Δημιουργία και διαχείριση βαρδιών ξενοδοχειακού προσωπικού: βέλτιστες πρακτικές και χρήσιμο λογισμικό

Αγαπητοί WuBookers, όταν πρόκειται για τη διαχείριση βαρδιών προσωπικού σε ξενοδοχεία και τουριστικά καταλύματα, ισχύει ο χρυσός κανόνας όλων των άλλων επιχειρήσεων: η καλή οργάνωση είναι το κλειδί για να διασφαλιστεί ότι όλα λειτουργούν ομαλά. Από την άλλη πλευρά, είναι αλήθεια ότι ο ξενοδοχειακός κλάδος έχει τις δικές του ιδιαιτερότητες, που συνδέονται με την εποχικότητα και τις μεταβαλλόμενες ροές εργασίας.

Σε αυτό το άρθρο, θα δούμε πώς να ισορροπήσουμε τις λειτουργικές ανάγκες της επιχείρησης με τις ατομικές ανάγκες των εργαζομένων, ώστε να διασφαλιστεί η αποτελεσματικότητα και η ικανοποίηση και για τις δύο πλευρές.

Πώς να διαχειριστείτε τις βάρδιες προσωπικού σε ξενοδοχεία

Για να ορίσετε και να διαχειριστείτε βιώσιμες βάρδιες εργασίας για το προσωπικό του ξενοδοχείου, οι οποίες να ανταποκρίνονται στις πραγματικές ανάγκες του καταλύματος, είναι σημαντικό να ακολουθήσετε μερικά βήματα. Προφανώς, θεωρούμε δεδομένο ότι τηρείται ο μέγιστος αριθμός ωρών που απαιτεί η ισχύουσα νομοθεσία και ότι οι εργαζόμενοι και οι συνεργάτες έχουν αρκετό χρόνο για να ξεκουραστούν μεταξύ των βαρδιών: η υπερκόπωση του προσωπικού κινδυνεύει να είναι αντιπαραγωγική, αλλά και άδικη.

Με αυτό ειπωμένο, εδώ είναι μερικές συμβουλές για να ξεκινήσετε.

1. Συνδυάστε απασχόληση, δεξιότητες και προσωπικές ανάγκες

Σε αντίθεση με άλλες επιχειρήσεις, όπου οι ροές εργασίας δεν είναι πάντα εύκολο να προβλεφθούν, ένα ξενοδοχείο με λίγη εμπειρία θα πρέπει να είναι σε θέση να γνωρίζει με αρκετή βεβαιότητα ποιες είναι οι πιο πολυάσχολες και ποιες οι πιο ήσυχες περίοδοι. Η γνώση των διακυμάνσεων της αγοράς εκ των προτέρων είναι απαραίτητη για τον καθορισμό του αριθμού του προσωπικού που απαιτείται καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους: θα χρειαστείτε περισσότερους εργαζόμενους κατά την υψηλή σεζόν, οι οποίοι μπορούν να μειωθούν κατά τη χαμηλή.

Επιπλέον, είναι σημαντικό να καταγράψετε τα αιτήματα και τις δεξιότητες κάθε επαγγελματία, ώστε να τα λάβετε υπόψη όσο το δυνατόν περισσότερο κατά την οργάνωση των βαρδιών και των αδειών.

2. Σχεδιάστε εκ των προτέρων παρουσίες και άδειες

Με αυτό κατά νου, μπορείτε να προγραμματίσετε τις βάρδιες και τις άδειες όλων, εξισορροπώντας επιχειρησιακές και προσωπικές ανάγκες. Δεν θα είναι πάντα δυνατό να ικανοποιηθούν όλοι, αλλά είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί μια κουλτούρα συνεργασίας και αλληλεγγύης μεταξύ συναδέλφων, ώστε να καλυφθούν τουλάχιστον ορισμένες από τις ανάγκες του καθενός. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να εναλλάσσετε τις άδειες κατά τις πιο πολυάσχολες περιόδους ή να διαφοροποιείτε τα προγράμματα βαρδιών, ώστε να κατανέμονται δίκαια οι πιο απαιτητικές.

Θυμηθείτε ότι οι ώρες εκπαίδευσης του προσωπικού πρέπει επίσης να περιλαμβάνονται στο ωράριο εργασίας και, εκτός από το ότι είναι αμειβόμενες, πρέπει να κατανέμονται με συνέπεια.

