Το Vacation Rental της WuBook: το νέο εργαλείο για διαχειριστές καταλυμάτων

Αγαπητοί WuBookers, εδώ και κάποιο διάστημα, δίπλα στους ξενοδόχους και τους ιδιοκτήτες έχει καθιερωθεί μια νέα επαγγελματική φιγούρα: ο διαχειριστής καταλύματος (property manager), δηλαδή ο επαγγελματίας της φιλοξενίας που αναλαμβάνει τη διαχείριση πολλών καταλυμάτων για λογαριασμό τρίτων. Έχοντας αυτούς και τις ιδιαίτερες ανάγκες τους κατά νου, αναπτύξαμε το Vacation Rental, ένα ειδικό module μέσα στο PMS μας. Ας το γνωρίσουμε καλύτερα.

Τι είναι το Vacation Rental και σε τι χρησιμεύει;

Η διαχείριση ενός ξενοδοχείου, μιας εξοχικής κατοικίας ή ενός B&B είναι μια απαιτητική εργασία που χρειάζεται οργάνωση, χρόνο και πόρους. Όταν ο αριθμός των καταλυμάτων αυξάνεται, η δραστηριότητα γίνεται ακόμη πιο πολύπλοκη. Γι’ αυτόν τον λόγο αποφασίσαμε να στηρίξουμε όσους, στο πλαίσιο της δουλειάς τους, διαχειρίζονται πολλά καταλύματα, συχνά όχι ιδιόκτητα.

Το Vacation Rental είναι το module του Zak της WuBook που έχει σχεδιαστεί ειδικά για όσους ασκούν αυτό το επάγγελμα. Χάρη σε μια σειρά από εξειδικευμένες λειτουργίες, απλοποιεί το έργο των property managers τόσο σε επίπεδο λειτουργικής διαχείρισης όσο και στη συνεργασία με διαφορετικούς ιδιοκτήτες, καθώς και στις διοικητικές διαδικασίες.

Επιπλέον, καθώς έχει αναπτυχθεί μέσα στο PMS μας για τουριστικά καταλύματα, μπορεί να ενσωματωθεί εύκολα με όλα τα λογισμικά πωλήσεων, όπως το Channel Manager και το Booking Engine, τα οποία είναι απαραίτητα για τη διασφάλιση προβολής και τζίρου.

Αλλά πώς λειτουργεί αναλυτικά;

Χαρακτηριστικά και λειτουργίες του νέου module

Ας ξεκινήσουμε από τα βασικά: μέσα στο Zak Vacation Rental μπορείτε να καταχωρίσετε μία ή περισσότερες ιδιοκτησίες, καθεμία με τα δικά της χαρακτηριστικά (όνομα καταλύματος, τιμές και κανόνες πώλησης κ.λπ.). Κάθε ιδιοκτησία μπορεί επίσης να συσχετιστεί με έναν ή περισσότερους ιδιοκτήτες, οι οποίοι μπορεί να είναι οι ίδιοι ή διαφορετικοί μεταξύ τους.

Ας πάρουμε ως παράδειγμα έναν property manager που διαχειρίζεται πέντε τουριστικά διαμερίσματα στη Μπολόνια: αποκτώντας πρόσβαση στο PMS, μπορεί να βλέπει τη συνολική απόδοση ολόκληρης της δραστηριότητας – για παράδειγμα, τα έσοδα που παράγονται από όλα τα καταλύματα – ή να εστιάζει σε ένα συγκεκριμένο διαμέρισμα για να πραγματοποιεί στοχευμένες αλλαγές και προσαρμογές. Αυτές μπορεί να αφορούν τις βάρδιες καθαρισμού, τις τιμές, το ημερολόγιο διαθεσιμότητας, τα κανάλια πώλησης και πολλά άλλα.

Η πλατφόρμα είναι εύχρηστη και διαισθητική και επιτρέπει τόσο γρήγορες μαζικές ενέργειες όσο και πιο εξειδικευμένες παρεμβάσεις σε κάθε μεμονωμένο κατάλυμα. Δεν υπάρχουν όρια στον αριθμό των ιδιοκτησιών που μπορούν να προστεθούν, ούτε περιορισμοί ως προς τη γεωγραφική τους τοποθεσία: ο property manager μπορεί να διαχειρίζεται εύκολα καταλύματα σε διαφορετικές περιοχές, όλα από το ίδιο περιβάλλον χρήσης.

