Δείκτης OTB σε ξενοδοχεία: πώς λειτουργεί η παρακολούθηση μελλοντικών κρατήσεων

Αγαπητοί WuBookers, εκτός από τις παρούσες και προηγούμενες επιδόσεις, όσοι ασχολούνται με τη Διαχείριση Εσόδων (Revenue Management) λαμβάνουν υπόψη και τις μελλοντικές επιδόσεις, δηλαδή τα προβλεπόμενα κέρδη. Πως; Μέσω του OTB για τα ξενοδοχεία, τα δεδομένα που σας επιτρέπουν να μετρήσετε την αναμενόμενη απόδοση του καταλύματος και να κάνετε σημαντικές εκτιμήσεις σχετικά με τη στρατηγική που πρέπει να υιοθετήσετε.

Ας ρίξουμε μια ματιά μαζί στο τι είναι, ποια οφέλη παρέχει και με ποια εργαλεία για να το αποκτήσετε.

Τι είναι το OTB και τι μετράει

Το OTB είναι συντομογραφία του “On-The-Books” και είναι ο δείκτης που υπολογίζει τα έσοδα για δωμάτια που έχουν ήδη κρατηθεί για μελλοντικές ημερομηνίες (τώρα/μετά), πριν από τυχόν ακυρώσεις.
Με άλλα λόγια, το OTB εμφανίζει επί του παρόντος επιβεβαιωμένη πληρότητα και μελλοντικά έσοδα ως προς τη συνολική αξία των κρατήσεων που έγιναν, και αναμένονται, κατά τη στιγμή της μέτρησης. Είναι, επομένως, ένας ακριβής αλλά συνεχώς μεταβαλλόμενος αριθμός: με μη αυτόματο τρόπο καθώς γίνονται κρατήσεις ή ακυρώσεις, το OTB ανανεώνεται, μέχρι την ημερομηνία άφιξης.

3 τρόποι χρήσης του OTB σε ξενοδοχεία και ποιος είναι ο λόγος να το χρησιμοποιήσετε

Μαζί με το ιστορικό δεδομένων, η αποτύπωση μελλοντικών προβολών είναι απαραίτητη για την αντιμετώπιση της κατάστασης, την πρόβλεψη τυχόν αλλαγών και την ανάλογη δράση χωρίς να χάνονται σημαντικές ευκαιρίες εσόδων.

1. Παρακολουθήστε το ποσοστό πληρότητας και το ρυθμό κρατήσεων

Ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους χρήσης του OTB είναι η έρευνα και η σύγκριση του καθημερινά. Με αυτόν τον τρόπο, θα έχετε μια ενημερωμένη επισκόπηση της πληρότητας, του κύκλου εργασιών και του «Ρυθμού Κράτησης».

Ο Ρυθμός Κράτησης δεν είναι τίποτα άλλο από την ταχύτητα των κρατήσεων, δηλαδή τη συχνότητα με την οποία εμφανίζεται η ζήτηση κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης περιόδου.

Αυτό σας επιτρέπει να ελέγξετε την απόδοση του ξενοδοχείου και να προσδιορίσετε τυχόν ημερομηνίες που δεν αποδίδουν επαρκώς.

2. Προσδιορίστε τη συσχέτιση μεταξύ πληρότητας και τιμών

Η παρακολούθηση του ρυθμού των κρατήσεων σε σχέση με τις τάσεις των τιμών μπορεί να σας βοηθήσει να κατανοήσετε πώς οι τιμές επηρεάζουν την πληρότητα, εάν επηρεάζουν, και αντίστροφα.
Μέσω του OTB μπορείτε στην πραγματικότητα να εντοπίσετε τυχόν ελαττώματα στην προσφορά σας (την τιμή πώλησής σας) που μπορεί να είναι πολύ υψηλή ή πολύ χαμηλή.

Ας πάρουμε ένα παράδειγμα: εάν η υψηλή περίοδος για το ξενοδοχείο σας είναι το καλοκαίρι, τα έσοδα εκείνη την εποχή του έτους θα πρέπει να είναι υψηλότερα από ό,τι την άνοιξη ή το φθινόπωρο, εν μέρει λόγω της αυξημένης ζήτησης.

Αν όμως, στην αρχή της σεζόν, έχετε ήδη πουλήσει όλα τα διαθέσιμα δωμάτια χωρίς αισθητή αύξηση των εσόδων, κάτι δεν πάει καλά. Φυσικά, πολλά εξαρτώνται από τον στόχο, ο οποίος μπορεί να είναι περισσότερο προσανατολισμένος στην οικονομική ανάπτυξη ή στην πληρότητα.

3. Λάβετε μια επισκόπηση της απόδοσης του καταλύματος

Ο δείκτης OTB σάς επιτρέπει να διαβάζετε την απόδοση του καταλύματος στο μέλλον και να την ερμηνεύετε, τόσο ως έχει όσο και σε σχέση με το παρελθόν. Εάν έχετε θέσει έναν συγκεκριμένο στόχο (π.χ. ένα ορισμένο ποσοστό πληρότητας), μπορείτε να παρακολουθείτε συνεχώς την κατάσταση και να εργάζεστε προς την κατεύθυνση αυτή. Ή, μπορείτε να συγκρίνετε την πληρότητα και τον προβλεπόμενο κύκλο εργασιών με μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή την ίδια περίοδο του προηγούμενου έτους και να την αξιολογήσετε.