Η προετοιμασία όλων αυτών αρκετά πριν από την περίοδο προγραμματισμού (τουλάχιστον μερικούς μήνες) θα επιτρέψει σε όλους να οργανωθούν εγκαίρως, χωρίς να δημιουργείται απογοήτευση ή δυσαρέσκεια.

3. Να είστε ευέλικτοι και έτοιμοι για το απρόσμενο

Ο προγραμματισμός όλων εκ των προτέρων θα σας δώσει επίσης μια μακροπρόθεσμη εικόνα και θα σας επιτρέψει να αντιμετωπίζετε τυχόν απρόοπτα με μεγαλύτερη ψυχραιμία. Ο έλεγχος της κατάστασης, ειδικά σε χαοτικές περιόδους όπως οι εποχικές αιχμές, είναι εφικτός χάρη σε άψογη και προνοητική οργάνωση.

Ας πούμε ότι ένας ρεσεψιονίστ αναγκάζεται να φύγει ξαφνικά από τη δουλειά. Για να τον αντικαταστήσετε, θα μπορούσατε να ζητήσετε βοήθεια από έναν συνάδελφο που δεν έχει ακόμη ξεκινήσει τη βάρδιά του, αντί από κάποιον που μόλις έφυγε από το κατάλυμα και χρειάζεται ξεκούραση: κάτι που θα γνωρίζετε μόνο χάρη σε ακριβή και ολοκληρωμένο προγραμματισμό. Αν η απουσία παραταθεί, θα είναι ευκολότερο να κατανοήσετε ποια κενά αφήνει ακάλυπτα από εκεί και πέρα και να κάνετε τις απαραίτητες ρυθμίσεις.

4. Επικοινωνείτε και συζητάτε, πάντα

Ο επιχειρησιακός προγραμματισμός δεν χρειάζεται απαραίτητα να επιβάλλεται από πάνω ως εντολή, αλλά μπορεί —και πρέπει— να εμπλέκει άμεσα το προσωπικό που αφορά κατά τη σύνταξή του. Στη συνέχεια μπορεί να κοινοποιηθεί είτε σε έντυπη μορφή (το κλασικό εκτυπωμένο χαρτί στον πίνακα ανακοινώσεων) είτε με ψηφιακά εργαλεία.

Αν υπάρχουν διάφορα τμήματα, όπως οροφοκομία και εστίαση, δεν είναι απαραίτητο τα προγράμματα εργασίας να κοινοποιούνται σε όλους, αλλά είναι καλή πρακτική να μοιράζονται μεταξύ των εργαζομένων του ίδιου τμήματος ή εκείνων που χρειάζεται να συνεργάζονται.

5. Παρακολουθήστε και ελέγξτε

Τέλος, η παρακολούθηση είναι αναγκαία. Όχι μόνο για να διασφαλιστεί ότι όλοι τηρούν τις βάρδιές τους, εκτός από τυχόν αλλαγές ή αντικαταστάσεις, αλλά και για να ελεγχθεί ότι οι πόροι κατανέμονται με πραγματικά λειτουργικό τρόπο. Η παρακολούθηση μπορεί να πραγματοποιείται με εξειδικευμένα εργαλεία διαχείρισης προσωπικού ή, σε μικρότερες ή οικογενειακές επιχειρήσεις, με πιο ανεπίσημο τρόπο. Ωστόσο, είναι σημαντικό να γίνεται τακτικά και να χρησιμεύει ως πηγή ανάλυσης και βελτίωσης.

Λογισμικά και εργαλεία για τη διαχείριση βαρδιών

Ενώ είναι δυνατό να διαχειριστεί κανείς τις βάρδιες χειροκίνητα στην αρχή, χρησιμοποιώντας απλά εργαλεία όπως ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, όσο το κατάλυμα αναπτύσσεται και ο αριθμός του προσωπικού αυξάνεται, η τεχνολογία πρέπει επίσης να εξελίσσεται παράλληλα. Το λογισμικό HR αποτελεί μια λύση πληροφορικής σχεδιασμένη για τη βελτιστοποιημένη και αυτοματοποιημένη διαχείριση ανθρώπινων πόρων. Αυτά τα εργαλεία επιτρέπουν την οργάνωση αδειών, αναρρωτικών και βαρδιών εργασίας, καθώς και την καταγραφή παρουσιών (εκτός από άλλες εργασίες, όπως οι διοικητικές), ελαφρύνοντας έτσι το φόρτο του τμήματος προσωπικού, μειώνοντας τον κίνδυνο ανθρώπινου λάθους και αναδεικνύοντας τυχόν ελλείψεις. Πρόκειται για απαραίτητο εργαλείο για πιο δομημένες επιχειρήσεις.

