Λογισμικό που χρειάζεστε για να διαχειριστείτε ένα ξενοδοχείο αποτελεσματικά: εδώ είναι αυτά που δεν μπορείτε να παραλείψετε

Αγαπητοί WuBookers, εδώ και αρκετό καιρό, το έργο των ξενοδόχων και των διαχειριστών καταλυμάτων έχει εξελιχθεί, ενσωματώνοντας διάφορα τεχνολογικά εργαλεία που υποστηρίζουν τις καθημερινές και μακροπρόθεσμες λειτουργίες. Σε αυτό το άρθρο, εξετάζουμε ποιο λογισμικό είναι απαραίτητο για τη διαχείριση ενός ξενοδοχείου (ή οποιασδήποτε άλλης μονάδας φιλοξενίας) και για ποιους σκοπούς μπορεί να χρησιμοποιηθεί.

1. Το PMS, ο λειτουργικός εγκέφαλος της μονάδας

Θεμελιώδες για τη διαχείριση ξενοδοχείων, B&B και ενοικιαζόμενων καταλυμάτων, το PMS (ακρωνύμιο του Property Management System) σας επιτρέπει να οργανώνετε και να διαχειρίζεστε όλες τις διαδικασίες εντός της μονάδας. Για παράδειγμα, το Zak – το PMS ξενοδοχείων της WuBook – σας επιτρέπει να ορίσετε τιμές και χρεώσεις για κάθε τύπο καταλύματος, συμπεριλαμβανομένων τυχόν εποχιακών διαφοροποιήσεων και συνθηκών ακύρωσης. Το πλάνο κρατήσεων είναι πάντα προσβάσιμο και επεξεργάσιμο: είναι δυνατή η ανάθεση δωματίων διαφορετικών από αυτά που έχουν αυτόματα ανατεθεί από το σύστημα κατά την κράτηση, η μετακίνηση πελατών, το άνοιγμα ή το κλείσιμο δωματίων, χωρίς περιορισμούς.

Επίσης απεριόριστη είναι η βάση δεδομένων των πελατών, οι οποίοι μπορούν να κάνουν check-in και να πληρώσουν online. Τα συγκεκριμένα στατιστικά στοιχεία και οι αναφορές βοηθούν επίσης στην παρακολούθηση της απόδοσης του καταλύματος και στη βελτίωση των εσόδων.

Όχι μόνο αυτό, μέσω του Zak, ένας ξενοδόχος μπορεί να:

• διαχειρίζεται τις απευθείας πωλήσεις, μέσω σύνδεσης με εξειδικευμένο λογισμικό
• λαμβάνει έμμεσες κρατήσεις και να επεξεργάζεται αυτόματα τις προσφορές τους στα κανάλια διανομής, μέσω της ενσωμάτωσης με ένα channel manager
• συντονίζει επίσης τις εσωτερικές ομάδες, αποστέλλοντας συγκεκριμένες επικοινωνίες που σχετίζονται, για παράδειγμα, με την υπηρεσία καθαρισμού δωματίων
• εκτελεί αναφορές και στατιστικές λειτουργίες που απαιτούνται από τις τοπικές αρχές

Συνοψίζοντας, το PMS του ξενοδοχείου είναι ο λειτουργικός εγκέφαλος της μονάδας: με την κεντροποίηση των δραστηριοτήτων σε μία ενιαία πλατφόρμα, παρέχει μια ολοκληρωμένη και αποτελεσματική επισκόπηση και διαχείριση.

2. Μηχανή Κρατήσεων (και ιστοσελίδα) για απευθείας κρατήσεις

Ο καθορισμός τιμών και χρεώσεων δεν ισοδυναμεί με την πώληση – γι’ αυτό είναι απαραίτητο να συμπεριλάβετε στον εξοπλισμό λογισμικού σας και ένα σύστημα απευθείας κρατήσεων, δηλαδή μια μηχανή κρατήσεων. Ας πάρουμε ως παράδειγμα το WuBook για να κατανοήσουμε καλύτερα πώς λειτουργεί. Μέσω της Μηχανής Κρατήσεων του Zak, οι υποψήφιοι πελάτες μπορούν να επισκεφθούν την ιστοσελίδα της μονάδας και να κάνουν την κράτησή τους χωρίς τη μεσολάβηση τρίτων ιστοσελίδων ή OTAs. Πρόκειται για μια λύση που διευκολύνει τη διαδικασία για τον αγοραστή και εξασφαλίζει στον ξενοδόχο έσοδα χωρίς κόστος διαμεσολάβησης.

