Ποιος είναι, τι κάνει και γιατί είναι σημαντικός ένας Διαχειριστής Καθαριότητας

Αγαπητοί WuBookers, αν, παρά τις προσπάθειες σας, αγωνίζεστε να έχετε ένα άψογο και άνετο κατάλυμα, ίσως υπάρχει πρόβλημα καθαριότητας και αυτό που χρειάζεστε είναι ένα Διαχειριστή Καθαριότητας.

Η γνώση περισσότερων για αυτόν τον ρόλο, το τι κάνει και τα εργαλεία που χρησιμοποιεί, μπορεί να είναι ζωτικής σημασίας για τη διασφάλιση ότι τα δωμάτια και οι κοινόχρηστοι χώροι βρίσκονται πάντα σε βέλτιστη κατάσταση και ανταποκρίνονται στις προσδοκίες των επισκεπτών: ορίστε γιατί.

Ποιος είναι ο Διαχειριστής Καθαριότητας και τι κάνει;

Ας ξεκινήσουμε με τον ορισμό: «καθαριότητα» σημαίνει κυριολεκτικά «οικιακές δουλειές». Έτσι ο Διαχειριστής Καθαριότητας είναι το άτομο που διαχειρίζεται τη συντήρηση του ξενοδοχείου, ή του καταλύματος διαμονής, συντονίζοντας όλο το προσωπικό καθαριότητας.

Σε πιο δομημένες πραγματικότητες, ο Διαχειριστής Καθαριότητας αναφέρεται με τη σειρά του στον Ανώτερο Υπάλληλο Καθαρισμού, αλλά για λόγους απλότητας εδώ θα αντιμετωπίσουμε τους δύο ρόλους ως ισοδύναμους.
Μπορούμε λοιπόν να ορίσουμε το Διαχειριστή Καθαριότητας ως το άτομο που είναι υπεύθυνο για τη διακόσμηση και την καθαριότητα των εγκαταστάσεων διαμονής μας: ένας ρόλος που, όπως μπορείτε να φανταστείτε, χωρίζεται σε διάφορες εργασίες.

Τι κάνει ένας Διαχειριστής Καθαριότητας

Το τμήμα καθαριότητας είναι υπεύθυνο για όλες τις εργασίες που σχετίζονται με την ευπαρουσίαση των δωματίων, των κοινόχρηστων χώρων και του προσωπικού.

Ως εκ τούτου, ένας Διαχειριστής Καθαριότητας επιβλέπει τις εργασίες καθαρισμού στα δωμάτια (όπως απολύμανση, αλλαγή σεντονιών, ανανέωση του μίνι μπαρ και των σετ καθαριότητας – τώρα στο επίκεντρο μιας αναθεωρημένης πρότασης από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή), τη ρεσεψιόν, την αίθουσα αναμονής, το εστιατόριο ή την αίθουσα πρωινού, καθώς και τις σκάλες και όλους τους χώρους του προσωπικού.

Ελέγχει ότι τα κλινοσκεπάσματα των επισκεπτών είναι πάντα σε βέλτιστη κατάσταση, καθώς και η μηχανισμοί των επίπλων και των εγκαταστάσεων, επιβλέπει την υπηρεσία πλυντηρίου και ντουλάπας και φροντίζει ώστε οι στολές του προσωπικού να είναι πάντα άψογες.

Ως διαχειριστής, ορίζει βάρδιες υπηρεσιών και συντονίζει εξωτερικούς προμηθευτές, διαχειρίζεται το χαρτοφυλάκιο αγορών και τη διαχείριση συνηθισμένων και έκτακτων λειτουργιών, συμπεριλαμβανομένων τυχόν πρόσθετων αιτημάτων πελατών, απρόβλεπτων γεγονότων και δομικών δυσλειτουργιών.

Γενικά, ο Πρώτος Υπάλληλος Καθαρισμού βοηθά στον εντοπισμό και τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις φροντίδας και αισθητικής του καταλύματος στο οποίο εργάζεται, ρυθμίζοντας τη διάταξη των δωματίων και τη μεταχείριση των επισκεπτών, σύμφωνα με αυτό που θεωρεί το καλύτερο πρότυπο καλωσορίσματος.

