Πώς να μειώσετε το λειτουργικό κόστος ενός ξενοδοχείου χωρίς να επηρεάσετε την ποιότητα των υπηρεσιών

Αγαπητοί WuBookers, όσοι διαχειρίζονται ένα ξενοδοχείο, ένα B&B ή ένα κατάλυμα για διακοπές γνωρίζουν ότι πρέπει να αντιμετωπίζουν τα έξοδα που απαιτεί το κατάλυμα και η λειτουργία του. Πρόκειται πολύ συχνά για σταθερά έξοδα, όπως το προσωπικό ή οι λογαριασμοί κοινής ωφέλειας, τα οποία δύσκολα μπορούν να εξαλειφθούν εντελώς. Ωστόσο, υπάρχουν τρόποι να μειωθούν αυτά τα κόστη και να βελτιστοποιηθεί η οικονομία του ξενοδοχείου χωρίς να θιγεί η ποιότητα των υπηρεσιών. Πώς; Ας το δούμε μαζί σε αυτό το άρθρο.

Πόσο κοστίζει η λειτουργία ενός ξενοδοχείου;

Το πρώτο βήμα για να καταλάβει κανείς πού και πώς μπορεί να γίνει εξοικονόμηση, είναι να γνωρίζει ποια είναι τα έξοδα του ξενοδοχείου και πόσο κοστίζει το καθένα. Σε αυτό το στάδιο είναι σημαντικό να γίνει ένας ακριβής κατάλογος όλων των εξόδων, σταθερών και μεταβλητών. Ο κατάλογος θα πρέπει, λοιπόν, να περιλαμβάνει: το προσωπικό (εσωτερικό και εξωτερικό), τους λογαριασμούς και τις υπηρεσίες κοινής ωφέλειας (νερό, ρεύμα, φυσικό αέριο, Wi-Fi), άλλες προμήθειες (φαγητό και ποτό, λευκά είδη), προγράμματα και λογισμικά (ασφάλεια, διαχείριση, αυτοματισμοί κ.ά.), μάρκετινγκ και επικοινωνία, συμπεριλαμβανομένων και πιθανών προμηθειών σε OTA ή εξόδων για έντυπη και ψηφιακή προβολή.

Αφού ολοκληρωθεί αυτή η καταγραφή, είναι καλό να εστιάσει κανείς στα μεγαλύτερα έξοδα, δηλαδή σε εκείνα που επιβαρύνουν περισσότερο τον προϋπολογισμό της επιχείρησης, ώστε να προσπαθήσει να τα μειώσει. Δυστυχώς, δεν υπάρχει ένα ενιαίο πρότυπο – κάθε ξενοδοχείο ή B&B έχει διαφορετικά οικονομικά δεδομένα – ωστόσο, είναι δυνατό να ακολουθηθούν ορισμένα γενικά “κόλπα” για τη μείωση του κόστους.

5 συμβουλές για τη μείωση του κόστους ενός ξενοδοχείου

Ανεξάρτητα από τις διακυμάνσεις της αγοράς και την πληρότητα, υπάρχουν έξοδα που μπορούν να ελεγχθούν απλά με την υιοθέτηση καλών πρακτικών στη διαχείριση και τη λειτουργία της επιχείρησης.

1. Σωστή διαχείριση των πόρων

Τα τελευταία χρόνια, και λόγω της γεωπολιτικής κατάστασης, το κόστος της ενέργειας και άλλων πόρων έχει αυξηθεί σημαντικά. Η μετακύλιση αυτών των εξόδων στον πελάτη, αυξάνοντας για παράδειγμα τις τιμές, δεν αποτελεί πάντα αποδοτική στρατηγική, καθώς ενδέχεται να καταστήσει το κατάλυμα λιγότερο ανταγωνιστικό και λιγότερο ελκυστικό για δυνητικούς επισκέπτες.