Ο πελάτης βλέπει μόνο τα διαθέσιμα δωμάτια για τις επιλεγμένες ημερομηνίες με τους σχετικούς περιορισμούς και μπορεί μέσα σε λίγα βήματα να ολοκληρώσει την κράτησή του. Από την άλλη πλευρά, ο ξενοδόχος βλέπει άμεσες ενημερώσεις στο ημερολόγιο κρατήσεων: αν η Μηχανή Κρατήσεων και το PMS είναι συνδεδεμένα, οι πληροφορίες για τις τιμές και τη διαθεσιμότητα μεταφέρονται και ενημερώνονται αυτόματα.

Η Μηχανή Κρατήσεων του Zak αποτελεί πραγματικά ένα χρήσιμο εργαλείο που μπορεί να προστεθεί στην ιστοσελίδα του ξενοδοχείου ή να ενσωματωθεί στην ιστοσελίδα που δημιουργείται μέσω του ίδιου του Zak. Πράγματι, με το Εργαλείο Δημιουργίας Ιστοσελίδων είναι δυνατή η δημιουργία μιας εξατομικευμένης ιστοσελίδας σε ελάχιστο χρόνο, η οποία συνδέεται με το λογισμικό πωλήσεων.

3. Ο Μηχανισμός Δημιουργίας Προτάσεων για τη διαχείριση εξατομικευμένων προσφορών

Η Μηχανή Κρατήσεων δεν είναι το μόνο σύστημα για την απόκτηση απευθείας κρατήσεων. Στην πραγματικότητα, είναι πιθανό ορισμένοι πελάτες να έχουν ειδικές ανάγκες ή να προτιμούν να ζητήσουν μια εξατομικευμένη προσφορά αντί να προχωρήσουν σε άμεση αγορά. Σε αυτή την περίπτωση, ο ξενοδόχος μπορεί να καταφύγει σε εξειδικευμένα εργαλεία για τη διαμόρφωση προσφορών.

Μιλώντας για το Zak, ο Μηχανισμός Δημιουργίας προτάσεων για καταλύματα αποτελεί ένα ειδικό εργαλείο που μπορεί να ενσωματωθεί με το PMS και επιτρέπει τη δημιουργία και αποστολή εξατομικευμένων προσφορών με λίγα μόνο κλικ.

Ανεξαρτήτως της πηγής των αιτημάτων (είτε από το σύστημα κρατήσεων είτε από την ιστοσελίδα), μέσω του Μηχανισμού Δημιουργίας Προτάσεων είναι δυνατή η αποστολή προσαρμοσμένων προσφορών, ακόμη και απευθείας από τον προγραμματισμό κρατήσεων. Έτσι, εκτός από το να τις διαχειρίζεστε ευέλικτα, έχετε πάντα μια πλήρη εικόνα της πληρότητας της μονάδας σας.

4. Channel Manager για πωλήσεις μέσω OTA

Τα OTA αποτελούν αναπόσπαστο κανάλι πωλήσεων για πολλές επιχειρήσεις, αλλά η διαχείρισή τους μπορεί να αποδειχθεί αρκετά περίπλοκη όταν γίνεται χειροκίνητα. Η ενημέρωση τιμών και διαθεσιμότητας με το χέρι μπορεί να οδηγήσει σε λάθη, τα οποία με τη σειρά τους μπορεί να προκαλέσουν χαμένες ευκαιρίες ή προβλήματα στους πελάτες (συμπεριλαμβανομένου του ανεπιθύμητου overbooking).

Για να αποφύγετε αυτά τα ζητήματα, ένα Channel Manager πρέπει να περιλαμβάνεται στο λογισμικό διαχείρισης ξενοδοχείου.

