Κατάρτιση προϋπολογισμού ξενοδοχείου: πώς να σχεδιάσετε στρατηγικά επενδύσεις και δαπάνες

Αγαπητοί WuBookers, η κατάρτιση προϋπολογισμού είναι ζωτικής σημασίας για κάθε ξενοδοχειακή μονάδα που επιδιώκει τη σωστή διαχείριση των πόρων της και τη βιώσιμη ανάπτυξη. Όπως κάθε επιχείρηση, έτσι και τα τουριστικά καταλύματα χρειάζονται στιβαρό οικονομικό σχεδιασμό. Η γνώση των εσόδων και εξόδων για το επόμενο έτος σάς βοηθά να κατανείμετε τους πόρους σοφά και να επιτυγχάνετε τους στόχους σας. Ας δούμε πώς να δημιουργήσουμε έναν αξιόπιστο και στρατηγικό προϋπολογισμό για το ξενοδοχείο.

Κατάρτιση προϋπολογισμού ξενοδοχείου: τι ακριβώς είναι;

Ο προϋπολογισμός ενός ξενοδοχείου είναι ένα έγγραφο που καταγράφει όλα τα αναμενόμενα έξοδα και έσοδα της επιχείρησης για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο, συνήθως για ένα οικονομικό έτος. Με άλλα λόγια, αποτελεί έναν χρήσιμο οδηγό για την αποτύπωση των ταμειακών ροών και, κατ’ επέκταση, για την αποτελεσματική οργάνωση των δραστηριοτήτων και τον ρεαλιστικό προγραμματισμό πιθανών επενδύσεων. Συνήθως καταρτίζεται λίγους μήνες πριν από την έναρξη της περιόδου αναφοράς (π.χ. μεταξύ Οκτωβρίου και Δεκεμβρίου για το επόμενο οικονομικό έτος) και λαμβάνει υπόψη όλες τις πηγές εξόδων και εσόδων της επιχείρησης: από τα δωμάτια μέχρι τις πρόσθετες υπηρεσίες, την εστίαση, το spa κ.λπ.

Γιατί είναι τόσο σημαντικός;

Ποιος είναι ο σκοπός του προϋπολογισμού ενός ξενοδοχείου;

Ο προϋπολογισμός του ξενοδοχείου είναι απαραίτητος για διάφορους λόγους. Ο πρώτος είναι ότι σας επιτρέπει να κατανείμετε τους πόρους της επιχείρησης κατάλληλα και με βιώσιμο τρόπο: προβλέποντας εκ των προτέρων τα συνολικά έξοδα και έσοδα, γνωρίζετε και τι να περιμένετε από κάθε τμήμα σε επίπεδο δαπανών. Αυτό σας επιτρέπει να διαθέσετε τα απαραίτητα κονδύλια ώστε κάθε τμήμα να μπορεί να λειτουργήσει σωστά.

Ένας άλλος στόχος του προϋπολογισμού είναι να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τις τάσεις και την απόδοση: οι προβλέψεις προκύπτουν μέσα από εμπεριστατωμένη ανάλυση και σας προετοιμάζουν να αντιμετωπίσετε απρόβλεπτα γεγονότα, όπως ξαφνική πτώση της ζήτησης ή σημαντικές τεχνικές βλάβες. Ένας συνετός προϋπολογισμός επιτρέπει στο ξενοδοχείο να ανταποκριθεί τόσο στις καθημερινές όσο και στις έκτακτες ανάγκες, ενώ ταυτόχρονα επιδιώκει τη στρατηγική του ανάπτυξη. Είναι ένα εργαλείο ζωτικής σημασίας για τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων σχετικά με το πού να επενδύσετε την επόμενη χρονιά: στο προσωπικό, σε συγκεκριμένα τμήματα, στη βελτίωση των εγκαταστάσεων κ.λπ.

Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε έναν προϋπολογισμό ξενοδοχείου σε 5 βήματα

Υπάρχουν 5 βασικά βήματα για τη δημιουργία ενός πλήρους και αξιόπιστου εγγράφου.

Μπορείτε να τα ακολουθήσετε είτε για τη δημιουργία επιμέρους προϋπολογισμών (δηλαδή για κάθε τμήμα του ξενοδοχείου), ενός συνολικού προϋπολογισμού (για ολόκληρη την επιχείρηση), είτε ακόμα και για πιο συγκεκριμένες κατηγορίες, όπως λειτουργικός προϋπολογισμός, ταμειακός προϋπολογισμός ή επενδυτικός προϋπολογισμός εγκαταστάσεων.