Ποιες δεξιότητες πρέπει να έχει ο Διαχειριστής Καθαρισμού;

Για να γίνει κάποιος, ένας Διαχειριστής Καθαριότητας έχει παρακολουθήσει ειδική εκπαίδευση ή έχει εξελιχθεί σε αυτό το ρόλο στην εταιρεία.

Ακολουθούν λοιπόν συγκεκριμένες δεξιότητες, που περιλαμβάνουν εκτεταμένο σχεδιασμό, οργάνωση δραστηριοτήτων σε καθημερινή και μακροπρόθεσμη βάση και διαχείριση των εμπλεκόμενων ανθρώπινων και υλικών πόρων. Εν ολίγοις, πρόκειται για ένα εξειδικευμένο τεχνικό προφίλ με πολύπλευρες δεξιότητες.

Εκτός από τις επαγγελματικές δεξιότητες, μετρούν πολύ και οι προσωπικές δεξιότητες (γνωστές και ως «soft skills»), οι οποίες σίγουρα περιλαμβάνουν:

• άριστες διαπροσωπικές δεξιότητες. Ο Πρώτος Υπάλληλος Καθαρισμού θα έχει να αντιμετωπίσει διαφορετικούς ανθρώπους: καθαριστές, ανώτερους, προμηθευτές και, σε ορισμένες περιπτώσεις, ακόμη και τους ίδιους τους πελάτες. Πρέπει επομένως να είναι σε θέση να ασκεί ηγεσία με σοβαρότητα, υπομονή και ευγένεια.
• ικανότητα επίλυσης προβλημάτων. Δεν είναι όλοι οι επισκέπτες ίδιοι και μπορεί πάντα να συμβούν ατυχήματα, ακόμη και περισσότερα από ένα κάθε φορά. Όταν συμβαίνει αυτό, είναι σημαντικό ο Διαχειριστής Καθαριότητας να χρησιμοποιεί όλη του την εγρήγορση, τον αυτοέλεγχο και την ευελιξία του για να βρει γρήγορες και αποτελεσματικές λύσεις.
• προσοχή στη λεπτομέρεια. Η επίβλεψη της δουλειάς των άλλων σημαίνει επίσης να μένει κανείς σε αυτό που οι άλλοι, με την πρώτη ματιά, δεν παρατηρούν: μπορεί να είναι μια τσακισμένη μαξιλαροθήκη, ένας λεκές σε μια στολή ή μια επιφάνεια που δεν έχει ξεσκονιστεί τέλεια. Μια εξαιρετική αίσθηση καθαριότητας ολοκληρώνει την εικόνα διασφαλίζοντας ότι οι επισκέπτες έχουν ένα καθαρό και αρμονικό περιβάλλον.

Ποια είναι τα πλεονεκτήματα της ύπαρξης ενός Διαχειριστή Καθαριότητας;

Τα πλεονεκτήματα ενός Διαχειριστή Καθαριότητας είναι πολυάριθμα, αλλά πριν τα εξετάσουμε λεπτομερώς, είναι σημαντικό να διευκρινίσουμε ότι: η υπηρεσία καθαριότητας μπορεί να είναι εσωτερική, δηλαδή να διαχειρίζεται προσωπικό που έχει προσληφθεί από το ξενοδοχείο ή εξωτερική, δηλαδή να ανατίθεται σε εξωτερικούς συνεργάτες.

Η επιλογή της μιας ή της άλλης λύσης εξαρτάται κυρίως από τον τύπο του καταλύματος, την οργάνωσή του και τα διαθέσιμα κεφάλαια. Και στις δύο περιπτώσεις, ωστόσο, είναι απαραίτητο να βασίζεστε σε υψηλά καταρτισμένο και εκπαιδευμένο προσωπικό.

Με τη σειρά του, ένας καλός Διαχειριστής Καθαριότητας θα υποστηρίξει την τέλεια οργάνωση, τη βελτιστοποίηση των εξόδων και την απόδοση της εικόνας και του κύκλου εργασιών.

