Τι είναι οι πύλες πληρωμών: ένας οδηγός για ξενοδοχεία

Αγαπητοί WuBookers, σήμερα εξετάζουμε μια έννοια με την οποία σίγουρα έχετε έρθει σε επαφή αν διαχειρίζεστε ένα ξενοδοχείο ή οποιαδήποτε άλλη μονάδα φιλοξενίας: τις πύλες πληρωμών. Αυτές οι πλατφόρμες είναι πλέον απαραίτητες για τη διαχείριση ψηφιακών πληρωμών, και υπάρχουν διάφορες εναλλακτικές στην αγορά. Η κατανόηση του τρόπου λειτουργίας τους και των απαιτήσεων που πρέπει να πληρούν για να διασφαλίζουν αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα για τους ξενοδόχους μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε τη σωστή επιλογή.

Τι είναι οι πύλες πληρωμών και πώς λειτουργούν

Οι πύλες πληρωμών είναι τεχνολογικά συστήματα για τη διαμεσολάβηση ηλεκτρονικών συναλλαγών. Όταν κάποιος πραγματοποιεί μια αγορά στο διαδίκτυο, οι πύλες πληρωμών επεξεργάζονται το αίτημα, στέλνοντας τις πληροφορίες του χρήστη στην τράπεζά του και, αν όλα είναι σωστά, μεταβιβάζουν τις λεπτομέρειες της συναλλαγής στην τράπεζα της εταιρείας που λαμβάνει τα χρήματα. Όλα αυτά γίνονται σε ένα ασφαλές περιβάλλον, που προστατεύει τις πληροφορίες του πελάτη και, έμμεσα, τον έμπορο επίσης.

Ανεξάρτητα από τις μεθόδους πληρωμών που υιοθετούνται (πιστωτική κάρτα, χρεωστική κάρτα ή εικονικό πορτοφόλι), η πύλη:

• κρυπτογραφεί τα δεδομένα του χρήστη, προστατεύοντάς τα από πιθανή μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση ή παραβίαση·
• συνδέεται με τον επεξεργαστή πληρωμών των δύο τραπεζικών ιδρυμάτων (εκδότης, δηλαδή ο πελάτης, και αποδέκτης, η εταιρεία)·
• αν πληρούνται όλες οι προϋποθέσεις για τη συνέχεια (συμπεριλαμβανομένης της επαρκούς ισορροπίας στον λογαριασμό του πελάτη), εγκρίνει την πληρωμή.

Οι πύλες πληρωμών διασφαλίζουν ότι ολόκληρη η διαδικασία εικονικής πληρωμής διεξάγεται ομαλά, μειώνοντας επίσης τον κίνδυνο επακόλουθων διαφωνιών ή έλλειψης διαθεσιμότητας, σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς και τα πρωτόκολλα ασφαλείας.

Πρωτοβουλίες για την προστασία της διαδικτυακής ασφάλειας: PCI-DSS, PSD2 και SCA

Η απάτη, η κλοπή δεδομένων και η κατάχρηση είναι πραγματικοί κίνδυνοι όταν πρόκειται για ηλεκτρονικές συναλλαγές. Γι’ αυτό, εδώ και καιρό, έχουν αναπτυχθεί αρκετές πρωτοβουλίες για την προστασία των χρηστών και των οικονομικών τους πληροφοριών.

Σε αυτές περιλαμβάνεται το PCI-DSS (Payment Card Industry Data Security Standard): ένα πρωτόκολλο που επιβάλλει σειρά υποχρεώσεων ασφαλείας σε φορείς που επεξεργάζονται διαδικτυακές πληρωμές. Ο κίνδυνος για όσους δεν αποκτήσουν την πιστοποίηση PCI είναι να υποστούν βαριές κυρώσεις με σημαντική οικονομική βλάβη, αλλά και βλάβη στη φήμη του ονόματος της επιχείρησης.

Τα τελευταία χρόνια, έχει τεθεί επίσης σε ισχύ η PSD2 (Payment Services Directive 2), ένας ευρωπαϊκός κανονισμός που στοχεύει στη διασφάλιση της ασφάλειας των ψηφιακών πληρωμών εξαλείφοντας ξεπερασμένες πρακτικές, όπως η χειροκίνητη εισαγωγή αριθμών καρτών (PAN), και εισάγοντας νέα μέτρα, συμπεριλαμβανομένου του SCA (Strong Customer Authentication).

Η ισχυρή ταυτοποίηση (SCA) περιλαμβάνει την εισαγωγή επιπρόσθετων απαιτήσεων για συναλλαγές “χωρίς φυσική παρουσία” της κάρτας.

Πύλες πληρωμών πιστοποιημένες και συμβατές με το PSD2 επιτρέπουν τη διαχείριση και εκτέλεση επαληθευμένων συναλλαγών πληρωμών χωρίς να τίθεται σε κίνδυνο η ασφάλεια του πελάτη και η αξιοπιστία της μονάδας φιλοξενίας.

Πώς να επιλέξετε την πιο κατάλληλη πύλη πληρωμών

Η συμμόρφωση με τους ισχύοντες κανονισμούς είναι το πρώτο στοιχείο που πρέπει να εξετάσετε κατά την επιλογή της πύλης πληρωμών για τους πελάτες σας.

Εκτός από αυτό, υπάρχουν άλλοι 5 εξίσου σημαντικοί παράγοντες:

1. Κόστος τελών

Συνήθως, οι πύλες πληρωμών χρεώνουν ένα τέλος για κάθε συναλλαγή που πραγματοποιείται. Τα κόστη αυτά μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με το νόμισμα της πληρωμής. Οι όροι, ωστόσο, αλλάζουν ανάλογα με τη χρήση και την πύλη, οπότε η πρώτη συμβουλή είναι να ερευνήσετε τα τέλη και να αξιολογήσετε πόσο βιώσιμα είναι για τη μονάδα σας.