Η σύγκριση σε βάθος χρόνου είναι πολύ χρήσιμη. Ωστόσο, προτού παρέμβετε σε πιθανές διορθωτικές ενέργειες στην επιχειρηματική σας στρατηγική, πρέπει να λάβετε υπόψη όλους τους παράγοντες που παίζουν ρόλο, όπως έκτακτα γεγονότα, καιρικές συνθήκες, δημόσιες πρωτοβουλίες κ.λπ.

Μέτρηση OTB μέσω της χρήσης PMS

Η χειροκίνητη μέτρηση του OTB είναι πιθανό να πάρει πολύ χρόνο και να εξακολουθεί να έχει ως αποτέλεσμα μια ανακριβή και αναξιόπιστη τιμή (το ανθρώπινο σφάλμα είναι πάντα προ των πυλών!). Είναι πολύ καλύτερο να βασίζεστε στην τεχνολογία, ειδικά εάν έχει ήδη όλα τα απαραίτητα δεδομένα και είναι προετοιμασμένη για ερωτήματα σύμφωνα με προσαρμόσιμα φίλτρα αναζήτησης.
Από αυτή την άποψη, το ξενοδοχειακό PMS είναι ένα από τα καταλληλότερα εργαλεία.

OTB στο Zak, το PMS της WuBook

Αν και δεν είναι λογισμικό διαχείρισης εσόδων, το Zak (λογισμικό διαχείρισης καταλυμάτων της WuBook) καταγράφει δεδομένα καταλύματος και τα επιστρέφει στην ενότητα Στατιστικά στοιχεία, οργανώνοντάς τα σύμφωνα με τους πιο σημαντικούς KPI που ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο: διαθέσιμα δωμάτια, δωμάτια που πωλούνται, δωμάτια κλειστά, συνολικά έσοδα, έσοδα δωματίου, ποσοστό πληρότητας, RevPAR (έσοδα ανά διαθέσιμο δωμάτιο), TrevPAR (συνολικά έσοδα ανά διαθέσιμο δωμάτιο), TrevPOR (συνολικά έσοδα ανά κατειλημμένο δωμάτιο), % πληρότητα, RevPOB (έσοδα ανά κατειλημμένο κρεβάτι), RevPAB (έσοδα ανά διαθέσιμο κρεβάτι ), ADR. Και, φυσικά, OTB, αν και όχι με αυτή την ονοματολογία.

Για να διευκολυνθεί η παρακολούθηση αυτού του δείκτη, το OTB στο Zak χωρίζεται σε συνολικά έσοδα -που προέρχονται από κρατήσεις που έχουν ληφθεί μέχρι σήμερα για μελλοντικές διαμονές- και πληρότητα κλινών. Ανάλογα με την τιμή που θέλετε να δείτε, μπορείτε να φιλτράρετε τα αποτελέσματα ανά μήνα/έτος/τρίμηνο ή επιλέγοντας μεμονωμένες ημερομηνίες. Επιπλέον, χάρη στη λειτουργία “Σύγκριση με άλλες ημερομηνίες”, τα δεδομένα πρόβλεψης έως και 1 έτος αργότερα μπορούν να συγκριθούν με δεδομένα από 1/3/6 μήνες νωρίτερα ή έως και 5 χρόνια πριν.
Τα ιστογράμματα ή τα γραφήματα πίτας προσφέρουν άμεση ανάγνωση, αλλά για πιο λεπτομερή ανάλυση όλα μπορούν να εξαχθούν σε βολικά αρχεία πινάκων (csv).

Η σύγκριση ημερομηνιών καθιστά επίσης δυνατό τον υπολογισμό του Ρυθμού Κράτησης, που είναι η διαφορά στο ποσό των κρατήσεων που ελήφθησαν για την επιλεγμένη περίοδο.
Ωστόσο, το Zak παρέχει επίσης έναν άλλο ενδιαφέρον δείκτη για όσους ασχολούνται με τη βελτιστοποίηση τιμών: το “Παράθυρο Κράτησης” ή την ώρα από την κράτηση έως το check-in. Γνωρίζοντας πόσο νωρίτερα, κατά μέσο όρο, οι άνθρωποι αγοράζουν κατάλυμα μπορεί στην πραγματικότητα να βοηθήσει στον καθορισμό ενός συνεπούς σχεδίου δράσης και διαχείρισης.
Τέλος, σημειώστε ότι ακόμη πιο ακριβή δεδομένα μπορούν να προκύψουν από τα στατιστικά στοιχεία του Zak, όπως τα έσοδα ειδικά και διαιρούμενα ανά κανάλι OTA και ο διαχωρισμός του κόστους των γευμάτων ανά διατροφή ή ανά «fly meal» (πρόσθετα γεύματα).

Όπως είδαμε, το OTB είναι ένας σημαντικός δείκτης για τον έλεγχο της μελλοντικής απόδοσης και την έγκαιρη δράση εάν κάτι δεν λειτουργεί σωστά. Για άλλη μια φορά, το PMS αποδεικνύεται ένα απαραίτητο εργαλείο για όσους θέλουν να διαχειριστούν ένα κατάλυμα επαγγελματικά και αποτελεσματικά.