Προέγκριση πιστωτικής κάρτας: πώς λειτουργεί για ξενοδοχεία

Αγαπητοί WuBookers,

οι online κρατήσεις είναι μια μεγάλη ευκολία, αλλά μπορεί να έχουν ορισμένα μειονεκτήματα. Ως απομακρυσμένες πωλήσεις – χρονικά αλλά και φυσικά – υπάρχουν πολλές μεταβλητές στο παιχνίδι: τι γίνεται αν ο πελάτης δεν εμφανιστεί; Τι γίνεται αν η κάρτα με την οποία έκλεισε το δωμάτιο είναι ψεύτικη; Ή αν δεν υπάρχουν επαρκή κεφάλαια διαθέσιμα;

Γι’ αυτό, μεταξύ των μεθόδων εγγύησης για τους ξενοδόχους και τους διαχειριστές καταλυμάτων είναι η προέγκριση πιστωτικής κάρτας: ας δούμε αναλυτικά τι είναι και πότε αξίζει να τη χρησιμοποιήσετε.

Προέγκριση κάρτας: τι είναι και πώς λειτουργεί

Η προέγκριση, όπως υπονοεί η ίδια η λέξη, είναι εξουσιοδότηση προπληρωμής, αλλά δεν συμπίπτει απαραίτητα με την ίδια την πληρωμή.

Στην πραγματικότητα πρόκειται για προσωρινό πάγωμα (δέσμευση) χρημάτων που ζητά εκ των προτέρων ο ξενοδόχος, ως εγγύηση της κράτησης. Το ποσό που υπόκειται σε προέγκριση δεν μεταφέρεται από τον λογαριασμό του πελάτη στο ξενοδοχείο (άρα δεν υπάρχει κίνηση τράπεζας), αλλά μόνο “παγώνεται” για να διασφαλιστεί η διαθεσιμότητά του πριν επιβεβαιωθεί η διαμονή.

Με άλλα λόγια, είναι μια μορφή προστασίας που μπορεί να απαιτούν τα καταλύματα, ειδικά για online κρατήσεις, για την επαλήθευση της εγκυρότητας των δεδομένων της κάρτας και τη διασφάλιση της οικονομικής κάλυψης του επισκέπτη.

Η προεκκαθάριση έχει χρονικά όρια συνήθως μερικών ημερών και, ως εκ τούτου, ζητείται όχι περισσότερο από 7-15 ημέρες πριν από την πληρωμή. Η υπερβολική εκ των προτέρων ειδοποίηση, στην πραγματικότητα, θα μπορούσε να προκαλέσει σύγκρουση με την πολιτική ακύρωσης ή θα μπορούσε να έχει ως αποτέλεσμα να ζητηθεί από τον επισκέπτη μια νέα προέγκριση. Από αυτή την άποψη, εάν το αίτημα για προέγκριση αποτύχει, μπορεί να ζητηθεί άλλη κάρτα από τον επισκέπτη.

Πόσο είναι όμως το ποσό και πώς θα διατεθεί; Δεν υπάρχει σταθερός κανόνας και κάθε ξενοδόχος μπορεί να παρακρατήσει διαφορετικό ποσό κατά την κρίση του. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι ίσο με το κόστος της πρώτης διανυκτέρευσης ή με το κόστος ακύρωσης ή ακόμα και με υψηλότερο ποσό για την κάλυψη τυχόν ζημιών.

Όπως είπαμε, η προέγκριση από μόνη της δεν συνιστά χρέωση, αλλά μπορεί να μετατραπεί σε μία ανάλογα με την περίσταση.

Πιθανά σενάρια: ξεπάγωμα (αποδέσμευση) ή πληρωμή

Ας υποθέσουμε την περίπτωση ενός πελάτη που έχει κάνει κράτηση δωματίου online με δωρεάν ακύρωση εντός 20 ημερών από την ημερομηνία check-in και έχει λάβει σωστά το αίτημα προέγκρισης από το ξενοδοχείο.

Τα κύρια πιθανά σενάρια σε αυτό το σημείο είναι τρία:

• επισκέπτης επιβεβαιώνει την κράτηση και μένει στο ξενοδοχείο.

Σε αυτό το σημείο το ξενοδοχείο μπορεί να εισπράξει το προεγκεκριμένο ποσό, το οποίο στη συνέχεια θα μετατραπεί σε πραγματική πληρωμή (για ίσο ή μικρότερο ποσό, ποτέ περισσότερο) και ο επισκέπτης θα πρέπει μόνο να διευθετήσει τυχόν διαφορά στο συνολικό λογαριασμό.