Εξίσου απαραίτητο είναι και ένα άλλο λογισμικό που συμπληρώνει και ενσωματώνεται με το HR software: το PMS ξενοδοχείων. Το Zak, το λογισμικό διαχείρισης καταλυμάτων της WuBook, για παράδειγμα, διαθέτει ένα ειδικό module αφιερωμένο στη διαχείριση του housekeeping και τον συντονισμό του προσωπικού καθαριότητας. Σε αυτό το πεδίο είναι δυνατό να οριστούν πολιτικές καθαρισμού, δηλαδή οι ενέργειες που προγραμματίζονται για κάθε περίπτωση (check-in, check-out κ.λπ.), και να προσαρμοστούν ανάλογα με τον τύπο του καταλύματος.

Αφού γίνει αυτό, είναι δυνατό να καταχωρηθούν οι λογαριασμοί του προσωπικού καθαριότητας, το οποίο στη συνέχεια θα λαμβάνει τις καθημερινές του εργασίες μέσω email, SMS ή WhatsApp. Όταν ολοκληρώνουν, μπορούν να δηλώνουν την εργασία ως περατωμένη και να προσθέτουν λεπτομέρειες, όπως αντικείμενα που βρέθηκαν στο δωμάτιο ή απαραίτητες εργασίες συντήρησης. Με αυτόν τον τρόπο, πέρα από τη διαχείριση βαρδιών, θα είναι επίσης εύκολο να οργανώνονται οι εργασίες κάθε υπαλλήλου και να συντονίζεται συνολικά το έργο.

Ποιοι είναι οι κίνδυνοι της κακής οργάνωσης του προσωπικού;

Ο αυτοσχεδιασμός ή τα λάθη στη διαχείριση βαρδιών — πέρα από τις έκτακτες περιπτώσεις — μπορεί να έχουν διάφορες αρνητικές συνέπειες που επηρεάζουν το κατάλυμα και την ποιότητα της παρεχόμενης υπηρεσίας, με πολύ δυσάρεστα αποτελέσματα. Αυτά περιλαμβάνουν:

• Δυσαρέσκεια προσωπικού: οι δυσαρεστημένοι εργαζόμενοι τείνουν να βγάζουν την ενόχλησή τους στη δουλειά τους και να αποδίδουν λιγότερο. Αυτό δημιουργεί ένταση και μπορεί επίσης να επηρεάσει την εικόνα του ξενοδοχείου.
• Σύγχυση και ελλείψεις προσωπικού: η αποδιοργάνωση οδηγεί σε επικαλύψεις, χάος και κενά, κάτι που δεν είναι ιδανικό για ένα κατάλυμα που θέλει να προσφέρει το καλύτερο στους πελάτες του.
• Απώλεια πληροφοριών: αν οι βάρδιες και τα προγράμματα δεν παρακολουθούνται σωστά, είναι δύσκολο η επιχείρηση να λειτουργεί ομαλά.
• Παράπονα και γκρίνιες: όταν αυτή η κατάσταση γίνεται μη βιώσιμη και για τους επισκέπτες, αυξάνεται η πιθανότητα αρνητικών σχολίων και κριτικών.

Οι ανθρώπινοι πόροι ονομάζονται έτσι λόγω του δυναμικού τους: η διασφάλιση της ευημερίας τους, μεταξύ άλλων και μέσω της σωστής διαχείρισης βαρδιών, σημαίνει βελτίωση της απόδοσης και, τελικά, της παραγωγικότητας, ενώ συμβάλλει στη δημιουργία ενός ήρεμου και ευχάριστου εργασιακού περιβάλλοντος — ακόμα και για όσους το βλέπουν απ’ έξω.