασία δεδομένων.

• Στη σελίδα κράτησης της Μηχανής Κρατήσεων του Zak (του συστήματος που επιτρέπει απευθείας κρατήσεις), ο ξενοδόχος μπορεί να προσθέσει έναν σύνδεσμο προς την πολιτική απορρήτου, ο οποίος εμφανίζεται στον πελάτη για αποδοχή.
• Ο ίδιος σύνδεσμος μπορεί να προστεθεί και στη σελίδα επισκέπτη, όπου ο πελάτης καταχωρεί και επεξεργάζεται τα προσωπικά του στοιχεία και τις λεπτομέρειες της κράτησής του.
• Επιπλέον, ο ξενοδόχος μπορεί να ζητήσει ψηφιακή υπογραφή κατά το online check-in, την οποία ο επισκέπτης μπορεί να κάνει μέσω ποντικιού ή αφής (finger signature), παρέχοντας επιπλέον διασφάλιση.

Διατήρηση και Διαγραφή Δεδομένων

Η αυτοματοποιημένη συλλογή και αποθήκευση δεδομένων προσφέρει σημαντικά πλεονεκτήματα, όπως:

• Μείωση λαθών από χειροκίνητες διαδικασίες
• Εξοικονόμηση χώρου, χρόνου και πόρων (π.χ. χαρτί, μελάνι)
• Γρηγορότερη διαγραφή δεδομένων όταν ζητηθεί από τον πελάτη

Το Zak διαθέτει τρία διαφορετικά επίπεδα αυτόματης ανωνυμοποίησης, τα οποία ενεργοποιούνται μετά από ένα χρονικό διάστημα που ορίζει ο ξενοδόχος (π.χ. ένα έτος):

🔹 Soft: Διαγράφονται όλα τα δεδομένα εκτός από όνομα, επώνυμο και χώρα
🔹 Medium: Διατηρείται μόνο το επώνυμο, η χώρα και το πρώτο γράμμα του ονόματος
🔹 Hard: Όλα τα δεδομένα διαγράφονται πλήρως

Προστασία και Ασφάλεια Δεδομένων

Τι γίνεται σε περίπτωση πιθανών παραβιάσεων, όπως κλοπή δεδομένων ή παράνομη διάδοσή τους από μη εξουσιοδοτημένα τρίτα μέρη;

Το Zak είναι σχεδιασμένο ώστε να παρέχει υψηλά επίπεδα προστασίας, ακόμα και σε τέτοιες περιπτώσεις.

Πιστοποίηση PCI-DSS

Το Zak διαθέτει πιστοποίηση PCI-DSS (Payment Card Industry Data Security Standard), ένα διεθνές πρότυπο που εγγυάται την ασφάλεια των συναλλαγών με κάρτες πληρωμής μέσω payment gateways. Στην περίπτωση του Zak, αυτή η προστασία επεκτείνεται σε ολόκληρη την υποδομή των servers, διασφαλίζοντας όχι μόνο τις συναλλαγές αλλά και τα προσωπικά δεδομένα των επισκεπτών.

Καθημερινά Backups & Ανάκτηση Δεδομένων

Το Zak διαθέτει προηγμένα συστήματα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας (backups) και ταχείας ανάκτησης δεδομένων, επιτρέποντας την αποκατάσταση των βάσεων δεδομένων μέσα σε 15 λεπτά!

Προστασία από Διαρροές και Κακόβουλο Λογισμικό

Υπάρχουν ενεργές δικλείδες ασφαλείας που προστατεύουν από διαρροή δεδομένων, καθώς και από κακόβουλες επιθέσεις, malware και ιούς.

Υψηλής Ποιότητας Κώδικας & Αξιόπιστο Cloud Hosting

Το Zak είναι αναπτυγμένο με ασφαλή κώδικα, υπό συνεχή παρακολούθηση, ενώ το cloud hosting του προσφέρει επιπλέον επίπεδα προστασίας.

Συμπέρασμα: Πλήρης Συμμόρφωση με τον GDPR & Ασφάλεια Δεδομένων

Η προστασία της ιδιωτικότητας των χρηστών και η συμμόρφωση με τον GDPR απαιτούν σαφή γνώση των κανονισμών και σωστή εφαρμογή τους.

Η συμβουλή νομικών ειδικών μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να διασφαλίσουν ότι ακολουθούν τις σωστές πρακτικές.

Η τεχνολογία, όπως το Zak, παρέχει ισχυρά εργαλεία προστασίας δεδομένων, αρκεί οι ξενοδόχοι να γνωρίζουν πώς να επιλέξουν και να χρησιμοποιήσουν τις κατάλληλες λύσεις.