1. Συλλογή και ανάλυση δεδομένων

Όπως αναφέραμε ήδη, ο προϋπολογισμός είναι ένα μοντέλο πρόβλεψης που λαμβάνει υπόψη όλα τα σταθερά (μισθοί, λογαριασμοί κοινής ωφέλειας, ενοίκια κ.λπ.) και μεταβλητά (έξοδα marketing, επιπλέον συντηρήσεις, εποχιακό προσωπικό κ.λπ.) κόστη για κάθε τμήμα. Αυτά είναι τα πρώτα δεδομένα που πρέπει να συλλέξετε από το προηγούμενο έτος.

Στη συνέχεια, προσθέστε τα δεδομένα που σχετίζονται με τα έσοδα, όπως ποσοστά πληρότητας (OCC), Μέση Ημερήσια Τιμή (ADR), Έσοδα Ανά Διαθέσιμο Δωμάτιο (RevPAR) και έσοδα από εστίαση.

Αυτοί οι δείκτες μπορούν εύκολα να ληφθούν από ένα PMS όπως το Zak, το λογισμικό διαχείρισης ξενοδοχείων της WuBook. Η ενότητα Στατιστικά είναι αφιερωμένη στην καταγραφή και ανάλυση στοιχείων απόδοσης και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για προσαρμοσμένες χρονικές περιόδους. Είναι ένα απαραίτητο εργαλείο για την κατάρτιση ενός πλήρους και λογικού προϋπολογισμού.
Επιπλέον, μπορούν να εξαχθούν και άλλα στοιχεία, όπως το Κόστος Απόκτησης Πελάτη (CAC), που εκφράζει το ποσοστό κόστους για την απόκτηση επισκεπτών σε σχέση με τα έσοδα από τα δωμάτια.

2. Θέστε ρεαλιστικούς στόχους

Το δεύτερο βήμα είναι να ορίσετε συγκεκριμένους, σαφείς και μετρήσιμους στόχους. Ένα σημαντικό στοιχείο είναι και ο χρονικός ορίζοντας μέσα στον οποίο πρέπει να επιτευχθούν: μπορεί να είναι τρίμηνο, εξάμηνο ή ολόκληρο το οικονομικό έτος.

Παραδείγματα στόχων είναι η μείωση των σταθερών εξόδων κατά 5% ή η αύξηση του RevPAR κατά 10%, πάντα ανάλογα με τις πραγματικές δυνατότητες της επιχείρησης.
Ο σαφής καθορισμός τους εκ των προτέρων διευκολύνει όλους τους επόμενους ελέγχους και τις διαδικασίες παρακολούθησης, και σας επιτρέπει να οργανώσετε τις δραστηριότητές σας προς την επίτευξή τους.

3. Δημιουργήστε πρόβλεψη εσόδων

Η εκκίνηση από τα KPIs (Key Performance Indicators – Βασικοί Δείκτες Απόδοσης) της επιχείρησης βοηθά στην αντικειμενική εκτίμηση της αναμενόμενης ανάπτυξης, που αποτελεί το τρίτο βήμα.
Σε αυτό το στάδιο, είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη διάφορες παράμετροι, όπως ιστορικά δεδομένα του ξενοδοχείου για την κατανόηση εποχικών τάσεων ή τάσεων κρατήσεων. Επίσης, εξετάζονται και αναμενόμενες τάσεις της αγοράς, που σχετίζονται για παράδειγμα με κλιματικές αλλαγές ή γεγονότα όπως εμπορικές εκθέσεις, συναυλίες κ.ά.
Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να προκύψουν από εξειδικευμένο λογισμικό, όπως ένα Revenue Management System (RMS).

Μια σωστά διαμορφωμένη πρόβλεψη εσόδων σάς επιτρέπει να σχεδιάσετε καλύτερα τη διαχείριση των πόρων και τις απαραίτητες ενέργειες για την επίτευξη των στόχων σας.

4. Κατανείμετε πόρους

Το επόμενο βήμα είναι ακριβώς αυτό: η κατανομή των πόρων. Τώρα που έχετε αναλύσει τις τάσεις, καθορίσει τους στόχους και υπολογίσει το επενδυτικό σας περιθώριο, είναι η στιγμή να διανείμετε τους πόρους στα διάφορα τμήματα.

