Μηχανή κρατήσεων για ξενοδοχεία: τι είναι αυτό;

Αγαπητοί WuBookers, σήμερα εξετάζουμε μαζί έναν από τους θεμελιώδεις και πιο συχνούς όρους για όσους εργάζονται στον τομέα του τουρισμού. Συγκεκριμένα, ας μιλήσουμε για τις μηχανές κρατήσεων για ξενοδοχεία και καταλύματα: ένα χρήσιμο θέμα τόσο για όσους είναι νέοι στον κλάδο όσο και για εκείνους που έχουν ήδη κάποια εμπειρία αλλά θέλουν να μάθουν περισσότερα σχετικά με τα εργαλεία και τις ευκαιρίες.

Μηχανή Κρατήσεων: Ορισμός και Λειτουργία

Μια μηχανή κρατήσεων είναι ένα λογισμικό που επιτρέπει την παραλαβή απευθείας κρατήσεων online, δηλαδή χωρίς τη βοήθεια εξωτερικών portal πωλήσεων και χωρίς τα συναφή έξοδα προμηθειών. Μέσω της μηχανής κρατήσεων, ο ξενοδόχος έχει τη δυνατότητα να ορίζει τη διαθεσιμότητα και τις τιμές και να τις διαθέτει σε δυνητικούς πελάτες χωρίς περαιτέρω διαμεσολάβηση. Είναι, με μια έννοια, ένα διαδραστικό ημερολόγιο που ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο, διευκολύνοντας την άμεση αντιστοίχιση προσφοράς και ζήτησης.

Αυτό το σύστημα, το οποίο είναι πολύ ισχυρό και προηγμένο, αναλαμβάνει διάφορες λειτουργίες. Μέσω της μηχανής κρατήσεων του ξενοδοχείου, τουριστικής κατοικίας ή B&B, οι online χρήστες μπορούν να:

• αναζητήσουν το καταλληλότερο κατάλυμα για αυτούς, επιλέγοντας διαφορετικές επιλογές όπως ημερομηνίες ταξιδιού, χωρητικότητα (δηλαδή, τον αριθμό ατόμων ανά ηλικιακή ομάδα, όπως ενήλικες και παιδιά), τύπο καταλύματος και τυχόν επιπλέον υπηρεσίες·
• συγκρίνουν διαφορετικές λύσεις με βάση τις τιμές και τις προσφορές που προτείνονται αυτόματα από το σύστημα·
• κάνουν την κράτηση online, με απόλυτη αυτονομία και πλήρη ασφάλεια, σύμφωνα με τους όρους που παρέχει ο ξενοδόχος και χωρίς επιπλέον κόστος·
• λάβουν ένα email με επιβεβαίωση και λεπτομέρειες της κράτησης, συμπεριλαμβανομένων ημερομηνιών, διαμονής και όρων ακύρωσης·
• έρθουν σε επαφή με το κατάλυμα μέσω της φόρμας online αιτήσεων για να λάβουν περισσότερες πληροφορίες ή εξατομικευμένες προσφορές.

Αλλά πώς να φτάσετε στη μηχανή κρατήσεων και πού να τη χρησιμοποιήσετε;

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη μηχανή κρατήσεων

Αφού ρυθμιστεί, η μηχανή κρατήσεων μπορεί να χρησιμοποιηθεί με διάφορους τρόπους.

Η πιο συνηθισμένη πρακτική είναι η ενσωμάτωσή της στον ιστότοπο του καταλύματος: ενσωματωμένη μέσω ενός script ή με ένα κουμπί (π.χ. “Κάντε Κράτηση Τώρα”), το οποίο ανοίγει έναν εξωτερικό σύνδεσμο, σε ξεχωριστή σελίδα, όπου ο χρήστης μπορεί να ελέγξει τη διαθεσιμότητα, να επιλέξει το δωμάτιο και να πληρώσει εύκολα και άμεσα.

Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον ίδιο σύνδεσμο και στα κοινωνικά σας δίκτυα, όπως για παράδειγμα στο Meta, μέσω ενός κουμπιού κρατήσεων που οδηγεί απευθείας στη μηχανή κρατήσεων. Επίσης, μπορεί να σταλεί μέσω email ή WhatsApp, σε απάντηση ερωτημάτων από ενδιαφερόμενους πελάτες.

Με λίγα λόγια, οι δυνατότητες είναι πολλές, όλες εφικτές ταυτόχρονα και εξίσου ωφέλιμες.

Τα πλεονεκτήματα μιας μηχανής κρατήσεων

Η εγκατάσταση μιας μηχανής κρατήσεων προσφέρει σημαντικά οφέλη:

1. Δεν υπάρχουν έξοδα διαμεσολάβησης

Οι απευθείας κρατήσεις μέσω μηχανών κρατήσεων επιτρέπουν υψηλότερο περιθώριο κέρδους από τις πωλήσεις. Δεν υπάρχουν πρόσθετα κόστη όπως αυτά που προκύπτουν από τις έμμεσες πύλες κρατήσεων, όπως οι OTAs (Online Travel Agencies) και οι μηχανές αναζήτησης.

2. Η διαθεσιμότητα και οι τιμές είναι πάντα ενημερωμένες

Χάρη στη μηχανή κρατήσεων, η διαθεσιμότητα δωματίων ή ενοικιαζόμενων καταλυμάτων είναι πάντα ενημερωμένη. Το σύστημα παρακολουθεί σε πραγματικό χρόνο τις κρατήσεις, τόσο από OTAs όσο και από τον ιστότοπό σας, με πλήρη συγχρονισμό της διαθεσιμότητας και των τιμών.

3. Επιτρέπει τη διαφοροποίηση της προσφοράς σας

Η απευθείας κράτηση επιτρέπει τη διαφοροποίηση της προσφοράς σας, προσφέροντας επιπλέον πακέτα στους πελάτες, όπως υπηρεσίες εσωτερικές και εξωτερικές του καταλύματος, εξατομικευμένες τιμές και εκπτώσεις ανάλογα με την περίοδο ή την ανάγκη. Επίσης, ενισχύει την πιστότητα των πελατών, παρέχοντάς τους κίνητρα να επιλέξουν ξανά το κατάλυμά σας.

4. Αυξάνετε το ποσοστό μετατροπής

Ιστότοποι ξενοδοχείων ή ενοικιαζόμενων καταλυμάτων χωρίς μηχανή κρατήσεων έχουν χαμηλότερο ποσοστό μετατροπής, δηλαδή παράγουν λιγότερες πωλήσεις. Αυτό συμβαίνει επειδή οι χρήστες χρειάζεται να περάσουν από πολλά βήματα πριν ολοκληρώσουν τη συναλλαγή: να καλέσουν ή να στείλουν email για διαθεσιμότητα και τιμές, να περιμένουν απάντηση, να αξιολογήσουν την πρόταση και στη συνέχεια να επιβεβαιώσουν. Αυτή η διαδικασία μπορεί να αποθαρρύνει ορισμένους, ωθώντας τους σε δομές με ταχύτερα συστήματα διαβούλευσης και αγοράς.

5. Οι πληρωμές είναι ασφαλείς

Η ενσωμάτωση με ασφαλείς πύλες πληρωμών διασφαλίζει την ασφάλεια των συναλλαγών, τόσο από την πλευρά του χρήστη – βασικό για την οικοδόμηση σχέσεων εμπιστοσύνης – όσο και από την πλευρά του ξενοδόχου, αποφεύγοντας απάτες και προβλήματα που σχετίζονται με τις συναλλαγές.

