WhatsApp Business για ξενοδοχεία και καταλύματα: πώς και γιατί να το χρησιμοποιήσετε

Αγαπητοί WuBookers, ανάμεσα στα διάφορα κανάλια που έχουμε στη διάθεσή μας για την επικοινωνία με τους καλεσμένους μας, υπάρχει και το WhatsApp Business. Ιδιαίτερα δημοφιλής στην Ευρώπη, η δημοφιλής εφαρμογή τηλεφώνου προσφέρει στην πραγματικότητα ορισμένα εργαλεία σχεδιασμένα για επαγγελματική χρήση, τα οποία μπορούν επίσης να αποδειχθούν πολύ χρήσιμα για τον κλάδο της φιλοξενίας.

Διαφορές μεταξύ WhatsApp και WhatsApp Business

Η πρώτη πτυχή που διακρίνει το WhatsApp Business από το WhatsApp είναι η δυνατότητα δημιουργίας ενός επαληθευμένου προφίλ και η συμπερίληψη πληροφοριών ορατών σε όλους, όπως: όνομα καταλύματος, σύντομη περιγραφή, διεύθυνση ξενοδοχείου, email και αριθμός τηλεφώνου, ώρες λειτουργίας και ιστότοπος.

Επιπλέον, μέσα στην εφαρμογή είναι δυνατό να δημιουργηθεί ένας κατάλογος προϊόντων, στον οποίο να εμφανίζονται τα δωμάτια του ξενοδοχείου, οι φωτογραφίες και οι τιμές τους και οι σχετικές υπηρεσίες (μπορεί να είναι και πακέτα διακοπών ή περιορισμένες προσφορές), με συνδέσμους στις αντίστοιχες σελίδες στον ιστότοπο για άμεση κράτηση. Τα προϊόντα στον κατάλογο είναι ορατά σε όσους έρχονται σε επαφή με το κατάλυμα μέσω WhatsApp και μπορούν να κοινοποιηθούν σε συνομιλία.

Όχι μόνο αυτό: σίγουρα χρήσιμες είναι και οι ευκαιρίες που σχετίζονται με τη διαχείριση μηνυμάτων, οι οποίες απουσιάζουν στην κανονική έκδοση.
Μέσω του WhatsApp Business, μάλιστα, ο ξενοδόχος μπορεί να:

• ορίσετε μηνύματα καλωσορίσματος, τα οποία αποστέλλονται αυτόματα κάθε φορά που κάποιος επικοινωνεί μαζί μας για πρώτη φορά, ώστε να τον χαιρετάμε ευγενικά χωρίς να τον κάνουμε να περιμένει πολύ.
• ρυθμίσετε μηνύματα, προγραμματίζοντάς τα για χρονοθυρίδες όταν η ρεσεψιόν δεν λειτουργεί (π.χ. μεταξύ 00:00 π.μ. και 5:00 π.μ.). Αυτό είναι πολύ χρήσιμο για να καθησυχάσει τον πελάτη και να τον ειδοποιήσει ότι θα λάβει μια πιο ακριβή απάντηση το συντομότερο δυνατό.
• οργανώσετε τις συνομιλίες ανά τύπο και να στείλετε προκαθορισμένες επικοινωνίες ανάλογα με την περίπτωση. Αυτή η λειτουργία είναι διαχειρίσιμη μέσω εσωτερικών ετικετών WhatsApp Business που μπορούν να δημιουργηθούν και να εκχωρηθούν (ακόμη και περισσότερες από μία κάθε φορά) για να διακρίνουν την κατάσταση της συνομιλίας, για παράδειγμα, “Επιβεβαιωμένη κράτηση” ή “Αίτημα πληροφοριών” ή “Αναμονή επιβεβαίωσης” και ούτω καθεξής. Με αυτόν τον τρόπο, εκτός από μια σαφή και άμεση επισκόπηση της κατάστασης των διαφόρων συνομιλιών, ο ξενοδόχος μπορεί να στείλει το ίδιο προδιαμορφωμένο μήνυμα σε όλες τις επαφές που ανήκουν σε μια δεδομένη κατηγορία (συμπεριλαμβανομένων τυχόν υπενθυμίσεων προθεσμίας ή αυτοσχέδιων προσφορών) και να επιταχύνετε τις λειτουργίες απόκρισης για να αυξήσετε τις μετατροπές.
• απαντήσετε γρήγορα σε κοινές ερωτήσεις: και πάλι, μιλώντας για προκαθορισμένα μηνύματα, μπορείτε να αποθηκεύσετε έως και 50 από αυτά και να τα ανακαλέσετε στη συνομιλία μέσω ενός συνδυασμού πλήκτρων για να πληκτρολογήσετε («σύντομος κωδικός ή shortcode», στην ορολογία).

Ακόμη και από αυτήν την πρώτη επισκόπηση, η ευκολία χρήσης αυτής της μεθόδου για την επικοινωνία με τους ταξιδιώτες είναι εμφανής, αλλά τα οφέλη δεν σταματούν εκεί.

Τα πλεονεκτήματα της χρήσης WhatsApp Business σε ξενοδοχεία

Άμεσο, ευρέως διαδεδομένο και εύκολο στη χρήση, το WhatsApp Business διευκολύνει σημαντικά την επικοινωνία με τους επισκέπτες του, συμπεριλαμβανομένων των πιθανών επισκεπτών, απαλλάσσοντας έτσι το προσωπικό του ξενοδοχείου από επαναλαμβανόμενες εργασίες που αφαιρούν χρόνο από άλλες δραστηριότητες. Στην πραγματικότητα, αυτό το σύστημα άμεσων μηνυμάτων καθιστά δυνατή την υποδοχή πελατών και τη δημιουργία μιας σχέσης κατά τη διάρκεια και μετά τη διαμονή τους. Αυτό θα διευκολύνει: την άμεση επέμβαση σε περίπτωση ανάγκης ή απρόβλεπτων γεγονότων. Aπαντήστε στις ερωτήσεις και τις περιέργειες των ταξιδιωτών, κάνοντας τους να νιώθουν ασφαλείς, προτείνετε τυχόν επιπλέον υπηρεσίες και ζητήστε μια κριτική στο τέλος της διαμονής τους.