Στην περίπτωση αυτή, η προέγκριση λειτουργεί ως προκαταβολή.

• επισκέπτης ακυρώνει την κράτηση εντός του χρονικού πλαισίου της ποινής.

Η προέγκριση απελευθερώνεται: το ποσό θα είναι στη συνέχεια διαθέσιμο ξανά στον λογαριασμό σε χρόνο που εξαρτάται από την τράπεζα που το εκδίδει, τον χειριστή του κυκλώματος και τη μέθοδο αντιστροφής.

• επισκέπτης δεν εμφανίζεται (no-show) ή ακυρώνει μετά τη λήξη της προθεσμίας.

Εάν το επιτρέπουν οι πολιτικές ακύρωσης, μπορεί να εισπραχθεί το προεγκεκριμένο ποσό.

Τα οφέλη της προέγκρισης για ξενοδοχεία και πελάτες

Αυτή η μέθοδος εγγύησης έχει πολλά πλεονεκτήματα, τόσο για τον ξενοδόχο όσο και για τον πελάτη.

Ο ξενοδόχος, όπως αναφέραμε, έχει τον τρόπο να μειώσει τον κίνδυνο απάτης ελέγχοντας εκ των προτέρων την εγκυρότητα και την ικανότητα της κάρτας. Η προέγκριση επιτρέπει επίσης στον ξενοδόχο να προστατεύσει τον εαυτό του, τουλάχιστον εν μέρει, ακόμη και αν η κράτηση δεν είναι επιτυχής εντός της προθεσμίας ή εάν ο πελάτης δεν εμφανιστεί καθόλου.

Από την άλλη πλευρά, από την άποψη του ταξιδιώτη, η προέγκριση δεν συνεπάγεται περιορισμούς προκαταβολής, αλλά μπορεί εύκολα να μετατραπεί σε προκαταβολή ή, αντίστροφα, να αποδεσμευτεί πλήρως. Τέλος, είναι σημαντικό να θυμάστε ότι τα ευαίσθητα δεδομένα που σχετίζονται με την πληρωμή δεν κοινοποιούνται, αλλά ανωνυμοποιούνται χάρη στην αυτόματη δημιουργία διακριτικών.

Πώς να διαχειριστείτε αποτελεσματικά την προέγκριση

Όπως ίσως μαντέψατε, η προέγκριση απαιτεί ακρίβεια και ακριβή διαχείριση για κάθε περίπτωση και πελάτη. Στην πραγματικότητα, είναι σημαντικό να παρακολουθείτε πότε ζητείται (να θυμάστε ότι έχει περιορισμένη διάρκεια) και εντός ποιανού μπορεί να φορτιστεί πριν κυκλοφορήσει αυτόματα.

Όταν αντιμετωπίζετε διαφορετικά σχέδια τιμών και μεγάλο αριθμό διαδικτυακών κρατήσεων, είναι εύκολο κάτι να ξεφύγει. Για να αποφευχθεί αυτό, είναι απαραίτητο να έχετε ένα ξενοδοχειακό πρόγραμμα PMS που θα χειρίζεται τις προεγκρίσεις για εσάς.

Το Zak, το λογισμικό διαχείρισης καταλυμάτων της WuBook για ξενοδοχειακές μονάδες, προσφέρει τη δυνατότητα διαχείρισης ολόκληρης της διαδικασίας. Χάρη στο λογισμικό μας θα μπορείτε να:

• ορίσετε προσαρμοσμένους κανόνες για προέγκριση (σταθερά ποσά ή ποσοστά, μέγιστος αριθμό ημερών για να τον ζητήσετε πριν από το check-in).
• στείλετε το αίτημα στον πελάτη για να εισάγει τα στοιχεία της κάρτας του στην ειδική σελίδα επισκέπτη.
• εγγραφείτε και να επαληθεύστε την κάρτα.
• αποσύρετε το προεγκεκριμένο ποσό ολόκληρο ή ένα μέρος του, με λίγα μόνο κλικ.
• καταγράψτε την πληρωμή και να διαχειριστείτε τα λογιστικά.

Θα μπορείτε επίσης να αποφασίσετε εάν θα ορίσετε αυτήν τη μέθοδο ως τη μόνη μέθοδο εγγύησης ή θα διαμορφώσετε πολλές εναλλακτικές που θα προσφέρονται στους καλεσμένους σας.

Η προέγκριση είναι ένα ευρέως διαδεδομένο και αποτελεσματικό σύστημα όταν διαχειρίζεται με τα σωστά εργαλεία: Το Zak είναι ένα από αυτά.