Επομένως, είναι προτιμότερο να επιλέγεται μια προσεκτική και συνετή διαχείριση της ηλεκτρικής ενέργειας ή ακόμη και μια οικολογική αναβάθμιση ολόκληρης της εγκατάστασης ή διαμερίσματος.

Όσον αφορά την πρώτη επιλογή, είναι σκόπιμο, για παράδειγμα:

• Να ευαισθητοποιήσετε το προσωπικό και τους επισκέπτες σχετικά με τη χρήση των πόρων, εκπαιδεύοντας κατάλληλα το προσωπικό και ενθαρρύνοντας τους επισκέπτες να αποφεύγουν τη σπατάλη ενέργειας (αλλά και νερού και φυσικού αερίου). Αυτό μπορεί να επιτευχθεί με μηνύματα σε ψηφιακή επικοινωνία και υπενθυμίσεις μέσα στα δωμάτια και στους κοινόχρηστους χώρους.
• Να αντικαταστήσετε όλους τους λαμπτήρες πυρακτώσεως με λαμπτήρες LED, οι οποίοι έχουν ίδια ισχύ αλλά καταναλώνουν πολύ λιγότερη ενέργεια.
• Να αξιοποιήσετε την τεχνολογία για τη μείωση της σπατάλης. Αισθητήρες κίνησης και άλλες λύσεις αυτοματισμού μπορούν να ρυθμίζουν τη λειτουργία συσκευών θέρμανσης και ψύξης ακόμα και εξ αποστάσεως.
• Να επενδύσετε σε φωτοβολταϊκά πάνελ, τα οποία αποθηκεύουν ενέργεια και μειώνουν την εξάρτηση από εξωτερική προμήθεια.

Εάν από την άλλη υπάρχει η δυνατότητα εκτεταμένης ανακαίνισης του ξενοδοχείου ή πρόκειται για νέα κατασκευή, τότε είναι προτιμότερο να επιλεγεί η οδός της πλήρους περιβαλλοντικής βιωσιμότητας. Είναι μια λύση που συχνά ενθαρρύνεται από κρατικούς ή διεθνείς φορείς, αποδεικνύεται συμφέρουσα οικονομικά (και οικολογικά) και εκτιμάται ιδιαίτερα από τους σύγχρονους ταξιδιώτες, οι οποίοι αναζητούν “πράσινα” καταλύματα με οικολογικές πιστοποιήσεις.

2. Φροντίδα του καταλύματος: καλύτερα το προλαμβάνειν παρά το θεραπεύειν

Έχει διαρροή ο νιπτήρας; Τρίζει το πόμολο της πόρτας; Έχει σκιστεί το χαλί; Καλύτερα να φροντίσετε άμεσα για την αποκατάσταση. Αυτό ισχύει για τα έπιπλα, αλλά και για τις εγκαταστάσεις και τη γενική υποδομή του καταλύματος.

Εκτός από τη διόρθωση βλαβών – όσο μικρές κι αν φαίνονται – είναι σημαντικό να οργανώνεται ένα προγραμματισμένο και τακτικό πρόγραμμα συντήρησης για την παρακολούθηση της λειτουργίας των αποχετεύσεων, της πισίνας (αν υπάρχει), του συστήματος ποτίσματος του κήπου κ.ά.

Με αυτόν τον τρόπο, διασφαλίζονται κατάλληλα επίπεδα ασφάλειας και άνεσης, ενώ αποφεύγονται όσο το δυνατόν περισσότερο αιφνίδιες βλάβες και προβλήματα, που προκαλούν ταλαιπωρία, έκτακτα έξοδα και δυσαρέσκεια των πελατών.

Πρόκειται, με άλλα λόγια, για μια επένδυση που μειώνει τον κίνδυνο επισκευών της τελευταίας στιγμής, οι οποίες γενικά κοστίζουν περισσότερο από την προληπτική συντήρηση.