Ο προϋπολογισμός μπορεί να χρησιμοποιηθεί με διάφορους τρόπους, ανάλογα με την εποχή και τις ανάγκες:

• Κατά την υψηλή σεζόν, μπορεί να είναι αναγκαία η ενίσχυση του προσωπικού ώστε να διασφαλιστεί η άψογη εξυπηρέτηση, ακόμη και με πλήρη πληρότητα.
• Στην χαμηλή σεζόν, από την άλλη, μπορεί να είναι πιο στρατηγικό να επενδύσετε σε προωθητικές ενέργειες και marketing για την αύξηση των κρατήσεων ή σε τεχνολογικά εργαλεία (π.χ. λογισμικά), ώστε να βελτιώσετε τις εσωτερικές διαδικασίες και να προετοιμαστείτε για την επόμενη αιχμή.

5. Ελέγχετε και προσαρμόζετε τακτικά

Ο προϋπολογισμός του ξενοδοχείου είναι ένα σχέδιο και, όπως όλα τα σχέδια, πρέπει να δοκιμάζεται στην πράξη — δηλαδή να ελέγχεται τακτικά για να διαπιστωθεί αν όσα έχουν προβλεφθεί ανταποκρίνονται στην πραγματικότητα. Αν όχι, μπορείτε να προβείτε σε διορθωτικές ενέργειες.

Ορισμένες στρατηγικές μπορεί να μην αποδώσουν όπως αναμενόταν, ή μπορεί να προκύψουν αλλαγές στη ζήτηση που δημιουργούν αστάθεια. Όλα αυτά είναι καταστάσεις που μπορείτε να διαχειριστείτε άμεσα, εφόσον παρακολουθείτε συστηματικά την απόδοση και τον προϋπολογισμό.

Ένας τακτικός έλεγχος (μηνιαίος ή τριμηνιαίος) σας επιτρέπει να αντιμετωπίζετε τα απρόοπτα με ψυχραιμία και πλήρη επίγνωση.

Σύνοψη: τι πρέπει να περιλαμβάνει ο προϋπολογισμός

Μία από τις μεγαλύτερες δυσκολίες κατά την κατάρτιση ενός προϋπολογισμού —ειδικά για αρχάριους— εντοπίζεται στο πρώτο βήμα: στην πλήρη συλλογή όλων των δεδομένων που πρέπει να ληφθούν υπόψη. Ορισμένα στοιχεία μπορεί να παραλειφθούν και στη συνέχεια να επιβαρύνουν απρόσμενα τα οικονομικά του ξενοδοχείου.

Ακολουθεί μια λίστα με όσα δεν πρέπει ποτέ να λείπουν από τον προϋπολογισμό:

• Έσοδα από κρατήσεις: OCC (ποσοστά πληρότητας), ADR (Μέση Ημερήσια Τιμή), RevPAR (Έσοδα ανά διαθέσιμο δωμάτιο), συμπεριλαμβανομένων των διαφοροποιήσεων λόγω εκπτώσεων ή προσφορών που έχουν ήδη προγραμματιστεί.
• Έσοδα από παροχή φαγητού και ποτών, βασισμένα στη μέση πληρότητα και ενδεχόμενα ειδικά πακέτα.
• Λειτουργικά έξοδα του καταλύματος: κοινόχρηστα, καθαριότητα, συντήρηση, ασφάλεια, ενοικίαση εγκαταστάσεων, αναλώσιμα.
• Κεφαλαιουχικές δαπάνες (capital expenses): επενδύσεις που απαιτούνται για τη βελτίωση της κατάστασης του καταλύματος, όπως ανακαινίσεις, αγορά νέων επίπλων κ.λπ.
• Έξοδα τεχνολογίας: συνδρομές και λογισμικά για τη λειτουργία του ξενοδοχείου όπως PMS και RMS.
• Επιπλέον υπηρεσίες για τους πελάτες: ψυχαγωγία, παιδική απασχόληση (mini club), αλλά και πρόσθετες υπηρεσίες όπως πρωινό στο δωμάτιο, express πλυντήριο, κ.ά.
• Δάνεια και μισθώσεις, περιλαμβανομένων των τόκων.
• Εκπαίδευση και επιμόρφωση προσωπικού, συμπεριλαμβανομένων εξωτερικών συμβούλων ή σχετικών εργαλείων.
• Αποθεματικό ταμείο (contingency fund): ένα κεφάλαιο που χρησιμοποιείται σε περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης.

Ο σωστός σχεδιασμός, υποστηριζόμενος από την κατάλληλη τεχνολογία και εμπειρία (είτε δική σας είτε εξειδικευμένων συμβούλων), διευκολύνει σημαντικά τη διαχείριση του ξενοδοχείου, με οικονομικά αλλά και ποιοτικά οφέλη.