Rooming list: οδηγός για την τέλεια διαχείριση

Αγαπητοί WuBookers, η συνεργασία με γκρουπ μπορεί να αποδειχθεί ιδιαίτερα συμφέρουσα, ωστόσο απαιτεί άψογη οργάνωση, ώστε να αποφευχθούν λάθη που θα μπορούσαν να επηρεάσουν αρνητικά την ποιότητα των υπηρεσιών και την εμπειρία των επισκεπτών. Γι’ αυτόν τον λόγο, εδώ και καιρό οι ξενοδόχοι χρησιμοποιούν ένα ειδικό εργαλείο για την προκαταρκτική διαχείριση όσων ταξιδεύουν σε ομάδα: τη rooming list.

Τι είναι η rooming list και σε τι χρησιμεύει

Η rooming list είναι η λίστα των αναμενόμενων επισκεπτών και περιλαμβάνει όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες για τη σωστή κατανομή τους στα διάφορα δωμάτια, λαμβάνοντας υπόψη τις ανάγκες και τις προσδοκίες όλων. Μεταξύ των βασικών πληροφοριών που συνήθως περιλαμβάνονται στη rooming list συγκαταλέγονται:

• όνομα και επώνυμο του επισκέπτη,
• ημερομηνίες check-in και check-out,
• προσωπικά στοιχεία για θεσμικές αναφορές και αποστολή στις αρμόδιες αρχές (στις χώρες όπου αυτό απαιτείται),
• διεύθυνση email και στοιχεία επικοινωνίας του επισκέπτη,
• τύπος δωματίου (μονόκλινο, δίκλινο κ.λπ.),
• τυχόν ειδικά αιτήματα (διατροφικές δυσανεξίες, προτιμήσεις κ.ά.).

Η λίστα αυτή συνήθως δημιουργείται και συμπληρώνεται από τον αρχηγό του γκρουπ ή από το πρακτορείο που οργανώνει το ταξίδι και κοινοποιείται στο ξενοδοχείο λίγες ημέρες πριν από την άφιξη ή κατά το check-in.

Πρόκειται για μια διαδικασία που, από μόνη της, μειώνει σημαντικά τον λειτουργικό φόρτο εργασίας του προσωπικού του ξενοδοχείου, το οποίο διαφορετικά θα έπρεπε να ζητά ξεχωριστά όλα αυτά τα στοιχεία από κάθε πελάτη, επιμηκύνοντας τους χρόνους προετοιμασίας.
Ωστόσο, τα πλεονεκτήματα αυτού του εργαλείου δεν σταματούν εδώ.

Η rooming list ως εργαλείο για την απλοποίηση της εργασίας

Η εκ των προτέρων γνώση των ονομάτων των επισκεπτών και των αναγκών τους επιτρέπει την απλοποίηση όχι μόνο της φάσης συλλογής των στοιχείων, αλλά και όλων των επόμενων σταδίων. Σε γενικές γραμμές, το check-in γίνεται πιο εύκολο και, κατά την άφιξη στο ξενοδοχείο, είναι επίσης πιο απλή η διανομή των κλειδιών, αποφεύγοντας μεγάλες αναμονές στη ρεσεψιόν τόσο για τα μέλη του γκρουπ όσο και για τυχόν άλλους επισκέπτες που φτάνουν την ίδια στιγμή.

Η πλήρης λίστα των δωματίων που έχουν προβλεφθεί για κάθε πελάτη επιτρέπει επίσης καλύτερη οργάνωση της εσωτερικής λειτουργίας και της κατανομής των χώρων: για παράδειγμα, μπορεί να αποφασιστεί η τοποθέτηση όλων των ατόμων του γκρουπ στον ίδιο όροφο ή σε γειτονικά δωμάτια. Παράλληλα, τυχόν ατομικά αιτήματα είναι καθοριστικής σημασίας για την παροχή εξατομικευμένης εξυπηρέτησης και για τον έγκαιρο προγραμματισμό ειδικών πόρων και προμηθειών.

Διαχείριση της rooming list μέσω PMS

Όπως αναφέρθηκε, στην καθημερινή πρακτική η rooming list είναι ένα έγγραφο: στις περισσότερες περιπτώσεις πρόκειται για ένα αρχείο Excel (ή αντίστοιχης μορφής), το οποίο επιτρέπει την καταχώριση των πληροφοριών με οργανωμένο και σαφή τρόπο, εύκολα κατανοητό και από τον παραλήπτη.

