Δημιουργία και χρήση στατιστικών και θεσμικών αναφορών με το PMS της WuBook για καταλύματα

Αγαπητοί WuBookers, μεταξύ των θεμάτων που βαρύνουν τους ξενοδόχους και τους διαχειριστές καταλυμάτων είναι αρκετές καθημερινές νομικές και γραφειοκρατικές εργασίες. Αυτές περιλαμβάνουν, για παράδειγμα, τη δημιουργία και αποστολή θεσμικών αναφορών, για στατιστικούς λόγους ή λόγους ελέγχου, στις αρμόδιες τοπικές υπηρεσίες. Διαδικασίες που είναι επιπρόσθετες σε δραστηριότητες ρουτίνας, όπως αυτές που σχετίζονται με τη στρατηγική πωλήσεων και τη διαχείριση εσόδων.

Ας μάθουμε μαζί πώς το Zak της WuBook υποστηρίζει τους ξενοδόχους τόσο στην παραγωγή εσωτερικών στατιστικών αναφορών όσο και στη δημιουργία επίσημων εγγράφων.

Στατιστικά στοιχεία και δεδομένα τάσεων για εσωτερική χρήση

Πριν μπούμε στα πράγματα, είναι σημαντικό να κάνουμε μια υπόθεση: οι θεσμικές αναφορές και οι εσωτερικές αναφορές δεν είναι το ίδιο πράγμα. Το πρώτο μπορεί να ζητηθεί από τις αρχές ή τις τοπικές στατιστικές υπηρεσίες – μια πρακτική που ισχύει σε πολλές αλλά όχι σε όλες τις χώρες.

Οι εσωτερικές αναφορές, από την άλλη πλευρά, είναι αυτές που συγκεντρώνουν τα στατιστικά στοιχεία του καταλύματος σχετικά με τις κρατήσεις που λαμβάνονται, τις τιμές, τα έσοδα. Με άλλα λόγια, είναι οι δείκτες και τα αποτελέσματα που χρειάζεται ο διαχειριστής εσόδων ή οι υπεύθυνοι για να αξιολογήσουν την απόδοση του καταλύματος και να αναλάβουν δράση όπου χρειάζεται. Αυτά είναι εμπιστευτικά δεδομένα, χρήσιμα ανεξάρτητα από τη χώρα στην οποία ανήκει το κατάλυμα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο το Zak, το all-in-one PMS της WuBook, ενσωματώνει επίσης αυτή τη λειτουργία εγγενώς και επιστρέφει μια πλήρη επισκόπηση των εσόδων που παράγονται από τις κρατήσεις. Πως; Μέσω δεδομένων που είναι πάντα ενημερωμένα και προσαρμόσιμα ανά χρονική περίοδο και σχετίζονται με:

• συνολικά έσοδα, συμπεριλαμβανομένων των πωλήσεων δωματίων, των έξτρα υπηρεσιών και των γευμάτων
• παραγωγή δωματίων, δηλαδή έσοδα που παράγονται μόνο από τις πωλήσεις δωματίων
• έσοδα από γεύματα: έσοδα που παράγονται από όλα τα γεύματα, τόσο από αυτά που περιλαμβάνονται στην τιμή όσο και από τα έξτρα γεύματα
• έσοδα έξτρα υπηρεσιών: καλύπτουν μόνο έξτρα υπηρεσίες από κρατήσεις
• ποσοστό εσόδων από δωμάτια: ποσοστιαία αναλογία μεταξύ της παραγωγής που παράγεται μόνο από τα δωμάτια και της συνολικής παραγωγής
• διαθέσιμα δωμάτια
• κλειστά δωμάτια
• πωλούμενα δωμάτια
• ποσοστό πληρότητας: ποσοστιαία αναλογία πωλούμενων δωματίων προς διαθέσιμα δωμάτια
• RevPAR: έξοδος που δημιουργείται για κάθε διαθέσιμο δωμάτιο
• ADR: μέση ημερήσια τιμή των δωματίων που πωλούνται
• TrevPAR: συνολική παραγωγή ανά διαθέσιμο δωμάτιο
• TrevPOR: συνολικά έσοδα ανά κατειλημμένο δωμάτιο

Ένας πολύ σημαντικός πίνακας ελέγχου, που συχνά παραβλέπεται από άλλα PMS, αυτός ο τομέας σας βοηθά να βελτιστοποιήσετε τη διαχείριση του καταλύματος και των εσόδων της.

