Φιλοξενία MICE: τι σημαίνει, χαρακτηριστικά και ευκαιρίες

Αγαπητοί WuBookers,
Μεταξύ των διαφόρων ευκαιριών που προσφέρει ο επιχειρηματικός τουρισμός είναι αυτές της λεγόμενης φιλοξενίας MICE: ένα ακριβές είδος ταξιδιού που σχετίζεται με εκδηλώσεις και συνέδρια που μπορεί να ενισχύσει τα έσοδα του ξενοδοχείου.

Εδώ είναι τι είναι και τι οφέλη φέρνει.

MICE: ορισμός και νόημα

Το MICE είναι ένα αρκτικόλεξο που σημαίνει Συναντήσεις, Κίνητρα, Συνέδρια και Εκθέσεις (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions).
Πιο συγκεκριμένα:

• με τον όρο Συναντήσεις εννοούμε γενικά μονοήμερες εκδηλώσεις που διοργανώνονται από εταιρείες για να μοιραστούν πληροφορίες, στόχους και αποτελέσματα με τους υπαλλήλους ή τους μετόχους τους. Το μέγεθος μπορεί να κυμαίνεται από μια μικρή ομάδα ανθρώπων έως μεγαλύτερες επανενώσεις. Οι συναντήσεις αυτού του τύπου φιλοξενούνται συχνά σε αίθουσα συνεδριάσεων ή συνεδριακό κέντρο ξενοδοχείου.
• τα Κίνητρα, γνωστά και ως «ταξίδια ανταμοιβής», περιλαμβάνουν όλους τους τύπους ταξιδιών που προσφέρει μια εταιρεία σε μεμονωμένους υπαλλήλους, ομάδες ή συνεργάτες. Σε αυτήν την κατηγορία περιλαμβάνονται επίσης διαμονές και εμπειρίες αφιερωμένες στο ομαδικό χτίσιμο, καθώς ο κοινός στόχος είναι να ευχαριστήσουν τους ανθρώπους για τις επιδόσεις τους και να αυξήσουν ή να διατηρήσουν υψηλή συμμετοχή στην εταιρική ζωή.
• τα Συνέδρια, από την άλλη πλευρά, είναι μεγαλύτερες συναντήσεις ποικίλου μεγέθους και διάρκειας, που συχνά διαρκούν αρκετές ημέρες. Όπως και στην περίπτωση των κινήτρων, τα συνέδρια μπορούν να ακολουθήσουν πολύ διαφορετική δυναμική ανάλογα με τους διοργανωτές και τον κλάδο τους: μπορεί να έχουν εκπαιδευτικούς σκοπούς ή σκοπούς δικτύωσης και να έχουν επαγγελματική ή εμπορική φύση.
• τέλος, Εκθέσεις ή εμπορικές εκθέσεις, είναι συνήθως μαζικές εκδηλώσεις που προσελκύουν εκατοντάδες επισκέπτες και εκθέτες από όλο τον κόσμο. Μπορούν να διαρκέσουν από μερικές ημέρες έως μία εβδομάδα και να περιλαμβάνουν την αγορά εισιτηρίου. Οι εκθέσεις είναι συνήθως πολύ συγκεκριμένες για τον κλάδο και έχουν μια καλά καθορισμένη αγορά-στόχο.

Ο τουρισμός MICE είναι επομένως αυτό που δημιουργείται από όλη αυτή τη σειρά εκδηλώσεων, που διοργανώνονται σε τοπικό, εθνικό ή διεθνές επίπεδο από εταιρείες και ενώσεις από διάφορους τομείς και σε διάφορες περιστάσεις.

Μπορούν τα ξενοδοχεία να επωφεληθούν από αυτό; Τα δεδομένα τάσεων για τον κλάδο μας λένε ναι.

Συνεδριακός τουρισμός στην Ιταλία: αριθμοί και ευκαιρίες

Το είχαμε αναφέρει όταν μιλούσαμε για τα διάφορα είδη τουρισμού στην Ιταλία: ο επιχειρηματικός και ο συνεδριακός τουρισμός ειδικότερα αντιπροσωπεύουν μια πολύ ενδιαφέρουσα θέση για τον κλάδο της φιλοξενίας. Το 2022 καταγράφηκαν περισσότερες από 300 χιλιάδες επιχειρηματικές εκδηλώσεις στην Ιταλία, με συνολικά 31,7 εκατομμύρια συμμετέχοντες, μια απότομη αύξηση σε σχέση με το προηγούμενο έτος. Αριθμοί που σημειώθηκαν από το Ιταλικό Παρατηρητήριο Συνεδρίων και Εκδηλώσεων (Oice) σε μια πρόσφατη έρευνα που προωθήθηκε από το Federcongressi&eventi και πραγματοποιήθηκε από την Alta Scuola di economia e relazioni internazionali του Università Cattolica del Sacro Cuore – Aseri.
Με βάση τα δεδομένα της ISTAT, συνεχίζει η μελέτη, είναι δυνατόν να εκτιμηθεί ότι εκδηλώσεις που ξεπερνούν τη μία ημέρα αντιπροσώπευαν το 8,1 τοις εκατό της προσέλευσης που βρέθηκε στο σύνολο των ξενοδοχειακών καταλυμάτων εκείνο το έτος.