Όμως, η ευκολία χρήσης δεν είναι το μόνο πλεονέκτημα του Vacation Rental: ας δούμε πιο αναλυτικά ορισμένες από τις βασικές του λειτουργίες.

Απλοποιημένη διαχείριση συμβολαίων επισκεπτών: αντίο γραφειοκρατία

Σε πολλές χώρες, όταν ένας επισκέπτης κάνει κράτηση σε δωμάτιο ή διαμέρισμα, υπογράφει ένα συμβόλαιο που ρυθμίζει τους όρους πώλησης και τις συμφωνίες με τον property manager. Τώρα, ας σκεφτούμε τον property manager της Μπολόνια που αναφέραμε παραπάνω και ας προσπαθήσουμε να φανταστούμε πόσα συμβόλαια πρέπει να ετοιμάσει, να στείλει και να ελέγξει για καθένα από τα πέντε διαμερίσματα που διαχειρίζεται. Για να μη χρειάζεται να αφιερώνει όλο τον χρόνο του μόνο σε αυτή τη διαδικασία, το Vacation Rental του Zak διαθέτει ήδη ένα σύστημα που αυτοματοποιεί αυτήν τη δραστηριότητα. Χάρη στο σύστημα προτύπων (templating), είναι δυνατό να δημιουργούνται και να αποθηκεύονται τυποποιημένα συμβόλαια, τα οποία μπορούν να προγραμματίζονται ή να αποστέλλονται χειροκίνητα για κάθε μεμονωμένη κράτηση. Αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να προσαρμόζονται κάθε φορά από την αρχή, επιτρέποντας στον property manager να ασχοληθεί με άλλες, πιο σημαντικές εργασίες.

Αναλυτική και διαφοροποιημένη αναφορά δεδομένων: όλα πάντα υπό έλεγχο

Η «υγεία» μιας επιχείρησης αποτυπώνεται στα δεδομένα. Το Zak επιτρέπει στον property manager να βλέπει τους βασικούς δείκτες απόδοσης (KPIs) είτε ενός μεμονωμένου καταλύματος είτε όλων των καταλυμάτων που διαχειρίζεται, ή ακόμη και να επιλέγει μόνο εκείνα που ανήκουν σε έναν συγκεκριμένο ιδιοκτήτη. Ανάλογα με τα φίλτρα που εφαρμόζονται, μπορεί να δει τις κρατήσεις που έχουν ληφθεί, τα ποσά, τα πρόσθετα έσοδα (extras) που δημιουργήθηκαν, τα κόστη καθαρισμού και –ένα ακόμη στοιχείο απλοποίησης– τις προμήθειες που αναμένονται για τον ίδιο, για τον ιδιοκτήτη και για τυχόν OTA από τα οποία προήλθε η πώληση.

Μια αντίστοιχη αναφορά μπορεί στη συνέχεια να κοινοποιηθεί στους διάφορους ιδιοκτήτες, οι οποίοι με τη σειρά τους έχουν πάντα πλήρη εικόνα της απόδοσης και των οικονομικών στοιχείων του καταλύματός τους.

Προβολή (και ρυθμίσεις) αφιερωμένες στους ιδιοκτήτες: ζήτω η αυτονομία

Μιλώντας για ιδιοκτήτες, γνωρίζουμε ότι πολλοί επιθυμούν να ενημερώνονται για την πληρότητα και τις κρατήσεις που λαμβάνονται. Σε ορισμένες περιπτώσεις, όμως, αυτή η απολύτως κατανοητή περιέργεια μπορεί να γίνει αγχωτική για τον property manager, ο οποίος δεν χρειάζεται μόνο να φροντίζει ώστε όλα να λειτουργούν σωστά, αλλά και να ενημερώνει διαρκώς τους διαφορετικούς ιδιοκτήτες.