Η ενότητα PII για τη διαχείριση θεσμικών αρχείων

Η ενότητα PII του Zak, του ξενοδοχειακού λογισμικού της WuBook, σας επιτρέπει να διαμορφώνετε αυτόματα και να στέλνετε θεσμικές αναφορές στις αρμόδιες αρχές, διευκολύνοντας έτσι τις λειτουργίες του προσωπικού και μειώνοντας τον κίνδυνο σφαλμάτων.

Χάρη στις συγκεκριμένες και προεπιλεγμένες λειτουργίες του, μπορεί να χρησιμοποιηθεί όπως είναι σε διαφορετικές χώρες ή να προσαρμοστεί στις συγκεκριμένες ανάγκες της καθεμιάς: ας δούμε τα κύρια χαρακτηριστικά του.

Χώρες και αναφορές που περιλαμβάνονται ήδη στο πακέτο

Το PII του Zak έχει ήδη προετοιμαστεί για τη δημιουργία αρχείων που προορίζονται για τους κύριους φορείς που είναι υπεύθυνοι για την καταγραφή και παρακολούθηση της τουριστικής προσέλευσης:

• Ανδόρα (αναφορά ROAT)
• Χιλή (αναφορά INE)
• Κολομβία (αναφορά Sire)
• Ελλάδα (αναφορά Elstat)
• Ιταλία (αναφορά Istat and Alloggiati)
• Πορτογαλία (αναφορά Sef)
• Ισπανία (αναφορά: Istac, Eustat, INE, Viajero)

Αυτό σημαίνει ότι, μετά την ενεργοποίηση του πακέτου και την εισαγωγή των δεδομένων σας, το Zak σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε την αναφορά με όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται από κάθε σύστημα και να την στείλετε στις διάφορες θεσμικές οντότητες ανάλογα με το χρονικό πλαίσιο και τον τρόπο λειτουργίας.

Λειτουργίες αποστολής: αυτόματη, ημιαυτόματη, χειροκίνητη.

Δεν λειτουργούν όλα τα portal με τον ίδιο τρόπο, και μπορεί να υπάρχουν διαφορές ακόμα και μεταξύ περιοχών μέσα στην ίδια χώρα. Επομένως, το Zak προσφέρει τη δυνατότητα να επιλέξετε ποια λειτουργία θα υιοθετήσετε ανάμεσα στην αυτόματη, ημι-αυτόματη και χειροκίνητη αποστολή.

Στην αυτόματη αποστολή, από μια συγκεκριμένη ώρα και μετά (η οποία εξαρτάται από τους τοπικούς κανονισμούς), το PMS ανιχνεύει αυτόνομα την παρουσία τυχόν check-in και check-out, καταγράφει την αναφορά με τα στοιχεία των επισκεπτών και την αποστέλλει στην αρμόδια αρχή, χωρίς καμία επιπλέον ενέργεια από τον ξενοδόχο.

Η ημι-αυτόματη λειτουργία είναι σχεδόν ίδια, αλλά απαιτεί την έγκριση του χειριστή για να ολοκληρωθεί η διαδικασία. Με άλλα λόγια, πριν την αποστολή της αναφοράς, μπορείτε να ελέγξετε ότι όλα είναι σωστά και να επιβεβαιώσετε την υποβολή.

Στην χειροκίνητη έκδοση, από την άλλη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Zak για να συμπληρώσετε τη φόρμα, η οποία στη συνέχεια πρέπει να αποθηκευτεί στον υπολογιστή σας και να υποβληθεί χειροκίνητα στο επίσημο portal.

Οι παραγόμενες αναφορές είναι ακόμα διαθέσιμες για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα και μπορούν να ληφθούν όποτε το επιθυμείτε. Επιπλέον, αν κάτι πάει στραβά στη διαδικασία αυτόματης ή ημι-αυτόματης αποστολής, το Zak αποστέλλει ειδοποίηση μέσω email για να σας προειδοποιήσει για σφάλματα ή προβλήματα.

Το γενικό πρότυπο για όλες τις άλλες ανάγκες

Για όλες εκείνες τις χώρες για τις οποίες δεν έχει ήδη προετοιμαστεί μια αναφορά στο Zak, είναι δυνατή η διαμόρφωση της αναφοράς Γενικού PII που περιλαμβάνει δεδομένα check-in.