Και στην πραγματικότητα, τα ξενοδοχεία με αίθουσες συσκέψεων είναι μεταξύ των προτιμώμενων προορισμών για τη διοργάνωση αυτού του τύπου συναντήσεων, καθώς είναι ενεργά περισσότερο από το 77 τοις εκατό του χρόνου. Παρά το γεγονός ότι είναι μεταξύ των τοποθεσιών που επηρεάζονται περισσότερο από τα περιοριστικά μέτρα υγείας για τον περιορισμό της πανδημίας Covid-19, τα ξενοδοχεία στην πραγματικότητα δείχνουν εξαιρετική ανθεκτικότητα, δεδομένου ότι «το 2019 συγκέντρωσαν συνολικά το 80,9% των εκδηλώσεων που πραγματοποιήθηκαν στην Ιταλία» (Oice ).

Όσον αφορά την προέλευση των συμμετεχόντων, η OICE διαπιστώνει μείωση στις εθνικές εκδηλώσεις, προς όφελος των τοπικών και διεθνών. Μια τάση που επιβεβαιώθηκε επίσης από τον Εθνικό Οργανισμό Τουρισμού ENIT, σύμφωνα με τον οποίο η Ιταλία είναι τρίτη παγκοσμίως για τον τουρισμό MICE και δεύτερη στην Ευρώπη, με περισσότερες από 520 συναντήσεις μετά την Ισπανία (528) και τις ΗΠΑ (690).

Μια πιο προσεκτική ματιά στις προβλεπόμενες τάσεις και τη συμπεριφορά του τμήματος βοηθά στην ακόμα καλύτερη κατανόηση των δυνατοτήτων του.

Σενάρια και τάσεις στον τουρισμό MICE

Πράγματι, οι δύο έρευνες που αναφέρθηκαν παραπάνω προσφέρουν μια εικόνα για τις προσδοκίες για τα επόμενα χρόνια, ξεκινώντας από την εξέλιξη της προσφοράς και της ζήτησης.

Οι νέες μορφές υβριδικής εργασίας, εν μέρει στο γραφείο και εν μέρει στο σπίτι, που εξαπλώθηκαν σε μεγάλη κλίμακα λόγω της πανδημίας και συχνά διατηρήθηκαν μετά την επιστροφή της έκτακτης ανάγκης, έχουν οδηγήσει σε αυξανόμενη ανάγκη για προσωπικές συναντήσεις. Στην πραγματικότητα, αυτός ο τρόπος ανταποκρίνεται στην ανάγκη για κοινωνικότητα και δημιουργία επαγγελματικών σχέσεων που θεωρείται πιο αποτελεσματική όταν γίνεται αυτοπροσώπως.

Από την άλλη πλευρά, η διαμόρφωση του χώρου είναι επίσης σημαντική: έχοντας αυτό κατά νου, βλέπουμε ολοένα και περισσότερο την ανακαίνιση και την αναβάθμιση των περιβαλλόντων, ειδικά όσον αφορά τον ψηφιακό εξοπλισμό. Η αυθεντικότητα του καταλύματος, που περιβάλλεται από τη φύση ή σε αποκλειστικούς χώρους, είναι ένα πλεονέκτημα ειδικά για ορισμένους τύπους εκδηλώσεων. Όπως είναι, από την άλλη, η πλήρης προσαρμοστικότητά του, με αρθρωτούς χώρους που μπορούν να τροποποιηθούν ανάλογα με τις ανάγκες.

Όχι μόνο δουλειά: η άλλη σημαντική τάση στον τουρισμό στην Ιταλία, είναι ακριβώς η λεγόμενη «bleisure» ή ο συνδυασμός επαγγελματικών και ταξιδιών αναψυχής σε μία μόνο διαμονή. Σύμφωνα με στοιχεία που συλλέγει η Enit, στην πραγματικότητα, βλέπουμε όλο και περισσότερο μικτές πληρωμές («μικτή πληρωμή»), δηλαδή κοινές μεθόδους πληρωμής μεταξύ της εταιρείας και του ταξιδιώτη, ο οποίος αντλεί από τα προσωπικά του κεφάλαια για να προσθέσει ημέρες διακοπών στο επαγγελματικό ταξίδι.
Μια βολική φόρμουλα τόσο για εταιρείες όσο και για ξενοδοχεία, καθώς συχνά περιλαμβάνει μεγαλύτερες διανυκτερεύσεις.

Ποια είναι όμως, συνοπτικά, τα οφέλη του MICE για όσους εργάζονται στη φιλοξενία;

Φιλοξενία MICE: τα οφέλη

Τα οφέλη του τουρισμού MICE για τα ξενοδοχεία είναι πολλά, ξεκινώντας από τα αυξημένα έσοδα. Οι συμμετέχοντες στην εκδήλωση χρειάζονται καταλύματα, αλλά χρειάζονται επίσης χώρο συναντήσεων και άλλες υπηρεσίες για να κάνουν την εμπειρία ολοκληρωμένη και άνετη. Εδώ, πέρα ​​από αυτό που χρειάζεται για την ίδια τη συνάντηση, δημιουργούνται ευνοϊκές ευκαιρίες για upselling και cross-selling.