3. Εκπαίδευση προσωπικού για βέλτιστη διαχείριση, ακόμα και σε κρίση

Ένας ακόμη παράγοντας που επηρεάζει σημαντικά το κόστος λειτουργίας ενός ξενοδοχείου είναι το προσωπικό. Όταν οι εργαζόμενοι είναι κατάλληλα εκπαιδευμένοι, η συνολική διαχείριση του καταλύματος βελτιώνεται αισθητά: διασφαλίζεται μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα, οι πελάτες απολαμβάνουν ποιοτικές υπηρεσίες και απρόοπτα γεγονότα αντιμετωπίζονται άμεσα και αποτελεσματικά.

Αντίθετα, ο αυτοσχεδιασμός και η έλλειψη οργάνωσης όχι μόνο δεν βοηθούν, αλλά δημιουργούν επιπλέον κόστη, είτε λόγω καθυστερήσεων είτε λόγω λανθασμένων επιλογών.

Επιπλέον, ένα προσωπικό που γνωρίζει καλά το δικό του έργο και το έργο των συναδέλφων του μπορεί να αντιμετωπίσει προσωρινές δυσκολίες, όπως απουσίες λόγω ασθένειας ή τεχνικά προβλήματα.

4. Επιλογή αξιόπιστων και αποδοτικών εργαλείων λειτουργίας

Ακόμα και το καλύτερα εκπαιδευμένο προσωπικό δεν μπορεί να αποδώσει χωρίς κατάλληλη οργάνωση. Κι αυτό επηρεάζει άμεσα τα κόστη: όσο λιγότερο ομαλές και ξεκάθαρες είναι οι διαδικασίες, τόσο αυξάνονται τα έξοδα. Το προσωπικό θα σπαταλά περισσότερο χρόνο σε απλές εργασίες, μπορεί να ανατίθενται πολλοί στην ίδια αποστολή και θα υπάρχουν συνεχείς προσπάθειες να “σωθεί” η κατάσταση.

Αν ο στόχος είναι η εξοικονόμηση και η παροχή ποιοτικής εξυπηρέτησης, αυτό είναι ένα σενάριο που πρέπει να αποφευχθεί.

Για τον λόγο αυτό, η επιλογή λογισμικού διαχείρισης αποτελεί πάντα έξυπνη επένδυση – ειδικά αν πρόκειται για προγράμματα σχεδιασμένα αποκλειστικά για τη φιλοξενία, όπως το Zak, το PMS της WuBook.

Πώς μπορεί ένα εργαλείο όπως το Zak να βελτιώσει την οικονομία ενός ξενοδοχείου;

Με πολλούς τρόπους:

• Πρόκειται για ένα όλα-σε-ένα σύστημα, που συγκεντρώνει λειτουργίες για τις οποίες θα απαιτούνταν διαφορετικά λογισμικά, μειώνοντας έτσι το συνολικό κόστος.
• Επιτρέπει την οργάνωση των εργασιών καθαριότητας σύμφωνα με τις πραγματικές ανάγκες και τις κρατήσεις.
• Ανακουφίζει σημαντικά το έργο της υποδοχής, επιτρέποντας στους επισκέπτες να κάνουν check-in online και να επιταχύνουν όλες τις διαδικασίες εγγραφής.
• Διευκολύνει την επικοινωνία με τους πελάτες, δίνοντας δυνατότητα αποστολής αυτοματοποιημένων μηνυμάτων (π.χ. κατά την κράτηση, για αξιολόγηση μετά τη διαμονή κ.ά.).
• Μέσω του Channel Manager, γίνεται εύκολη και γρήγορη η ενημέρωση διαθεσιμότητας και τιμών σε εξωτερικά κανάλια πώλησης – μειώνοντας λάθη και απώλειες χρόνου.
• Με το ενσωματωμένη Μηχανή Κράτησης, οι πελάτες μπορούν να επιλέγουν ημερομηνίες και τύπο δωματίου και να ολοκληρώνουν την κράτηση απευθείας από την ιστοσελίδα του καταλύματος – κάτι που απλοποιεί τη διαδικασία και μειώνει την εξάρτηση από τα OTA.

