Εξατομίκευση: βασικός παράγοντας του PMS για ξενοδοχεία και καταλύματα

Αγαπητοί WuBookers,

Όπως γνωρίζετε πλέον, ένα PMS είναι ένα απαραίτητο εργαλείο για όσους εργάζονται στη βιομηχανία φιλοξενίας. Πράγματι, η λειτουργία ενός ξενοδοχείου, B&B ή εξοχικής κατοικίας πλήρους απασχόλησης χωρίς επαρκή τεχνολογική υποστήριξη ενέχει τον κίνδυνο δημιουργίας διαταραχών για τους επισκέπτες και παραγωγής χαμένου χρόνου και χρημάτων για τους διαχειριστές. Εξίσου σημαντικό, ωστόσο, είναι να διασφαλίζεται ότι το λογισμικό διαχείρισης που επιλέγεται είναι προσαρμόσιμο στις ανάγκες του καταλύματος και των πελατών του. Σε αυτό το άρθρο επικεντρωνόμαστε ακριβώς στη σημασία της προσαρμογής του PMS ξενοδοχείων.

Λογισμικό Διαχείρισης Ξενοδοχείων και Καταλυμάτων: ένα απαραίτητο εργαλείο

Το PMS (ακρωνύμιο του Property Management System) είναι ένα λογισμικό που βοηθά τα ξενοδοχεία, τα B&B και τα καταλύματα γενικά να εκτελούν όλες τις καθημερινές και έκτακτες δραστηριότητες: από τη ρύθμιση τιμών, τη διαχείριση πωλήσεων, την ανάθεση δωματίων και τον προγραμματισμό καθαριότητας.

Τεχνολογία σχεδιασμένη να καλύπτει τις ανάγκες της βιομηχανίας, εξορθολογίζοντας τις διαδικασίες και κάνοντας τη διαχείριση ευκολότερη, με θετικές επιπτώσεις στις λειτουργίες και τα κέρδη. Παρέχεται, ωστόσο, ότι είναι εύκολο στη χρήση και προσαρμόζεται στο εκάστοτε κατάλυμα.

Τα οφέλη της εξατομίκευσης του PMS

Τα οφέλη ενός εξατομικευμένου PMS είναι πολλά:

• επιτρέπει πιο ομαλή χρήση του λογισμικού, αποφεύγοντας τεχνικές δυσκολίες ή περιττά βήματα, γιατί ανταποκρίνεται στις πραγματικές ανάγκες αυτών που το χρησιμοποιούν
• επιτρέπει να αξιοποιήσετε πλήρως το δυναμικό του, βελτιστοποιώντας την επένδυση που έγινε για την ενεργοποίησή του
• μειώνει τον χρόνο που ξοδεύει το προσωπικό σε αντίστροφα χρονοβόρες λειτουργίες
• ως αποτέλεσμα, αυξάνει την αποδοτικότητα του εργαλείου και του προσωπικού του ξενοδοχείου, το οποίο μπορεί στη συνέχεια να ασχοληθεί με όλες εκείνες τις δραστηριότητες που δύσκολα ανατίθενται σε λογισμικό

Αλλά τι ακριβώς περιλαμβάνει η προσαρμογή του PMS και πώς πραγματοποιείται στην πράξη; Ας το δούμε παίρνοντας ως παράδειγμα το Zak, το λογισμικό διαχείρισης καταλυμάτων φιλοξενίας του WuBook.

Το Zak του WuBook: το φιλικό προς τα καταλύματα all-in-one PMS

Το Zak είναι το ολοκληρωμένο λογισμικό διαχείρισης για ξενοδοχεία, B&B και ενοικιαζόμενα καταλύματα που σας βοηθά να έχετε πλήρη έλεγχο του καταλύματός σας. Ένας έλεγχος που προέρχεται επίσης από τις δυνατότητες που προσφέρει η πλατφόρμα όπως: προσαρμογή front-end και back-end, αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων λειτουργιών, αναφορές με προηγμένα στατιστικά και πρόσβαση από οποιαδήποτε συσκευή.

Προσαρμογή πλατφόρμας

Μεταξύ των βασικών παραγόντων στην επιλογή του σωστού PMS είναι επίσης η ευκολία χρήσης. Ένα στοιχείο που προκύπτει, αφενός, από τις μακροσκοπικές, διατομεακές ρυθμίσεις του PMS, όπως οι πιθανές λειτουργίες και η ευκολία εκτέλεσής τους. Αφετέρου, εξαρτάται επίσης από την ευελιξία του λογισμικού, δηλαδή την ικανότητά του να προσαρμόζεται σε τρόπους χρήσης προσαρμοσμένους στις ανάγκες κάθε ξενοδόχου ή διαχειριστή καταλυμάτων.