Αφού αποσταλεί, η ευθύνη περνά στον ξενοδόχο, ο οποίος καλείται να την επεξεργαστεί και να τη χρησιμοποιήσει για όλες τις πρακτικές και γραφειοκρατικές διαδικασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν. Και ποιος καλύτερος τρόπος για να γίνει αυτό από τη βοήθεια ενός αξιόπιστου PMS; Ο διαχειριστής δεν θα χρειαστεί παρά να καταχωρίσει με ηρεμία τα στοιχεία των επισκεπτών και να τα συνδέσει με την κράτηση, αντιστοιχίζοντας σε κάθε άτομο τη σωστή διαμονή και ενεργοποιώντας – όπου είναι δυνατό και απαραίτητο – τις προβλεπόμενες διοικητικές και οικονομικές διαδικασίες.

Όλα αυτά είναι απολύτως εφικτά με το Zak, το λογισμικό για ξενοδοχεία της WuBook, το οποίο επιτρέπει μάλιστα και κάτι παραπάνω.

Zak για τη βέλτιστη διαχείριση των γκρουπ

Οι ομαδικές κρατήσεις, όπως αναφέραμε και στην αρχή, συνεπάγονται αναπόφευκτα έναν βαθμό πολυπλοκότητας και, αν δεν διαχειριστούν σωστά, κινδυνεύουν να μετατραπούν σε εφιάλτη τόσο για τους ξενοδόχους όσο και για τους επισκέπτες. Για να μειωθεί στο ελάχιστο αυτό το δυσάρεστο ενδεχόμενο, είναι δυνατό να απλοποιηθεί ακόμη περισσότερο η διαδικασία καταγραφής των επισκεπτών, αποφεύγοντας ακόμη και τη χρήση της rooming list!

Πώς; Μέσω της Σελίδας Επισκέπτη (Guest Page): μιας ιδιωτικής online σελίδας που αποστέλλεται από τον ξενοδόχο στον αρχηγό του γκρουπ, ώστε να συγκεντρωθούν εξαρχής σε ψηφιακή μορφή τα στοιχεία των συμμετεχόντων. Σε αυτή τη σελίδα μπορούν να καταχωριστούν όχι μόνο τα ονόματα των επισκεπτών, αλλά και οι επιμέρους προτιμήσεις τους, καθώς και να προκρατηθούν επιπλέον υπηρεσίες. Πρόκειται ουσιαστικά για ένα online check-in, το οποίο μπορεί να ολοκληρωθεί σε ελάχιστο χρόνο κατά την άφιξη στο κατάλυμα, με τη βοήθεια της τεχνολογίας.

Και για τυχόν ελέγχους κατά τη διάρκεια της διαδικασίας ή για εκ των υστέρων αναλύσεις από τον ξενοδόχο; Κανένα πρόβλημα: το Zak επιτρέπει τον έλεγχο κάθε πτυχής μέσα από μια ειδική ενότητα αφιερωμένη στις λεπτομέρειες των κρατήσεων. Σε αυτή την ενότητα, ο ξενοδόχος μπορεί να δει τη συνολική εικόνα με τη λίστα των δωματίων που έχουν κρατηθεί από το γκρουπ, καθώς και τον κατάλογο όλων των επισκεπτών με τις αντίστοιχες ρυθμίσεις δωματίων (room setup). Επιπλέον, σε κάθε κράτηση μπορούν να προστεθούν σημειώσεις, για παράδειγμα ως υπενθύμιση των προσωπικών αναγκών ή προτιμήσεων των επισκεπτών. Πέρα από αυτό, στο planner (το ημερολόγιο με όλες τις ενεργές κρατήσεις), είναι δυνατή η χρήση ενός εξατομικευμένου συστήματος χρωμάτων για τις κρατήσεις και τα φυσικά δωμάτια: με αυτόν τον τρόπο, γίνεται εύκολη η οργάνωση και η διάκριση, με μια ματιά, των διαφορετικών λύσεων και των ειδικών αναγκών.

Όπως είδαμε, λοιπόν, η rooming list αποτελεί ένα σημαντικό εργαλείο οργάνωσης και ελέγχου, όμως η τεχνολογία μπορεί να βοηθήσει ξενοδόχους και πρακτορεία να εξοικονομήσουν ακόμη περισσότερο χρόνο και ενέργεια. Σε αυτό το πλαίσιο, το Zak της WuBook προσφέρει πολλές δυνατότητες, ακόμη και στη διαχείριση ομαδικών κρατήσεων.