Οι ειδικές προβολές λύνουν αυτό το ζήτημα με τον καλύτερο τρόπο: μέσω ενός απλού, εξατομικευμένου συνδέσμου, ο ιδιοκτήτης μπορεί να βλέπει πάντα σε πραγματικό χρόνο τη διαθεσιμότητα των δωματίων και για ποιες ημερομηνίες έχουν ληφθεί κρατήσεις. Επιπλέον, αν ο property manager έχει παραχωρήσει δικαιώματα επεξεργασίας, ο ιδιοκτήτης μπορεί και να κλείνει ημερομηνίες αυτόνομα, διαχειριζόμενος απευθείας τη διαθεσιμότητα του διαμερίσματός του.

Κεντρικοποιημένη διαχείριση μηνυμάτων: ένα μόνο πάνελ για όλη την επικοινωνία

Τι γίνεται όταν ένας επισκέπτης ζητά πληροφορίες μέσω του Booking.com ή του Airbnb; Κανένας λόγος ανησυχίας: το Zak σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε όλα τα μηνύματα από αυτά τα OTA μέσα από μία και μόνο σελίδα. Όταν λαμβάνεται ένα μήνυμα, το Zak ειδοποιεί τον property manager, ο οποίος μπορεί να μεταβεί σε αυτήν την ενότητα για να διαβάσει και να απαντήσει σε όλα τα αιτήματα των επισκεπτών που έχουν κάνει κράτηση μέσω των δύο καναλιών.

Με αυτόν τον τρόπο, δεν χρειάζεται πλέον να χάνεται χρόνος μεταβαίνοντας από το ένα intranet πρακτορείου στο άλλο, ενώ παράλληλα διατηρείται πλήρης έλεγχος και ιστορικό της επικοινωνίας με τους επισκέπτες.

Δημιουργία αναφοράς DAC7 (για την ιταλική αγορά)

Με την εισαγωγή του ευρωπαϊκού κανονισμού που είναι γνωστός ως DAC7, οι πλατφόρμες που διαχειρίζονται διαδικτυακές πωλήσεις υποχρεούνται να κοινοποιούν στοιχεία για τους πωλητές που υπερβαίνουν συγκεκριμένα όρια εισοδήματος στην Ιταλική Φορολογική Αρχή (Agenzia delle Entrate). Το Vacation Rental προβλέπει τη δημιουργία αναφορών προς τις φορολογικές αρχές: μια απαραίτητη λειτουργία που μειώνει σημαντικά τη λειτουργική πίεση στους property managers και η οποία σύντομα θα επεκταθεί και σε άλλες ευρωπαϊκές αγορές.

Όλα τα πλεονεκτήματα του module της WuBook για property managers

Όλες αυτές οι λειτουργίες εξασφαλίζουν ομαλή και εργονομική καθημερινή λειτουργία για τους property managers, επιτρέποντάς τους να επικεντρωθούν στις πτυχές της δραστηριότητας που απαιτούν τη μέγιστη προσοχή τους, χωρίς περιττούς περισπασμούς. Ο ολοκληρωμένος και φιλικός προς τον χρήστη πίνακας ελέγχου, η διαχείριση του DAC7, ο αυτόματος διαχωρισμός των προμηθειών μεταξύ διαχειριστή και διαφορετικών ιδιοκτητών, καθώς και η δημιουργία και αποστολή μισθωτηρίων συμβολαίων στους επισκέπτες, αποτελούν πρακτικές λειτουργίες που εξοικονομούν χρόνο και ενέργεια, με άμεσο όφελος για τα έσοδα των καταλυμάτων.

Επιπλέον, αυτή την περίοδο εργαζόμαστε στην υλοποίηση νέων λειτουργιών που θα επιτρέψουν, για παράδειγμα, ακόμη πιο απλοποιημένη και ημι-αυτόματη διαχείριση πληρωμών και τιμολογίων μεταξύ επαγγελματιών της φιλοξενίας και ιδιοκτητών.

Πώς μπορείτε λοιπόν να αποκτήσετε αυτό το πολύτιμο module; Επικοινωνήστε με το τμήμα υποστήριξης για να το ενεργοποιήσετε ή για να λάβετε περισσότερες πληροφορίες. Είμαστε πάντα δίπλα σε όσους θέλουν να αναπτυχθούν μαζί μας!