Το Zak της WuBook είναι κατασκευασμένο με καθαρές και διαισθητικές διεπαφές που επιταχύνουν την ανάκτηση πληροφοριών και την εκτέλεση καθημερινών δραστηριοτήτων. Επιπλέον, παρέχει τη δυνατότητα παρέμβασης σε πίνακες ελέγχου (επίσης ονομαζόμενοι ως «dashboards») που σχετίζονται με διάφορες λειτουργίες, για να βλέπετε και να επεξεργάζεστε μόνο τα δεδομένα που είναι σημαντικά εκείνη τη στιγμή ή γενικά για το κατάλυμα.
Αυτό μπορεί να αφορά, για παράδειγμα, το ημερολόγιο κρατήσεων (φιλτραρισμένο όπως απαιτείται), αλλά και τις λίστες πελατών ή τα μετρικά επιδόσεων.

Επιπλέον, με το Hotel Estimator είναι δυνατόν να δημιουργήσετε ολοκληρωμένες και αποτελεσματικές προσφορές που είναι τέλεια συντονισμένες με την εικόνα του καταλύματος.

Αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών

Οι επαναλαμβανόμενες δραστηριότητες σε ένα ξενοδοχείο ή B&B είναι πολλές και επηρεάζουν τόσο τις λειτουργίες όσο και τη στρατηγική της επιχείρησης. Η πρώτη ομάδα περιλαμβάνει, για παράδειγμα, τη διαχείριση της καθαριότητας. Αυτό περιλαμβάνει τον καθημερινό προγραμματισμό των βαρδιών, τυχόν επιπλέον καθαρισμούς και την εφαρμογή αυτόματων ειδοποιήσεων προς και από τη ρεσεψιόν όταν ολοκληρώνονται οι εργασίες.

Ακόμη και κάποιες αλληλεπιδράσεις με τους πελάτες μπορούν να αυτοματοποιηθούν: στην πραγματικότητα, το Zak επιτρέπει τη δημιουργία εξατομικευμένων επικοινωνιών (που μπορούν επίσης να δημιουργηθούν από το μηδέν με την υποστήριξη ενσωματωμένης τεχνητής νοημοσύνης) που μπορούν να αποστέλλονται αυτόματα ανάλογα με τις ενέργειες που πραγματοποιούν οι πελάτες. Μια επιλογή που απαλλάσσει το προσωπικό από χειροκίνητες λειτουργίες, εξασφαλίζοντας την έγκαιρη και συνεπή επικοινωνία σε όρους στυλ και περιεχομένου. Ιδιαίτερα αποτελεσματική, για παράδειγμα, είναι η αποστολή email που ζητούν σχόλια – μια ενέργεια που συχνά παραλείπεται λόγω έλλειψης χρόνου, αλλά μπορεί να επηρεάσει σημαντικά την αντίληψη τους καταλύματος και τη δημιουργία νέων κρατήσεων.

Προηγμένα στατιστικά

Οι προσαρμοσμένοι αυτόματοι κανόνες μπορούν επιπλέον να αφορούν τη ρύθμιση τιμών και διαφοροποιήσεων, αλλά και την επεξεργασία περιοδικών αναφορών. Η άμεση λήψη δεδομένων από το PMS εξαλείφει τον κίνδυνο ανθρώπινου σφάλματος και, επομένως, δυνητικά λανθασμένων αξιολογήσεων.
Αφού καθορίσετε ποιες μετρικές σας ενδιαφέρουν περισσότερο και διαμορφώσετε την βασική αναφορά συνέπειας, ο ξενοδόχος μπορεί να αποφασίσει ποια δεδομένα θα βλέπει και να εξάγει τα απαραίτητα τεχνικά έγγραφα.

Πρόσβαση από οποιαδήποτε συσκευή

Οι ρόλοι και η οργάνωση επηρεάζουν επίσης τον τρόπο πρόσβασης στο PMS: υπάρχουν εκείνοι που θα προτιμήσουν να το χρησιμοποιούν από υπολογιστές (Υπάλληλοι Υποδοχής και Διευθυντές, για παράδειγμα) και εκείνοι που θα το χρησιμοποιούν πιο συχνά από smartphones ή tablets (καθαριστές, αλλά και πελάτες που κάνουν online πληρωμές ενώ βρίσκονται στον δρόμο). Το Zak είναι ένα λογισμικό προγραμματισμένο να είναι 100% χρηστικό από οποιαδήποτε συσκευή χάρη σε φιλικές προς το χρήστη γραφικές ρυθμίσεις που προσαρμόζονται σε διαφορετικές οθόνες. Η προσαρμογή της εμπειρίας είναι ένα βασικό στοιχείο για τη διασφάλιση ότι όλα λειτουργούν καλά και ότι όλες οι υπηρεσίες παρέχονται – και απολαμβάνονται – σωστά.