Το Channel Manager του Zak, για παράδειγμα, καταγράφει και αποστέλλει δεδομένα διαθεσιμότητας σε πραγματικό χρόνο από το PMS στα OTA και αντίστροφα. Με αυτόν τον τρόπο, διασφαλίζει ότι και τα δύο συστήματα είναι πάντα συγχρονισμένα και ότι δεν υπάρχουν αποκλίσεις στην προσφορά. Επιπλέον, μέσω του Zak, μπορείτε να ορίσετε διαφορετικές τιμές ανάλογα με την πλατφόρμα πώλησης, προσαρμόζοντας τον τιμοκατάλογο βάσει του κόστους προμηθειών, της αγοράς πωλήσεων, της θέσης της μονάδας, και άλλων παραγόντων που συμβάλλουν στα έσοδα της επιχείρησης.

5. RMS: Το σύστημα που μεγιστοποιεί τα έσοδα

Μιλώντας για τα έσοδα, το Revenue Management System (ή RMS) είναι ένα λογισμικό που βοηθά στον δυναμικό και αυτόματο καθορισμό των τιμών των δωματίων, προβλέποντας τις τάσεις ζήτησης. Με βάση δεδομένα πωλήσεων και αγοράς, το RMS προτείνει το καλύτερο πρόγραμμα τιμών για τη μεγιστοποίηση των εσόδων του ξενοδοχείου.

Φυσικά, πολλά εξαρτώνται από τη στρατηγική τιμολόγησης και, γενικότερα, από τους στόχους εσόδων που επιδιώκονται μακροπρόθεσμα.

Ωστόσο, δεν έχουν όλες οι επιχειρήσεις τα οργανωτικά ή δομικά χαρακτηριστικά για να αξιοποιήσουν πλήρως αυτό το εργαλείο. Στην αρχή, ένα σύστημα yield management, δηλαδή ένα λογισμικό που τροποποιεί δυναμικά τις τιμές βάσει ευέλικτων κανόνων, όπως η ταχύτητα πωλήσεων και άλλες παράμετροι, μπορεί να είναι αρκετό.

Ως ένα ολοκληρωμένο PMS, το Zak προσφέρει και τις δύο δυνατότητες: είναι συμβατό με τα κορυφαία RMS της αγοράς και περιλαμβάνει ήδη ένα προηγμένο σύστημα Yield Management που λειτουργεί εντός του.

6. Διαχείριση Καθαρισμού Δωματίων: Άψογη τάξη και καθαριότητα

Η διαχείριση του Καθαρισμού Δωματίων αναφέρεται στη συντήρηση του ξενοδοχείου, από τον καθημερινό καθαρισμό των δωματίων και των κοινόχρηστων χώρων, μέχρι την προετοιμασία των δωματίων και οποιονδήποτε έκτακτων παρεμβάσεων (όπως μικρές βλάβες ή επισκευές). Πρόκειται για μια απαραίτητη δραστηριότητα, η οποία συνδέεται άμεσα με τη ροή αφίξεων και αναχωρήσεων και πρέπει να συντονίζεται άψογα.

Για τον σκοπό αυτό, υπάρχουν ειδικά λογισμικά που επιτρέπουν στο Διαχειριστή Καθαρισμού Δωματίων να διαχειρίζεται το προσωπικό που έχει ανατεθεί και να επικοινωνεί απευθείας οποιεσδήποτε αλλαγές στο καθημερινό πρόγραμμα. Συνήθως, αυτά τα λογισμικά μπορούν να ενσωματωθούν με το PMS, αλλά εναλλακτικά είναι δυνατή η επιλογή ενός λογισμικού διαχείρισης που ήδη περιλαμβάνει τις βασικές αυτές λειτουργίες, όπως το Zak της WuBook.

7. Food & Beverage: Λογισμικό για τη διαχείριση του εστιατορίου της μονάδας

Η διαχείριση της Καθαριότητας Δωματίων δεν είναι η μόνη υπηρεσία που απαιτεί έγκαιρο και αποτελεσματικό συντονισμό. Εάν το ξενοδοχείο διαθέτει μπαρ ή εστιατόριο, είναι εξίσου σημαντικό να διαχειρίζεται με άψογο τρόπο.