Οργάνωση και Τυπικότητα

Το να μην εκτελείς σωστά τις αρμοδιότητές σου όντας μη οργανωμένος σημαίνει να εκτίθεσαι στον κίνδυνο του να χρειαστεί να αυτοσχεδιάσεις, με ό,τι αυτό συνεπάγεται: καθυστερήσεις στην υποδοχή επισκεπτών, μη τακτοποίηση των δωματίων, δυσαρέσκεια των πελατών και του προσωπικού σου. Ένα σενάριο που σίγουρα πρέπει να αποφευχθεί.

Ο Διαχειριστής Καθαριότητας προσέχει να μη συμβεί αυτό, καθώς φροντίζει να γίνονται τα πάντα με τον καλύτερο δυνατό τρόπο και τη σωστή στιγμή.

Ένας πελάτης έχει ζητήσει check out αργά και το δωμάτιο δεν μπορεί να τακτοποιηθεί πριν από μια συγκεκριμένη ώρα; Ο Διαχειριστής Καθαριότητας θα οργανώσει τις εργασίες ανάλογα, χωρίς να ενοχλήσει τον πελάτη ή να διαταράξει το πρόγραμμα.

Το ίδιο ισχύει φυσικά για τις ώρες check-in και γενικότερα για την καθαριότητα των επισκεπτών κατά τη διάρκεια της διαμονής τους.

Βελτιστοποίηση των δαπανών

Φυσικά, το γνωρίζετε καλά: μεταξύ των δαπανών μιας εγκατάστασης φιλοξενίας είναι και αυτά που σχετίζονται με τα προϊόντα καθαρισμού. Ο έλεγχος της κατανάλωσης και η διαχείριση της αναπλήρωσής τους είναι μέρος των καθηκόντων του Διαχειριστή Καθαριότητας, ο οποίος μπορεί επίσης να παρέμβει για να διορθώσει οποιαδήποτε μη βέλτιστη συμπεριφορά του προσωπικού, περιορίζοντας τη σπατάλη προϊόντων που ήδη χρησιμοποιούνται.

Εκτός από την απογραφή του τι υπάρχει ήδη, ο Διαχειριστής Καθαριότητας μπορεί επίσης να αξιολογήσει νέες αγορές ή προμηθευτές, διατηρώντας τον βραχυπρόθεσμο και μακροπρόθεσμο προϋπολογισμό υπό έλεγχο.

Αυτό αφορά επίσης το οργανικό προσωπικό του ξενοδοχείου και την ανάγκη για νέες προσλήψεις, τις οποίες ο Διαχειριστή Καθαριότητας θα πρέπει επίσης να υποστηρίξει από διοικητική βάση.

Απόδοση εικόνας (και επένδυσης)

Η έρευνα της P&G Professional για τη σημασία της καθαριότητας του ξενοδοχείου για την ικανοποίηση των επισκεπτών είναι παλιά μερικών ετών, αλλά εξακολουθεί να ισχύει σε μεγάλο βαθμό. Σύμφωνα με αυτή τη μελέτη, για το 78% των επισκεπτών η καθαριότητα είναι το νούμερο ένα κριτήριο για την επιλογή καταλύματος. Μεταξύ των βασικών αιτιών που μπορεί να οδηγήσουν σε πρόωρο check out είναι τα βρώμικα σεντόνια (71% των περιπτώσεων), η κακή κατάσταση του μπάνιου (69%), η κακή οσμή του δωματίου (65%).

Όχι μόνο αυτό: η τελευταία έκθεση της Expedia Group σχετικά με τις προτιμήσεις των ταξιδιωτών επιβεβαιώνει ότι, μετά την πανδημία, οι πελάτες δίνουν πολύ μεγαλύτερη προσοχή στην υγιεινή, ειδικά όσοι είναι κάτω των 40 ετών.