5 επιπλέον χαρακτηριστικά που κάνουν τη διαφορά

Αυτά είναι μόνο μερικά στοιχεία που επηρεάζουν το βαθμό στον οποίο το PMS μπορεί να προσαρμοστεί στις ανάγκες κάθε καταλύματος, αλλά το Zak προσφέρει τουλάχιστον τόσα που μπορούν να κάνουν τη διαφορά σε όρους χρηστικότητας και αποδοτικότητας:

• Διαφορετικά δικαιώματα για διαφορετικούς χρήστες. Δεν ενδιαφέρονται όλοι όσοι εργάζονται με το PMS για όλες τις λειτουργίες (ή δεν χρειάζονται όλοι πρόσβαση σε όλα). Το Zak επιτρέπει τη δημιουργία μοναδικών διαπιστευτηρίων για κάθε χρήστη με πλήρη άδεια ή περιορισμένη μόνο σε ορισμένες περιοχές
• Πολυγλωσσία και πολυνομίσματα. Αναφέραμε μόλις παραπάνω τη σημασία της εξατομίκευσης της εμπειρίας για τους διαχειριστές και ειδικά για τους πελάτες. Ένα πάντα αναμενόμενο και δημοφιλές προνόμιο σε όλη τη διάρκεια του 2024, έρχεται επίσης μέσω της δυνατότητας αλληλεπίδρασης με το σύστημα στη δική του γλώσσα και τη δυνατότητα πληρωμής στο δικό του νόμισμα.
• Online check-in, για την απλοποίηση και επιτάχυνση της άφιξης και της πληρωμής του καταλύματος, ανακουφίζοντας το προσωπικό του ξενοδοχείου από μια αγγαρεία και μειώνοντας τις αναμονές στη ρεσεψιόν για τους επισκέπτες. Όταν γίνεται νέα κράτηση από το προσωπικό ή απευθείας από τον επισκέπτη μέσω της ιστοσελίδας του ξενοδοχείου, το Zak δημιουργεί έναν σύνδεσμο που μπορεί να αποσταλεί στον επισκέπτη για να εισάγει τις απαραίτητες πληροφορίες για να προχωρήσει.
• Ανίχνευση overbooking. Τα overbooking μπορεί να είναι αποτέλεσμα μιας ακριβούς στρατηγικής ή μιας άτυχης σύμπτωσης: σε κάθε περίπτωση, είναι επίσης σημαντικό να τη διαχειρίζεστε μέσω άμεσων ειδοποιήσεων, που αποστέλλονται από το σύστημα όταν ανιχνεύει μια επικάλυψη κρατήσεων για την ίδια διαμονή στις ίδιες ημερομηνίες. Επιπλέον, για να μειωθεί ο κίνδυνος overbooking, το Zak πραγματοποιεί γρήγορες ενημερώσεις μεταξύ όλων των πλατφορμών πωλήσεων και του ημερολογίου διαθεσιμότητας.

Τέλος αλλά εξίσου σημαντικό, η εξυπηρέτηση πελατών. Όποιο και αν είναι το πρόγραμμα τιμολόγησης, το Zak παρέχει αρχική τεχνική υποστήριξη (για το άνοιγμα λογαριασμού και την αρχική ρύθμιση σύμφωνα με τις ανάγκες του ξενοδόχου) και συνεχόμενη, δωρεάν. Η ομάδα υποστήριξης είναι διαθέσιμη 7 ημέρες την εβδομάδα μέσω email με μέσο χρόνο απάντησης μίας ώρας. Ένας πολύτιμος πόρος, διαθέσιμος σε όλους, που συμβάλλει στη βέλτιστη λειτουργία του εργαλείου και, κατά συνέπεια, στην απόδοση του καταλύματος.

Αυτά είναι μόνο μερικά από τα χαρακτηριστικά που περιλαμβάνονται στο Zak: για να μάθετε περισσότερα, σας προσκαλούμε να ζητήσετε μια δωρεάν δοκιμή για να δείτε αν είναι το PMS κατάλληλο για εσάς.