Υπάρχουν αρκετές εξωτερικές λύσεις λογισμικού, ή – όπως και στις προηγούμενες περιπτώσεις – μπορείτε να στραφείτε στο Zak της WuBook. Μέσω του ειδικού Εργαλείου Διαχείρισης Εστιατορίου, ο ξενοδόχος μπορεί να:

• δημιουργήσει ένα ψηφιακό μενού, το οποίο μπορεί επίσης να εκτυπωθεί ή να είναι προσβάσιμο μέσω QR code.
• στείλει την παραγγελία στην κουζίνα και το ταμείο, με δυνατότητα χρέωσης της παραγγελίας στον λογαριασμό του δωματίου, εάν ο πελάτης είναι και επισκέπτης της μονάδας.
• χωρίσει τον λογαριασμό γρήγορα, είτε ανάλογα με την παραγγελία κάθε ατόμου είτε βάσει του αριθμού των ατόμων.
• προσθέσει έξτρα κατανάλωση που σχετίζεται με το εστιατόριο (όπως ποτά και πιάτα) απευθείας στην κράτηση του δωματίου, ώστε να εκδοθεί ένας ενιαίος λογαριασμός.

Με απλά λόγια, το Zak επιτρέπει την κάλυψη όλων των βασικών αναγκών στον τομέα Food & Beverage, χωρίς την ενεργοποίηση επιπλέον εργαλείων, τα οποία μπορεί να είναι δαπανηρά και περίπλοκα στη χρήση.

Άλλο λογισμικό και λειτουργίες που πρέπει να ληφθούν υπόψη

Τα λογισμικά που έχουμε εξετάσει μέχρι στιγμής αποτελούν τη βασική βάση που κάθε επιχείρηση φιλοξενίας θα πρέπει να αξιολογήσει με βάση τα δικά της χαρακτηριστικά. Ωστόσο, δεν είναι τα μόνα, καθώς πολλά εξαρτώνται από τις ιδιαιτερότητες κάθε ξενοδοχείου, B&B ή ενοικιαζόμενου καταλύματος.

Για παράδειγμα, για ορισμένες μονάδες μπορεί να είναι ενδιαφέρον (ή απαραίτητο) να προστεθούν στη λίστα συστήματα αυτοματισμού, τα οποία επιτρέπουν την απομακρυσμένη διαχείριση των διαμερισμάτων ή λύσεις για αυτόματο άνοιγμα και κλείσιμο δωματίων.

Παρόλο που αυτές οι εφαρμογές είναι εξωτερικές, είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι είναι συμβατές με το PMS, ώστε να αποφεύγεται η συνεχής εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών πλατφορμών.

Στο πλαίσιο του PMS, εκτός από αυτά που έχουμε ήδη δει, συνιστάται να ελέγξετε αν διαθέτει:

• συστήματα πληρωμών πολλαπλών νομισμάτων, συμβατά με τα πρωτόκολλα ασφάλειας και προστασίας δεδομένων που ισχύουν στην αντίστοιχη περιοχή.
• ειδικές λειτουργίες για τη δημιουργία και αποστολή θεσμικών αναφορών που απαιτούνται από τις τοπικές αρχές για στατιστικούς ή ελεγκτικούς σκοπούς.
• αναλυτική στατιστική και ανάλυση δεδομένων για εσωτερικές αναφορές, με στόχο την παρακολούθηση τάσεων και την πρόβλεψη εσόδων.
• αυτόματα μηνύματα και αιτήματα για κριτικές, μια σημαντική λειτουργία που επιταχύνει τις εσωτερικές διαδικασίες και διατηρεί την επαφή με τους πελάτες, ειδικά τους ικανοποιημένους!
• περιοχή για τη δημιουργία ηλεκτρονικών τιμολογίων (όπου ισχύει, όπως στην Ιταλία) και για τη συλλογή τυχόν δημοτικών φόρων διαμονής.

Όλες αυτές οι πτυχές συμβάλλουν στη βελτιστοποίηση της διαχείρισης μιας μονάδας φιλοξενίας, τόσο για τον ξενοδόχο όσο και για τον πελάτη.

Εμείς στη WuBook το γνωρίζουμε αυτό πολύ καλά, γι’ αυτό και τα έχουμε λάβει υπόψη όλα στο PMS μας.