Σε αυτήν την περίπτωση, η επιλογή υποβολής είναι μόνο μη αυτόματη, επομένως – μόλις δημιουργηθεί το έγγραφο – πρέπει να το κατεβάσετε στον υπολογιστή σας και να το υποβάλετε μέσω του portal αναφοράς.

Χρονομερίδια

Τι γίνεται αν έχετε πολλά καταλύματα; Κανένα πρόβλημα: Το Zak σάς επιτρέπει επίσης να διαχειρίζεστε χρονομερίδια, τόσο εντός της ίδιας χώρας όσο και σε διαφορετικές χώρες.

Στην πρώτη περίπτωση, στην πραγματικότητα, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να επισημάνετε τα δωμάτια με προσαρμοσμένες ετικέτες, για να διακρίνετε σε ποια ιδιοκτησία ανήκουν (π.χ. «θάλασσα» ή «βουνό») και να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία «Πολλαπλά καταλύματα» στις PII , διαμορφώνοντας τα διαφορετικά καταλύματα. Με αυτόν τον τρόπο, η διαμόρφωση και η παραγωγή αρχείων θα παραμείνουν ξεχωριστά για κάθε κατάλυμα.

Μια παρόμοια διαδικασία ισχύει επίσης στην περίπτωση αλυσίδων με ξενοδοχεία που βρίσκονται σε διαφορετικές χώρες, επομένως είναι δυνατό να συνδεθείτε ξεχωριστά ανάλογα με την ιδιοκτησία και να αποφασίσετε ελεύθερα σε ποια PII θα υποβάλετε.

Αναλυτικά οι θεσμικές αναφορές

Έχουμε δει ότι το Zak έχει προγραμματιστεί να γνωρίζει τον χρόνο, τα δεδομένα και τη μορφή που απαιτείται για κάθε χώρα (ή, στην περίπτωση της Ιταλίας, κάθε περιφέρεια) ώστε να δημιουργήσει την αντίστοιχη αναφορά.

Για να κατανοήσουμε καλύτερα πώς μεταφράζεται αυτό στην πράξη, ας δούμε τα κύρια χαρακτηριστικά της κάθε μιας.

ROAT (Ανδόρα)

Απαιτείται από το Registre d’Ocupació d’Allotjaments Turístics στην Ανδόρα και περιλαμβάνει τα εξής:

• check-in (όχι check-out)
• τόσο εγχώριους όσο και ξένους επισκέπτες
• επισκέπτες τουλάχιστον 16 ετών

Παρέχεται για όλους τους τρόπους υποβολής (χειροκίνητο, ημι-αυτόματο και αυτόματο) και κάθε επισκέπτης αποστέλλεται μόνο μία φορά.

INE (Χιλή)

Στην περίπτωση αυτή, η υποβολή γίνεται μόνο χειροκίνητα μέσω του portal του Εθνικού Ινστιτούτου Στατιστικής της Χιλής. Οι λεπτομέρειες περιλαμβάνουν:

• check-in
• check-out
• πληροφορίες για πληρότητα και τιμές
• εγχώριους επισκέπτες
• ξένους επισκέπτες

Sire (Κολομβία)

Η υποβολή της αναφοράς Sire, που απαιτείται από το Υπουργείο Τουρισμού της Κολομβίας, είναι επίσης μόνο χειροκίνητη και περιλαμβάνει:

• check-in
• check-out
• μόνο ξένους επισκέπτες, όχι Κολομβιανούς

Κάθε επισκέπτης αποστέλλεται μόνο μία φορά.

Elstat (Ελλάδα)

Η θεσμική αναφορά που απαιτείται από την Ελληνική Στατιστική Αρχή παρέχει ομαδοποίηση των επισκεπτών του καταλύματος κατά χώρα διαμονής. Αυτός είναι ο μοναδικός απαιτούμενος τομέας από τον ξενοδόχο, ο οποίος μπορεί να παράγει το έντυπο μηνιαίως μέσω του Zak και να το ανεβάζει χειροκίνητα στο portal του Ινστιτούτου.

Istat (Ιταλία)

Δύο διαφορετικοί τύποι αναφορών με διαφορετικούς σκοπούς απαιτούνται στην Ιταλία: το Istat (Εθνικό Ινστιτούτο Στατιστικής της Ιταλίας) για στατιστικούς σκοπούς και το Alloggiati, που προορίζεται για την Ιταλική Αστυνομία.