6. Εξοικονόμηση χρόνου

Οι απευθείας πωλήσεις μέσω της μηχανής κρατήσεων διευκολύνουν την έρευνα για τους επισκέπτες (που μπορούν να αξιολογήσουν, να αποφασίσουν και να πληρώσουν με τον τρόπο και στο χρόνο που προτιμούν, χωρίς να περιμένουν τον υπεύθυνο του καταλύματος), ενώ παράλληλα επιταχύνουν τις διαδικασίες για την Υποδοχή – Ρεσεψιόν, η οποία περιορίζεται μόνο στον έλεγχο και πιθανώς στην τροποποίηση των κρατήσεων που λαμβάνει, χωρίς να χρειάζεται να τις καταχωρίσει από την αρχή.

Πώς να επιλέξετε τη σωστή μηχανή κρατήσεων: χαρακτηριστικά που πρέπει να εξετάσετε

Αν σκέφτεστε να ενσωματώσετε την ιστοσελίδα σας με μια μηχανή κρατήσεων, θα πρέπει να γνωρίζετε ότι δεν είναι όλα τα λογισμικά ίσα. Εκτός από τα παραπάνω πλεονεκτήματα, ένα καλό σύστημα πρέπει πάντα να πληροί τα εξής χαρακτηριστικά:

Εξασφαλίστε απλή και διαισθητική εμπειρία checkout

Οι χρήστες πρέπει να μπορούν να φτάνουν εύκολα στη φόρμα κράτησης και, στο checkout, να μπορούν να κλείσουν δωμάτιο χωρίς να αντιμετωπίζουν σελίδες που δεν φορτώνουν ή συνδέσμους που δεν λειτουργούν. Τέτοιες δυσλειτουργίες μπορεί να τους κάνουν ανυπόμονους ή αβέβαιους, οδηγώντας τους στην εγκατάλειψη της ιστοσελίδας. Έτσι, είναι σημαντικό να διασφαλιστεί η εξαιρετική απόδοση και μια διαισθητική διεπαφή σε όλες τις συσκευές. Το σύστημα κρατήσεων πρέπει να είναι ανταποκρινόμενο, προσαρμοζόμενο σε όλες τις συσκευές (tablet, κινητά κ.λπ.), έτσι ώστε να μπορούν να γίνονται κρατήσεις και από κινητά τηλέφωνα.

Υψηλό επίπεδο εξατομίκευσης

Ένα από τα βασικά κριτήρια για την επιλογή μιας κατάλληλης μηχανής κρατήσεων είναι το περιθώριο εξατομίκευσης που προσφέρει, τόσο σε εμφάνιση όσο και σε περιεχόμενο και στρατηγική.

• Στρατηγική προσφορών: Είναι απαραίτητο να υπάρχει η δυνατότητα ρύθμισης ειδικών προσφορών, πακέτων και εκπτώσεων, που μπορούν να ενεργοποιηθούν ή να απενεργοποιηθούν ανάλογα με τη διαθεσιμότητα και την εποχικότητα.
• Εμφάνιση και ταυτότητα: Η εμφάνιση της πλατφόρμας πρέπει να είναι προσαρμόσιμη και να αντικατοπτρίζει την ταυτότητα του brand του καταλύματος, εξασφαλίζοντας συνοχή στην επικοινωνία.
• Πολυγλωσσικότητα: Η δυνατότητα ρύθμισης του συστήματος σε πολλές γλώσσες είναι εξίσου σημαντική, ώστε να καλύπτει και το διεθνές πελατολόγιο.

Ενσωμάτωση με άλλα τεχνολογικά εργαλεία

Η μηχανή κρατήσεων δεν είναι το μοναδικό εργαλείο για τη βέλτιστη διαχείριση ενός καταλύματος. Εργαλεία όπως το PMS (Property Management System) για τη συνολική διαχείριση και το Channel Manager για τη διαχείριση τρίτων καναλιών πωλήσεων, είναι επίσης απαραίτητα. Είναι κρίσιμο όλα αυτά τα εργαλεία να επικοινωνούν μεταξύ τους σε πραγματικό χρόνο, αποτρέποντας καθυστερήσεις και διακοπές στις διαδικασίες.

