Παράθυρο κρατήσεων: τι είναι και πώς να το αξιοποιήσετε για το ξενοδοχείο σας;

Αγαπητοί WuBookers, ανάμεσα στις πολλές παραμέτρους που πρέπει να παρακολουθείτε για να βελτιώσετε τα έσοδα του ξενοδοχείου υπάρχει και το παράθυρο κρατήσεων (booking window). Αυτή η τιμή είναι πράγματι πολύ σημαντική για την πρόβλεψη της πορείας της αγοράς και για να πουλάτε περισσότερο (και καλύτερα). Ας ανακαλύψουμε μαζί τι είναι το παράθυρο κρατήσεων και πώς μπορεί να υπολογιστεί και να αξιοποιηθεί.

Παράθυρο κρατήσεων στο ξενοδοχείο: τι είναι

Το booking window μεταφράζεται ως «παράθυρο κρατήσεων» και είναι το χρονικό διάστημα που μεσολαβεί μεταξύ της ημερομηνίας κράτησης και της πρώτης ημέρας διαμονής. Για παράδειγμα: αν ένας πελάτης κάνει κράτηση την 1η Φεβρουαρίου για διαμονή που ξεκινά την 1η Ιουνίου, το παράθυρο κρατήσεών του θα είναι 4 μήνες.
Η γνώση του μέσου παραθύρου κρατήσεων του ξενοδοχείου βοηθά στον προγραμματισμό των προωθητικών ενεργειών με τον σωστό χρόνο προετοιμασίας και στην προσφορά ελκυστικών πακέτων και τιμών στο κοινό που είναι πιο δεκτικό σε μια δεδομένη χρονική στιγμή.

Το παράθυρο κρατήσεων είναι, επομένως, ένα πολύτιμο δεδομένο που δεν πρέπει να συγχέεται με μια άλλη εξίσου σημαντική παράμετρο: το hotel pickup (pickup ξενοδοχείου). Το τελευταίο δείχνει τον αριθμό των δωματίων που πωλήθηκαν (ή τον αριθμό των κρατήσεων που πραγματοποιήθηκαν) μέσα σε ένα συγκεκριμένο παράθυρο κρατήσεων και μπορεί να εκφραστεί είτε σε απόλυτους αριθμούς είτε σε ποσοστό.
Από την ανάλυση και των δύο αυτών δεικτών μπορούν να εξαχθούν ουσιαστικές πληροφορίες σχετικά με τις συνήθειες κράτησης των ταξιδιωτών και τις τάσεις πληρότητας, ώστε να σχεδιαστούν ακόμη πιο αποτελεσματικά οι στρατηγικές πωλήσεων.

Σε τι χρησιμεύει η γνώση του παραθύρου κρατήσεων

Όπως είναι εύκολο να καταλάβει κανείς, δεν κάνουν όλοι οι πελάτες κράτηση την ίδια χρονική στιγμή και δεν παρουσιάζουν όλες οι εβδομάδες του έτους το ίδιο ενδιαφέρον. Για τον λόγο αυτό είναι απαραίτητο να βασίζεται κανείς σε έναν μέσο όρο: αναλύοντας το ιστορικό των κρατήσεων που έχουν πραγματοποιηθεί, μπορεί να προκύψει ο μέσος χρόνος προκράτησης για κάθε περίοδο και να αξιοποιηθεί προς όφελος της επιχείρησης. Δείτε πώς.

Αύξηση των εσόδων στις περιόδους υψηλής ζήτησης

Ας φανταστούμε ότι διαχειριζόμαστε ένα κατάλυμα σε παραθαλάσσιο προορισμό, το οποίο πουλά κυρίως το καλοκαίρι. Έχουμε διαπιστώσει ότι το μέσο παράθυρο κρατήσεων για την εβδομάδα του Δεκαπενταύγουστου – δηλαδή την υψηλή περίοδο – είναι 60 ημέρες. Αυτό σημαίνει ότι οι πιθανοί επισκέπτες κλείνουν τις διακοπές τους γύρω στις 15 Ιουνίου και είναι πολύ πιθανό το ίδιο να συμβαίνει και με τον ανταγωνισμό. Επομένως, αυτή είναι η κατάλληλη στιγμή για να επενδύσουμε στην προβολή με πληρωμένες καμπάνιες μάρκετινγκ και να προσπαθήσουμε να πουλήσουμε περισσότερα και σε υψηλότερες τιμές: η ζήτηση θα είναι αυξημένη και οι διαθέσιμες επιλογές θα αρχίσουν σύντομα να μειώνονται, με αποτέλεσμα την άνοδο των τιμών.