Η αναφορά Istat περιλαμβάνει:

• check-in (τα check-out εξαρτώνται από την Περιφέρεια)
• πληροφορίες απασχόλησης (ανάλογα με την Περιφέρεια)
• εγχώριους επισκέπτες
• ξένους επισκέπτες

Εκτός από τη χειροκίνητη, ημι-αυτόματη και αυτόματη υποβολή, υπάρχει επίσης η δυνατότητα σε ορισμένες περιφέρειες να επαναρυθμίσετε την αναφορά και να την υποβάλετε ξανά σε περίπτωση λαθών ή αλλαγών της τελευταίας στιγμής στην κράτηση.

Alloggiati (Ιταλία)

Όσον αφορά την αναφορά Alloggiati ή «προγράμματα» Alloggiati, όπως αποκαλούνται, το Zak περιλαμβάνει:

• μόνο αφίξεις της ημέρας
• εγχώριους επισκέπτες
• ξένους επισκέπτες

Κάθε επισκέπτης αποστέλλεται μόνο μία φορά.

Ο χρόνος υποβολής, που μπορεί να γίνει με όλους τους τρόπους, εξαρτάται από τη διάρκεια της διαμονής: αν ο επισκέπτης μείνει αρκετές ημέρες, ο ξενοδόχος έχει 24 ώρες, ενώ αν μείνει μόνο μία νύχτα, η υποβολή πρέπει να γίνει αμέσως μετά το check-in.

Είναι επίσης σημαντικό να θυμάστε ότι είναι υποχρεωτικό να διατηρούνται οι αποδείξεις υποβολής της αναφοράς σε περίπτωση ελέγχων.

SEF (Πορτογαλία)

Η αναφορά SEF απαιτείται από την Αστυνομική Διεύθυνση της Πορτογαλίας και μπορεί να μεταδοθεί μόνο χειροκίνητα με τα εξής δεδομένα:

• check-in
• check-out
• μόνο ξένους επισκέπτες, όχι Πορτογάλους
• κάθε επισκέπτης αποστέλλεται μόνο μία φορά

Οι ξενοδόχοι έχουν έως και 3 ημέρες για να κάνουν την υποβολή.

ISTAC (Ισπανία)

Χειροκίνητη εξαγωγή επίσης για την αναφορά που απαιτείται από το Εθνικό Ινστιτούτο Στατιστικής των Καναρίων Νήσων. Οι πληροφορίες περιλαμβάνουν:

• check-in
• check-out
• πληρότητα και τιμές
• εγχώριους επισκέπτες
• ξένους επισκέπτες

EUSTAT (Ισπανία)

Το Ινστιτούτο Στατιστικής της Χώρας των Βάσκων ζητά μια αναφορά παρόμοια με εκείνη του ISTAC, αλλά ισχύει μόνο για τη Χώρα των Βάσκων. Στα στοιχεία του επισκέπτη προστίθεται η χώρα διαμονής και η πόλη ή ο ταχυδρομικός κώδικας.

Η αναφορά πρέπει να παράγεται μηνιαίως και μπορεί να αποσταλεί αυτόματα.

INE (Ισπανία)

Η αναφορά INE απευθύνεται στο Εθνικό Ινστιτούτο Στατιστικής της Ισπανίας. Μπορεί να σταλεί χειροκίνητα και πρέπει να περιέχει τα εξής στοιχεία:

• check-in
• check-out
• πληροφορίες για πληρότητα και τιμές
• εγχώριους επισκέπτες
• ξένους επισκέπτες

Viajero (Ισπανία)

Αντίθετα, η Ισπανική Αστυνομία απαιτεί μια αφιερωμένη αναφορά, με πληροφορίες για:

• check-in (όχι check-out)
• εγχώριους επισκέπτες τουλάχιστον 16 ετών
• ξένους επισκέπτες με τα ίδια κριτήρια καταγραφής όπως και οι εγχώριοι επισκέπτες

Ο ξενοδόχος έχει περίπου 72 ώρες για να κάνει την υποβολή και κάθε επισκέπτης πρέπει να υποβάλλεται μόνο μία φορά.

Τα αυστηρά κριτήρια και οι διαφορετικές μεταβλητές για κάθε χώρα καθιστούν αυτές τις διαδικασίες αρκετά επίπονες εάν δεν υποστηρίζονται από τεχνολογία: το Zak από τη WuBook το κάνει και αυτό!