Το να μπορείτε να βασίζεστε σε έναν αξιόπιστο Διαχειριστή Καθαριότητας έχει θετικό αντίκτυπο στη γνώμη των επισκεπτών και, κατά συνέπεια, στον άμεσο (μέσω κρατήσεων) και στον έμμεσο (μέσω πρόσθετων συμπληρωματικών υπηρεσιών) τζίρο σας. Στην πραγματικότητα, ένας πελάτης που είναι ικανοποιημένος με την καθαριότητα του δωματίου του θα έχει την τάση να βαθμολογεί θετικά ολόκληρο το ξενοδοχείο και θα είναι πιο διατεθειμένος να κάνει κράτηση για μια θεραπεία στο SPA ή ένα γεύμα στο εστιατόριο του ξενοδοχείου ή οτιδήποτε άλλο αποφασίσετε να προτείνετε σύμφωνα με τις στρατηγικές upselling και cross-selling.

Ποια εργαλεία μπορούν να διευκολύνουν το Διαχειριστή Καθαριότητας

Όσο και αν το στυλό και το χαρτί παραμένουν διαχρονικά και κατά κάποιο τρόπο αποτελεσματικά εργαλεία, υπάρχουν ψηφιακές εναλλακτικές λύσεις που διευκολύνουν πολύ το έργο του Πρώτου Υπαλλήλου Καθαρισμού, των προϊσταμένων του και των υπαλλήλων καθαρισμού.

Για παράδειγμα, εμείς στο WuBook έχουμε αναπτύξει μια ενότητα εξ ολοκλήρου αφιερωμένη στην καθαριότητα και την αυτόματη διαχείριση του προσωπικού καθαρισμού.

Μέσω του πολυλειτουργικού σχεδιασμού Zview που περιλαμβάνεται στο Εξελιγμένο Πακέτο του Zak, ο Διαχειριστής Καθαριότητας μπορεί:

• αναθέτοντας καθημερινές εργασίες καθαρισμού δωματίου σε κάθε υπάλληλο καθαρισμού

Ο πίνακας σάς επιτρέπει να ορίσετε τον τύπο καθαρισμού που θα πραγματοποιηθεί σύμφωνα με τρία διαφορετικά επίπεδα: εντατικό, κανονικό και γρήγορο (με βάση τις ημέρες check-in, check-out και διαμονής ή τις ημέρες που είναι άδειο το δωμάτιο), την αλλαγή των σεντονιών και των πετσετών, τη διαμόρφωση των κρεβατιών (π.χ. δύο μονά ή κουκέτες) και το άτομο που θα το φροντίσει.

Όταν ολοκληρωθεί η εργασία, μπορεί να επισημανθεί ως ολοκληρωμένη και το χρονοδιάγραμμα θα ενημερωθεί ανάλογα.

• παρακολουθήστε την κατάσταση της καθαριότητας με μια ματιά

Επίσης από το Zview, είναι δυνατή η πρόσβαση σε μια συγκεκριμένη αναφορά που δείχνει τις προγραμματισμένες εργασίες για κάθε ημέρα που επιλέγεται από το ημερολόγιο. Το σύστημα εικονιδίων, που διακρίνεται ανάλογα με τον τύπο καθαρισμού, επιταχύνει περαιτέρω τη συνεννόηση.

• εμφάνιση προσαρμοσμένης αναφοράς

Το PMS μας είναι σε θέση να δημιουργήσει μια αναφορά με διαφορετικά φίλτρα, ανάλογα με τις πληροφορίες που θέλετε να εμφανίσετε, όπως: διαμονή, τύπος καθαρισμού, διαμόρφωση κρεβατιού, δωμάτιο κατειλημμένο ή μη, και ούτω καθεξής. Αυτό καθιστά δυνατό τον γρήγορο έλεγχο του τύπου καθαρισμού που πρέπει να γίνεται κάθε μέρα, τις αλλαγές που πρέπει να γίνουν και τη διαμόρφωση του κρεβατιού που έχει προγραμματιστεί για ένα συγκεκριμένο δωμάτιο και για μία ή περισσότερες εβδομάδες.

• ενημέρωση της αναδιοργάνωσης σε πραγματικό χρόνο

Το Zview σάς επιτρέπει να επεξεργαστείτε την αναφορά αναδιάταξης και καθαρισμού δωματίου: το σχέδιο εργασίας του υπαλλήλου καθαρισμού θα αλλάξει σε πραγματικό χρόνο και ο receptionist θα μπορεί να επικοινωνεί σε πραγματικό χρόνο όταν οι επισκέπτες κάνουν check out σε ένα δεδομένο δωμάτιο (επιβεβαίωση της εργασίας καθαρισμού στο zView), για να ειδοποιήσει τους υπαλλήλους καθαρισμού στους ορόφους ότι το δωμάτιο είναι ελεύθερο και μπορεί να καθαριστεί.