Προσοχή, όμως, να μην εξαντληθούν όλα τα δωμάτια πολύ νωρίς! Η πλήρης πληρότητα από μήνες πριν μπορεί να αποδειχθεί δίκοπο μαχαίρι: από τη μία πλευρά αποφεύγεται ο κίνδυνος των απούλητων δωματίων, από την άλλη όμως μπορεί να προκληθεί απώλεια εσόδων (όπως αναφέραμε προηγουμένως: όσο λιγότερα δωμάτια υπάρχουν διαθέσιμα, τόσο πιο πιθανό είναι να πωληθούν σε υψηλότερη τιμή — άρα γιατί να τα διαθέσουμε όλα από νωρίς;). Η γνώση του μέσου χρονικού διαστήματος που προηγείται της έναρξης της διαμονής σάς επιτρέπει να προσαρμόζετε δυναμικά την τιμολογιακή πολιτική και, κατ’ επέκταση, να αυξάνετε τα έσοδα του ξενοδοχείου.

Τόνωση της χαμηλής περιόδου

Το παράθυρο κρατήσεων βοηθά να αντιμετωπιστεί αποτελεσματικότερα και η χαμηλή περίοδος. Συνήθως, πριν και μετά τις περιόδους αιχμής παρατηρούνται σημαντικές μειώσεις στη ζήτηση. Αν γνωρίζετε ότι για αυτές τις περιόδους το μέσο χρονικό διάστημα κράτησης είναι, για παράδειγμα, 15 ημέρες, μπορείτε να επικεντρώσετε τις προωθητικές σας ενέργειες σε αυτό το χρονικό πλαίσιο, προσπαθώντας έτσι να βελτιώσετε τα οικονομικά αποτελέσματα. Θα μπορούσατε, λοιπόν, να στείλετε emails με ειδικές προσφορές ή να ξεκινήσετε διαφημιστικές καμπάνιες στα online κανάλια, ώστε να ενθαρρύνετε κρατήσεις σε μειωμένες τιμές.

Μια ακόμη σημαντική πληροφορία αφορά τις κρατήσεις της τελευταίας στιγμής (last minute): αν το κατάλυμα δέχεται συχνά αιτήματα λίγο πριν από την άφιξη, είναι θεμελιώδες να προβλεφθεί μια ειδική τιμολόγηση, ώστε να αποκομιστεί το μέγιστο δυνατό όφελος από τους ταξιδιώτες της τελευταίας στιγμής.

Εντοπισμός των καλύτερων καναλιών και προϊόντων για επένδυση

Τέλος, υπάρχει και μια ακόμη πτυχή που πρέπει να ληφθεί υπόψη: τα κανάλια πώλησης. Δεν είναι δεδομένο ότι το παράθυρο κρατήσεων είναι το ίδιο σε όλες τις πλατφόρμες. Από την ανάλυση αυτού του δείκτη μπορεί να προκύψουν διαφορετικές τάσεις, οι οποίες μπορούν να αξιοποιηθούν με ποικίλους τρόπους. Ας υποθέσουμε ότι όσοι χρησιμοποιούν την ιστοσελίδα του ξενοδοχείου κάνουν κράτηση με μεγαλύτερη χρονική προετοιμασία σε σύγκριση με όσους κλείνουν μέσω OTA: σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να διαφοροποιήσουμε τις προωθητικές ενέργειες και τις περιόδους ενεργοποίησής τους. Θα μπορούσαμε, για παράδειγμα, να προωθήσουμε το ξενοδοχείο μέσω Google Ads για να ενισχύσουμε τις απευθείας κρατήσεις εβδομάδες ή και μήνες νωρίτερα και να ξεκινήσουμε τις καμπάνιες στα sites των online ταξιδιωτικών πρακτορείων μόνο σε δεύτερο χρόνο, όταν η ζήτηση αρχίσει να αυξάνεται και εκεί.

Μπαίνοντας σε μεγαλύτερη λεπτομέρεια, μπορούν επίσης να εξαχθούν χρήσιμα στοιχεία σχετικά με τον τύπο δωματίου που ζητείται περισσότερο σε ένα συγκεκριμένο παράθυρο κρατήσεων ή για το πιο ενεργό κοινό. Έτσι, θα γνωρίζουμε σε ποια προϊόντα να δώσουμε έμφαση και πότε, ή ποιες επικοινωνιακές πρακτικές να χρησιμοποιήσουμε. Είναι, για παράδειγμα, η πιο δημοφιλής επιλογή με προκράτηση 30 ημερών το δίκλινο δωμάτιο με δείπνο συμπεριλαμβανόμενο; Τέλεια: θα ήταν σκόπιμο να δημιουργήσουμε παρόμοια πακέτα και να τα προωθήσουμε.
Το κοινό που είναι πιο πρόθυμο να κάνει κράτηση αποτελείται από οικογένειες με παιδιά; Τότε θα πρέπει να σχεδιάσουμε μηνύματα και προσφορές προσαρμοσμένες στις ανάγκες τους, ώστε να ενισχύσουμε την πρόθεση αγοράς. Και ούτω καθεξής.