2. Διαχείριση εισπράξεων

Ανάλογα με τους τιμοκαταλόγους και τις πολιτικές ακύρωσης που έχουν οριστεί, ο ξενοδόχος μπορεί να απαιτήσει προπληρωμή όλου ή μέρους του ποσού της κράτησης, ή προσωρινό πάγωμα ενός ποσού σε περίπτωση μη εμφάνισης στο ξενοδοχείο.

Η πύλη πρέπει, επομένως, να μπορεί να ικανοποιήσει τις συλλογικές ανάγκες του ξενοδόχου, διασφαλίζοντας ότι τα χρήματα μεταφέρονται τη σωστή στιγμή και με τον σωστό τρόπο.

3. Πληρωμές πολλών νομισμάτων

Ανάμεσα στα χαρακτηριστικά που προτείνουμε να ελέγξετε πριν ενεργοποιήσετε μια πύλη για τον ιστότοπό σας είναι η δυνατότητα χειρισμού πληρωμών σε διαφορετικά νομίσματα. Μια ουσιώδης επιλογή αν θέλετε να εξυπηρετήσετε διεθνή πελατεία.

4. Ευκολία χρήσης

Ένας ακόμη παράγοντας που πρέπει να εξετάσετε είναι η ευκολία χρήσης της πύλης, τόσο από την πλευρά του πελάτη όσο και του ξενοδόχου. Μια φιλική και εύκολη στη χρήση διεπαφή εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο κατά τη φάση αγοράς και μειώνει τον κίνδυνο απώλειας κρατήσεων λόγω μη φιλικών ή περίπλοκων συστημάτων.

Ομοίως, η παρακολούθηση των συναλλαγών που λαμβάνονται με τρόπο φιλικό προς τον χρήστη μέσω της ιδιωτικής περιοχής της πύλης είναι ζωτικής σημασίας για την επαλήθευση ότι όλα εκτελούνται ομαλά και σωστά.

5. Ενσωμάτωση με το PMS

Η πληρωμή μπορεί να γίνει απευθείας από τον πελάτη μέσω των πυλών που ενσωματώνονται στο σύστημα άμεσων κρατήσεων του ξενοδοχείου: μια πιθανότητα που δεν είναι πάντα προφανής, ωστόσο είναι απαραίτητη, ανάλογα με τις ρυθμίσεις και τις διαμορφώσεις και των δύο λογισμικών.

Πώς να ξεπεράσετε αυτό το πρόβλημα; Για παράδειγμα, επιλέγοντας ένα PMS ξενοδοχείου όπως το Zak, το Σύστημα Διαχείρισης Καταλυμάτων της WuBook, που συνδέεται με όλες τις κύριες πύλες πληρωμών, όπως: Stripe, RedSys, Paypal, MercadoPago, Nexi. Όταν γίνει κράτηση, η πύλη χειρίζεται τη συναλλαγή και το Zak καταγράφει την πληρωμή, ειδοποιώντας τον ξενοδόχο. Έτσι, η συναλλαγή προστατεύεται και το κατάλυμα απαλλάσσεται από βάρη ασφαλείας που σχετίζονται με τα δεδομένα του πελάτη, τα οποία αποθηκεύονται και χρησιμοποιούνται μόνο από την πύλη.

Σε περίπτωση αποτυχίας της συναλλαγής, το PMS επισημαίνει την κράτηση ως “αναμονή επιβεβαίωσης”: ο ξενοδόχος γνωρίζει ότι έχει γίνει απόπειρα μη οριστικοποιημένης αγοράς και μπορεί να αποφασίσει να την ανακτήσει επικοινωνώντας με τον πελάτη.

Εκτός από τις διάφορες επιλογές πιστωτικών και χρεωστικών καρτών, το Zak υποστηρίζει επίσης τραπεζικές μεταφορές: μια ακόμη εναλλακτική – διαχειριζόμενη πάντα μέσω της πύλης – διαθέσιμη σε όλους τους πελάτες.

Πλεονεκτήματα των πυλών πληρωμών για ξενοδοχεία

Όπως έχουμε δει μέχρι τώρα, τα πλεονεκτήματα των πυλών πληρωμών για ξενοδοχεία και άλλα καταλύματα είναι πολλά.

Συνοψίζοντας, έχουμε:

• προστασία δεδομένων χρηστών, προστατευόμενα σύμφωνα με την ισχύουσα ευρωπαϊκή νομοθεσία
• αυξημένη ασφάλεια για τους ξενοδόχους, που αποφεύγουν τον κίνδυνο διαφωνιών, αντιστροφών χρέωσης, χαμένων πιστώσεων και απάτης εναντίον τους λόγω αχρησιμοποίητων πιστωτικών καρτών
• μείωση του φόρτου εργασίας της ρεσεψιόν, η οποία – με ορισμένες εξαιρέσεις – μπορεί να λάβει απευθείας αυτόματες πληρωμές για όλες τις καθορισμένες τιμές
• επιτάχυνση διαδικασιών check-in και check-out, τόσο για τον ξενοδόχο όσο και για τον επισκέπτη, αφού όλες οι διαδικασίες πληρωμής είναι αυτοματοποιημένες και άμεσες.

Οι πύλες πληρωμών προσφέρουν σημαντικές εγγυήσεις για όλες τις πλευρές, προσθέτοντας έναν επιπλέον βαθμό ασφάλειας στις περιζήτητες άμεσες κρατήσεις.

Ένας άλλος καλός λόγος για να εξασφαλίσετε έναν αξιόπιστο και τεχνολογικά προηγμένο συνεργάτη διαχείρισης λειτουργιών όπως η WuBook.