Με λίγα λόγια, όταν ανατίθενται στο PMS οι πιο χρονοβόρες διοικητικές και χειρωνακτικές εργασίες, ελαφρύνεται σημαντικά η λειτουργία και αξιοποιούνται καλύτερα οι διαθέσιμοι πόροι.

5. Σχολαστική αξιολόγηση της στρατηγικής μάρκετινγκ

Η επικοινωνία και το μάρκετινγκ είναι απαραίτητα για την ενίσχυση της προβολής και των κρατήσεων. Ωστόσο, δεν είναι όλες οι δραστηριότητες αποδοτικές ή βιώσιμες.

Για άλλη μια φορά, το πρώτο βήμα είναι μια συνολική αξιολόγηση για να διαπιστωθεί ποια κανάλια αξίζει να διατηρηθούν ενεργά (και πώς), και ποια μπορούν να αντικατασταθούν ή να καταργηθούν.

Για παράδειγμα, αν το κατάλυμά σας απευθύνεται κυρίως σε επαγγελματίες ή λειτουργεί καλά με την αγορά του MICE, τότε πιθανόν το LinkedIn να είναι πιο αποδοτικό, ενώ το TikTok λιγότερο.

Αντιθέτως, αν στοχεύετε σε οικογένειες ή νεαρά ζευγάρια, ίσως το Facebook, το TikTok ή ακόμη και το influencer marketing να είναι πιο αποτελεσματικά.

Η συμβουλή, γενικά, είναι να μην βγάζετε βιαστικά συμπεράσματα, αλλά να αξιολογείτε κάθε εργαλείο σε βάθος χρόνου και σύμφωνα με τις ιδιαιτερότητες της επιχείρησής σας. Μόλις εντοπιστούν τα πιο αποδοτικά μέσα, θα είναι εύκολο να εντοπιστούν και τα σημεία για περικοπές.

Άλλες πτυχές που αξίζει να εξετάσετε για τη μείωση των εξόδων

Άλλες παρεμβάσεις που μπορούν να συμβάλουν στη μείωση των εξόδων χωρίς να επηρεάσουν την ποιότητα της προσφοράς αφορούν, για παράδειγμα, τα συμβόλαια με τους προμηθευτές: η διαπραγμάτευση για την παροχή παρόμοιων υπηρεσιών ή προϊόντων σε χαμηλότερες τιμές μπορεί να αποδειχθεί ιδιαίτερα αποτελεσματική στρατηγική.

Αξίζει επίσης να ελέγξετε τις ασφαλιστικές καλύψεις και – εφόσον είναι εφικτό – να τις επαναξιολογήσετε: εξετάστε αν η υπάρχουσα κάλυψη ανταποκρίνεται πραγματικά στις ανάγκες της επιχείρησής σας και αν υπάρχουν τρόποι να μειωθεί το οικονομικό της βάρος.

Τέλος, δείτε κριτικά τους χώρους σας: υπάρχουν περιοχές που παραμένουν ανεκμετάλλευτες; Αν ναι, επαναξιολογήστε τις και αναβαθμίστε τις, δημιουργώντας, για παράδειγμα, χώρους για άθληση ή εργασία, που θα μπορούσαν να προσελκύσουν νέο κοινό – όπως τηλεργαζόμενους ή επαγγελματίες που αναζητούν έναν χώρο για εργασία.

Όπως αναφέρθηκε και προηγουμένως, κάθε περίπτωση είναι διαφορετική και οι συμβουλές που αναφέρθηκαν μπορεί να μην είναι εφαρμόσιμες παντού. Παρ’ όλα αυτά, αποτελούν ένα καλό σημείο εκκίνησης για να κατανοήσετε πού κατευθύνονται τα χρήματα και πώς θα μπορούσαν να επενδυθούν με στόχο την αύξηση των εσόδων.