Συμμόρφωση με όλους τους κανονισμούς ασφάλειας και απορρήτου

Η μηχανή κρατήσεων πρέπει να συμμορφώνεται με όλους τους κανονισμούς που αφορούν την ασφάλεια των χρηστών και την προστασία των δεδομένων:

• Πιστοποίηση SSL για κρυπτογράφηση των δεδομένων.
• PCI DSS πρωτόκολλο για την ασφάλεια πληρωμών.
• PSD2 Ευρωπαϊκή Οδηγία για την προστασία των αγοραστών.
• SCA (Strong Customer Authentication): Δυνατή ταυτοποίηση για τον περιορισμό της απάτης.

5 Καλές λόγοι για να επιλέξετε τη Μηχανή Κρατήσεων της WuBook

Τώρα που ξέρετε πώς λειτουργεί μια μηχανή κρατήσεων και γνωρίζετε τα κύρια πλεονεκτήματα και τα χαρακτηριστικά της, θέλουμε να σταθούμε στο Zak, τη μηχανή κρατήσεων του WuBook, η οποία ξεχωρίζει για πολλά χαρακτηριστικά και ποιότητες.

1. Πολυχρηστικότητα και προσαρμοστικότητα

Το πρώτο αφορά τις δυνατότητες χρήσης. Στην πραγματικότητα, το Zak μπορεί να συνδεθεί με τον ιστότοπο του καταλύματος, με οποιαδήποτε τεχνολογία έχει αναπτυχθεί, ή να ενσωματωθεί σε ένα πλήρες minisite, κατασκευασμένο μέσω της κατάλληλης δυνατότητας του WuBook. Με αυτόν τον τρόπο, εκτός από τη μηχανή κρατήσεων, είναι επίσης δυνατό να επωφεληθείτε από την οργανική τοποθέτηση περιεχομένου και να αποκτήσετε μεγαλύτερη προβολή στο διαδίκτυο.

2. Προσαρμόσιμο σε κάθε πτυχή

Η προσαρμογή μεγιστοποιείται επίσης ξεκινώντας από τα 8 διαφορετικά χρώματα και τη δυνατότητα εισαγωγής εικόνας φόντου και λογότυπου του καταλύματος, για να επιστρέψει μια συνεκτική εικόνα στους χρήστες που την περιηγούνται.

Όσον αφορά τη χρηστικότητα, μπορεί κανείς να επιλέξει ποια από τις 18 διαθέσιμες γλώσσες θα ενεργοποιήσει και ποια νομίσματα, αν θα εμφανίζονται στρογγυλεμένες τιμές και αν θα εμφανίζονται πληροφορίες τουριστικού φόρου ή όχι. Η φόρμα επικοινωνίας για αίτημα πληροφοριών, μπορεί επίσης να εμπλουτιστεί με όλα τα κύρια εργαλεία επικοινωνίας του καταλύματος εκτός από email, όπως αριθμούς τηλεφώνου, SMS, Facebook Messenger, WhatsApp, Viber, Telegram, Wechat, Instagram.

3. Προηγμένες δυνατότητες

Επιπλέον, ο ξενοδόχος έχει επίσης τη μέγιστη ελευθερία όσον αφορά τον τιμοκατάλογο και μπορεί να:

• ορίσει ένα μέγιστο όριο στον αριθμό των δωματίων που πωλούνται σε μία μόνο κράτηση
• ενεργοποιήσει το φίλτρο ανά πληρότητα και, όταν είναι ενεργοποιημένο, να απενεργοποιήσει τις πληρότητες εκτός από ενήλικες
• ορίσει την ώρα του check-in
• εμφανίσει όλους ή μόνο ορισμένους από τους τιμοκαταλόγους που δημιουργήθηκαν
• πουλήσει όλα τα δωμάτια ή μόνο μερικά από αυτά
• δημιουργήσει πακέτα διακοπών ή/και εκπτωτικούς κωδικούς
• ορίσει διαφορετικούς κανόνες ακύρωσης σε διαφορετικές περιόδους και να επιλέξει ποιες μεθόδους εγγύησης θα απαιτήσει
• παρέχει πρόσθετες υπηρεσίες
• ορίσει προσαρμοσμένα μηνύματα (π.χ. καλωσόρισμα, επιβεβαίωση κράτησης, μη διαθεσιμότητα κ.λπ.)
• προσθέσει υποχρεωτικά κόστη.