Οι εκδηλώσεις MICE πραγματοποιούνται όλο το χρόνο και παρέχουν μια ευκαιρία βελτίωσης των ποσοστών πληρότητας και αύξησης των εσόδων ακόμη και σε περιόδους εκτός σεζόν ή σε περιόδους χαμηλότερης ζήτησης.
Και όχι μόνο αυτό, η προαναφερθείσα φόρμουλα “μεικτού” (ανάμειξη επαγγελματικών και ταξιδιών αναψυχής), επιτρέπει την εποχική προσαρμογή των κρατήσεων προς όφελός του, κάτι που μπορεί να ενισχυθεί περαιτέρω με την προσφορά χαμηλότερων τιμών για διανυκτερεύσεις εκτός εποχής.

Συχνά, όπως είπαμε, οι μικτές παραμονές εργασίας-διακοπών οδηγούν σε αύξηση του μέσου όρου διαμονής, με τις κρατήσεις να εκτείνονται σε αρκετές ημέρες.

Τέλος, δεν πρέπει να ξεχνιέται η αξία του από στόμα σε στόμα. Εάν είναι ικανοποιημένοι, οι επισκέπτες της εκδήλωσης μπορούν να μετατραπούν σε πραγματικούς πρεσβευτές επωνυμίας με άλλους πιθανούς πελάτες. Σε μεγαλύτερη κλίμακα, ειδικά για εκδηλώσεις συγκεκριμένης κλίμακας και που επαναλαμβάνονται με κάποια κανονικότητα χρόνο με το χρόνο, αυτό μπορεί επίσης να μεταφραστεί σε γενική αύξηση της αναγνωρισιμότητας των προορισμών, με μακροπρόθεσμες θετικές επιδράσεις σε μεγαλύτερη πελατειακή βάση.

Απαιτούνται στρατηγικές και εργαλεία

Για να προσελκύσετε επαγγελματίες ταξιδιώτες και ταξιδιώτες MICE, η δήλωση της χωρητικότητας του χώρου και των διαθέσιμων επιλογών ενδέχεται να μην είναι αρκετή. Η στρατηγική μάρκετινγκ πρέπει επίσης να προσαρμοστεί σε αυτό το κοινό-στόχο, όχι μόνο σε περιεχόμενο αλλά και σε μεθόδους προώθησης.
Πρώτον, πρέπει να δημιουργήσετε μια αποκλειστική προσφορά MICE με δική της ταυτότητα, όπως θα κάνατε με μια εποχική προσφορά ή ένα πακέτο διακοπών.

Δεύτερον, μπορεί να χρειαστεί να απευθυνθείτε σε εξειδικευμένες οντότητες που κάνουν κράτηση ιδιοκτησιών MICE για επιχειρήσεις, εθνικούς και διεθνείς πελάτες.
Πράγματι, τα πρακτορεία και οι προγραμματιστές εκδηλώσεων προσφέρουν υπηρεσίες σχεδιασμού, οργάνωσης και επιτόπιας διαχείρισης MICE και αναζητούν συνεχώς νέους χώρους για συνεργασία. Ομοίως, όταν τα ξενοδοχεία λαμβάνουν απευθείας ένα αίτημα που σχετίζεται με μια εκδήλωση MICE, μπορεί να χρειαστούν πρακτική βοήθεια για να βελτιώσουν την εμπειρία των επισκεπτών – ένας εξωτερικός προγραμματιστής εκδηλώσεων μπορεί επίσης να βοηθήσει σε αυτό.

Ωστόσο, τίποτα από αυτά δεν μπορεί να επιτευχθεί χωρίς την κατάλληλη τεχνολογική υποστήριξη, η οποία επιτρέπει τη γρήγορη και τακτοποιημένη διαχείριση των ομαδικών κρατήσεων και των βοηθητικών υπηρεσιών που απαιτούνται από τους επισκέπτες. Έχοντας αυτό υπόψη, είναι απαραίτητο να έχετε ένα ξενοδοχειακό PMS, δηλαδή λογισμικό που επιτρέπει τον κεντρικό έλεγχο και την τροποποίηση των κρατήσεων, τις αναθέσεις δωματίων και τη διαχείριση των check-in και των πληρωμών. Το Zak της Wubook είναι ένα λογισμικό διαχείρισης για καταλύματα φιλοξενίας που επιτρέπει στους ξενοδόχους και τους διαχειριστές καταλυμάτων να διέπουν ολόκληρη τη διαδικασία πώλησης δωματίων και τις εσωτερικές λειτουργίες, ενώ παρέχει επίσης δεδομένα για τη βελτιστοποίηση των στρατηγικών τιμολόγησης και των εμπορικών προσφορών. Όλα από μια ενιαία πλατφόρμα.

Το PMS είναι επομένως ένα απαραίτητο εργαλείο για όσους σκοπεύουν να επωφεληθούν από ένα πολλά υποσχόμενο τμήμα όπως ο τουρισμός MICE.