3 παράγοντες που επηρεάζουν το παράθυρο κρατήσεων

Το παράθυρο κρατήσεων προκύπτει ως μέσος όρος όλων των κρατήσεων, ωστόσο δεν παραμένει σταθερό με την πάροδο του χρόνου και ορισμένοι συγκυριακοί παράγοντες μπορούν να επηρεάσουν τις χρονικές προθεσμίες πώλησης περισσότερο από άλλους.
Μεταξύ των βασικότερων παραγόντων που επηρεάζουν το παράθυρο κρατήσεων συγκαταλέγονται:

• Εκδηλώσεις, συνέδρια και δημόσιες πρωτοβουλίες: συναυλίες, εκθέσεις ή άλλες διοργανώσεις μπορούν να προσελκύσουν εκατοντάδες άτομα και να τροποποιήσουν το ημερολόγιο των κρατήσεων σε σχέση με τη συνήθη πορεία, αυξάνοντας τη ζήτηση ακόμη και σε ασυνήθιστες περιόδους.
• Η προέλευση των επισκεπτών, με δύο τρόπους:
  • οι αργίες που συνδέονται με τη χώρα προέλευσης, οι οποίες μπορεί να διαφέρουν από εκείνες του προορισμού·
  • ο χρόνος που απαιτείται για να φτάσει κανείς στον προορισμό. Είναι πιθανό όσοι χρειάζεται να διανύσουν μεγάλες αποστάσεις για το ταξίδι τους να το προγραμματίζουν αρκετά νωρίτερα σε σχέση με όσους βρίσκονται λίγες μόνο ώρες μακριά. Επομένως, το να γνωρίζουμε ποιοι είναι οι επισκέπτες μας και από πού προέρχονται αποτελεί βασικό στοιχείο και για την ανάλυση του παραθύρου κρατήσεων.
• Ο καιρός. Ιδίως για καταλύματα που εξαρτώνται από την εποχικότητα (όπως, για παράδειγμα, τα χιονοδρομικά θέρετρα) ή από την ύπαρξη φυσικών αξιοθέατων (σκεφτείτε ένα ξενοδοχείο που προσφέρει πανοραμικές εκδρομές), οι κλιματικές συνθήκες μπορούν επίσης να επηρεάσουν τον χρόνο προκράτησης.

Η συνεκτίμηση αυτών των παραγόντων βοηθά όχι μόνο στην πρόβλεψη του χρόνου κράτησης, αλλά και στην ερμηνεία πιθανών, φαινομενικά ασυνήθιστων, αποκλίσεων σε σχέση με τα ιστορικά δεδομένα.

Πώς υπολογίζεται το παράθυρο κρατήσεων; Με το Zak!

Μέχρι εδώ είδαμε τι είναι το παράθυρο κρατήσεων και ποια είναι τα οφέλη του για την καλύτερη διαχείριση των εσόδων. Πώς όμως υπολογίζεται το booking window; Ο πιο απλός τρόπος για να την υπολογίσετε και να την αξιοποιήσετε είναι μέσω ενός PMS (Property Management System). Λογισμικά όπως το Zak, το πρόγραμμα για ξενοδοχεία και τουριστικά καταλύματα της WuBook, επιτρέπουν τη λήψη, καταγραφή και παρακολούθηση των κρατήσεων και, κατά συνέπεια, την εξαγωγή μιας πλήρους εικόνας της εξέλιξής τους στον χρόνο.

Στην ενότητα των Στατιστικών Απόδοσης, το Zak παρέχει πληθώρα δεδομένων, μεταξύ των οποίων και τη μέση τιμή του παραθύρου κρατήσεων ανά ημέρα, μήνα ή έτος, ανάλογα με την επιλογή του ξενοδόχου. Επιπλέον, είναι δυνατή η φιλτράριση των αποτελεσμάτων βάσει διαφορετικών παραμέτρων, όπως ο τύπος δωματίου ή το κανάλι πώλησης, ώστε να προκύπτουν σημαντικές πληροφορίες σχετικά με τη δημοφιλέστερη κατηγορία διαμονής και την απόδοση των επιμέρους καναλιών. Πληροφορίες που, όπως αναφέραμε, μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον σχεδιασμό στοχευμένων ενεργειών και καμπανιών.

Επιπρόσθετα, το Zak επιτρέπει την αντιστοίχιση μιας προσαρμοσμένης ετικέτας σε κάθε κράτηση (π.χ. «business», «leisure», «οικογένεια» κ.λπ.) και την προβολή των αποτελεσμάτων μόνο για τις επιλεγμένες κατηγορίες. Με λίγα μόνο κλικ, μπορούν έτσι να εξαχθούν λεπτομέρειες σχετικά με το παράθυρο κρατήσεων και το κοινό-στόχο, ιδιαίτερα χρήσιμες για όσους ασχολούνται με την προώθηση και το revenue management.

Το παράθυρο κρατήσεων είναι ένα θεμελιώδες δεδομένο, το οποίο ένα PMS όπως το Zak επιτρέπει να υπολογιστεί με ακρίβεια και να συνδυαστεί με πολλούς άλλους δείκτες, ώστε να βελτιστοποιηθούν οι πόροι και οι επενδύσεις. Η γνώση του booking window του ξενοδοχείου σας βοηθά να εστιάζετε τις προσπάθειες όταν και όπου χρειάζεται, μειώνοντας στο ελάχιστο τις σπατάλες και μεγιστοποιώντας τα έσοδα.