4. Ιδανική για πολυϊδιοκτησίες

Χάρη στο multi-property widget, οι πιθανοί επισκέπτες μπορούν να επιλέξουν σε ποιo κατάλυμα της ίδιας αλυσίδας ή διεύθυνσης προτιμούν να μείνουν, προτού προσγειωθούν στη σελίδα επιλογής δωματίου. Ένα σημαντικό σύστημα που σας επιτρέπει να δείξετε όλες τις δυνατότητες σε μια συγκεκριμένη περιοχή και, ταυτόχρονα, να παρακολουθείτε δωμάτια ή διαμερίσματα διαφορετικών καταλυμάτων. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να παρακολουθείτε όλη τη διαθεσιμότητα των καταλυμάτων, χωρίς διασπορά.

5. Ολοκληρωμένες προσφορές και κρατήσεις

Όπως αναφέραμε, δεν γίνονται άμεσα όλες οι απευθείας κρατήσεις από τη μηχανή κρατήσεων και είναι πιθανό κάποιος να χρειαστεί μια επίσημη εκτίμηση πριν κάνει μια αγορά. Για τέτοιες περιπτώσεις, το Zak προσφέρει μια ιδιαίτερα αποτελεσματική λύση επειδή συνδέει την προσφορά με τη σελίδα κράτησης, η οποία έχει ήδη ρυθμιστεί στο δωμάτιο και τις ημερομηνίες που ζητούνται. Έτσι ο πελάτης δεν θα χρειαστεί να επαναλάβει την αναζήτηση από την αρχή και, σε περίπτωση αποδοχής, μπορεί να προχωρήσει ακολουθώντας τα βήματα που παρέχονται από το λογισμικό.

Όπως ίσως μαντέψατε, σε γενικές γραμμές, η μηχανή κρατήσεων είναι ένα πραγματικά χρήσιμο σύστημα για όσους διαχειρίζονται ένα ή περισσότερα καταλύματα. Η Μηχανή Κρατήσεων του Zak, συγκεκριμένα, σας επιτρέπει να αξιοποιήσετε στο έπακρο όλες τις ευκαιρίες πωλήσεων και να συμβαδίζετε με το πιο επιθετικό πλήθος των ανταγωνιστών κάθε μέρα.

Το λογισμικό μηχανών κρατήσεων είναι διαθέσιμο για ξενοδοχεία, εξοχικές κατοικίες, διαμερίσματα και B&B. Στις πιο αποτελεσματικές λύσεις μηχανών κρατήσεων, μπορεί να ενσωματωθεί ένα multi-property widget, δηλαδή ένα σύστημα που σας επιτρέπει να παρακολουθείτε δωμάτια ή διαμερίσματα διαφορετικών καταλυμάτων. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να παρακολουθείτε όλη τη διαθεσιμότητα των καταλυμάτων σας.

Όπως θα έχετε καταλάβει, η μηχανή κρατήσεων είναι ένα πραγματικά χρήσιμο σύστημα για όσους διαχειρίζονται ένα ή περισσότερα καταλύματα διαμονής. Η γνώση του τρόπου λειτουργίας και των χαρακτηριστικών του σάς επιτρέπει να έχετε μεγαλύτερη επίγνωση των ευκαιριών πωλήσεων και να συμβαδίζετε με το κοινό των ανταγωνιστών, που γίνονται όλο και πιο επιθετικοί κάθε μέρα.