Και δεν τελειώνει εκεί, γιατί το λογισμικό μας επιτρέπει επίσης «επιπλέον» λειτουργίες, όπως:

• η λειτουργία «lost and found»: κατά τη διάρκεια της βάρδιας, ο Διαχειριστής Καθαριότητας έχει τη δυνατότητα να εισάγει τυχόν αντικείμενα που βρέθηκαν ή χάθηκαν. Με τη σειρά του, ο Διαχειριστής Καθαριότητας μπορεί να προβάλει και να επεξεργαστεί αυτήν την ενότητα ανά πάσα στιγμή.
• την Αναφορά Συντήρησης: ο Υπάλληλος Καθαρισμού μπορεί να προσθέσει ή να δει οποιαδήποτε έκτακτη συντήρηση που πρέπει να γίνει στο δωμάτιο (π.χ. «ελαττωματική βρύση»).
• ειδοποιήσεις μέσω email: ο Διαχειριστής Καθαριότητας μπορεί να επιλέξει να ειδοποιείται μέσω email όταν οι υπάλληλοι καθαρισμού επισημαίνουν μια εργασία ως ολοκληρωμένη, όταν προσθέτουν εργασίες συντήρησης και όταν αναφέρουν αντικείμενα που βρέθηκαν ή χάθηκαν.

Στην έκδοση για κινητά του Zview, ο Διαχειριστής Καθαριότητας μπορεί να στείλει τον σύνδεσμο για πρόσβαση στο φύλλο καθαρισμού μόνο μία φορά, στην αρχή, όταν έχει ορίσει βάρδιες και εργασίες.

Ανάλογα με τις εργασίες ή τις αλλαγές που κάνει, ο σύνδεσμος θα ενημερώνεται αυτόματα, χωρίς να καταλαμβάνει χώρο μνήμης στις συσκευές των υπαλλήλων καθαρισμού (δεν είναι εφαρμογή, απλώς σύνδεσμος!).

Λογισμικό Διαχείρισης Καθαρισμού και WuBook: συνδυασμός καλής διαχείρισης

Το να μπορείς να υπολογίζεις και να ελέγχεις το συντονισμό της καθαριότητας σημαίνει, όπως έχουμε δει μέχρι τώρα, ότι διασφαλίζεις την ομαλή επιχειρησιακή διαχείριση και τον λεπτομερή διοικητικό έλεγχο. Μέσω προσεκτικής οργάνωσης και επίβλεψης, μειώνετε επίσης τον κίνδυνο δυσαρέσκειας των πελατών και βελτιώνετε την ποιότητα.

Αν και ένα ημερολόγιο καθαρισμού με βάση το χαρτί μπορεί να είναι μια λύση για ορισμένες εγκαταστάσεις φιλοξενίας, ο εξοπλισμός του Υπεύθυνου Καθαρισμού με μια ψηφιακή έκδοση αυξάνει την παραγωγικότητα ολόκληρου του προσωπικού, αποφεύγοντας παρεξηγήσεις και απρόβλεπτα γεγονότα.

Μεταξύ των βασικών πλεονεκτημάτων ενός λογισμικού καθαριότητας όπως το δικό μας είναι στην πραγματικότητα: η δυνατότητα ελέγχου της κατάστασης των δωματίων σε πραγματικό χρόνο, εξοικονόμηση χρόνου στη διαβίβαση εσωτερικών πληροφοριών, έγκαιρη αναφορά βλαβών ή άλλων αναποτελεσματικών ενεργειών και προγραμματισμός εργασιών την κατάλληλη στιγμή και με τον σωστό τρόπο, ακόμη και με διαφορά εβδομάδων και ανάλογα με τη διαθεσιμότητα του κάθε υπαλλήλου.

Αξίζει μια σκέψη, έτσι δεν είναι;