Επιπλέον, θα προστεθεί ένα επιπλέον σημείο επαφής, το οποίο εκτιμάται ιδιαίτερα από τους πιο έξυπνους πελάτες.

Σε αντίθεση με μια τηλεφωνική κλήση, για την οποία μπορεί να χάσετε την παρακολούθηση, τα μηνύματα στην εφαρμογή μπορούν επίσης να παρακολουθούνται: στην πραγματικότητα, τα εσωτερικά στατιστικά στοιχεία προσφέρουν δεδομένα για μηνύματα που αποστέλλονται, παραδίδονται και διαβάζονται. Αυτή είναι μια σημαντική πτυχή για την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας της επικοινωνίας, του είδους της απαιτούμενης προσπάθειας και της απόδοσης με την πάροδο του χρόνου.
Ανεξάρτητα από το κανονικό WhatsApp, η Business έκδοση σάς επιτρέπει επίσης να διαχωρίζετε τις προσωπικές και επαγγελματικές επικοινωνίες και – ως εκ τούτου – να αποφεύγετε τυχόν λάθη κάνοντας σωστά διαλείμματα από την εργασία όταν είστε εκτός υπηρεσίας.

Στην πραγματικότητα, το WhatsApp Business μπορεί να χρησιμοποιηθεί και από υπολογιστή και οποιοσδήποτε στο ξενοδοχείο μπορεί να το χρησιμοποιήσει.

Και για να αντισταθμίσετε τη φαινομενική ανεπίσημοτητα αυτού του καναλιού – που μπορεί να μην ταιριάζει καλά με την εικόνα του καταλύματος – απλώς δημιουργήστε κατάλληλα μηνύματα σε μορφή και στυλ. Η εξατομίκευση είναι το κλειδί για να κάνετε τις αλληλεπιδράσεις με τους καλεσμένους σας ξεχωριστές και συντονισμένες σε σχέση με την επωνυμία.

Πώς να ενεργοποιήσετε το επαγγελματικό προφίλ στο WhatsApp

Η ενεργοποίηση του WhatsApp Business είναι δωρεάν και απαιτεί μόνο μερικά απλά βήματα.
Πρώτα, πρέπει να κατεβάσετε την εφαρμογή από τα ηλεκτρονικά καταστήματα της Google ή το App Store της Apple.
Μετά τη λήψη, πρέπει να αντιστοιχίσετε έναν αριθμό κινητού ή σταθερού τηλεφώνου και να συνεχίσετε με τη διαδικασία επαλήθευσης. Εάν επιλέξετε έναν αριθμό κινητού, το πιο βολικό πράγμα είναι να ζητήσετε τον 6ψήφιο κωδικό μέσω SMS. ενώ για τον σταθερό αριθμό θα πρέπει να επιλέξετε την κλήση.
Αφού καταχωρίσετε τον αριθμό τηλεφώνου, μπορείτε να δημιουργήσετε τον πραγματικό λογαριασμό, υποδεικνύοντας το όνομα του καταλύματος και τη σχετική κατηγορία και να ορίσετε την εικόνα προφίλ.

Έτσι, ήρθε η ώρα να προσαρμόσετε τα πεδία που αναφέρονται παραπάνω, όπως όνομα, περιγραφή και στοιχεία επικοινωνίας: απλώς μεταβείτε στην ενότητα “Εξερεύνηση” και μετά κάντε κλικ στο “Προφίλ δραστηριότητας” για να προσθέσετε όλες τις λεπτομέρειες.
Για να διαμορφώσετε την εφαρμογή στον υπολογιστή του ξενοδοχείου, απλώς κατεβάστε την στη σταθερή συσκευή που θέλετε να ενεργοποιήσετε και συνδέστε τη στον σχετικό αριθμό: με αυτόν τον τρόπο δεν θα χρειαστεί να διαχειριστείτε συνομιλίες από smartphone, αλλά όλα μπορούν να γίνουν από τον υπολογιστή.

Εκμεταλλευτείτε το WhatsApp για να μοιράζεστε προσφορές

Εκτός από τις χρήσεις που έχουν ήδη αναφερθεί, το WhatsApp μπορεί επίσης να είναι ένα εξαιρετικό κανάλι για τον χειρισμό τυχόν αιτημάτων για προσφορές και την ενθάρρυνση των απευθείας κρατήσεων.
Οι πιο συχνές περιπτώσεις είναι συνήθως τρεις:

• ένας πελάτης ζητά μια προσφορά και μετά την αποδοχή, ο ξενοδόχος εισάγει χειροκίνητα την κράτηση
• ένας πελάτης ζητά και αποδέχεται την προσφορά και ο ξενοδόχος στέλνει έναν σύνδεσμο στη Μηχανή Κρατήσεων για να ολοκληρώσει τη συναλλαγή, αφήνοντας έτσι τον επισκέπτη με την κράτηση 
• ο ξενοδόχος ανταποκρίνεται στο αίτημα του επισκέπτη στέλνοντας μια εξατομικευμένη προσφορά που μπορεί να αποδεχθεί ο επισκέπτης για να προχωρήσει ο ίδιος στην κράτηση.

Οι δύο τελευταίες επιλογές είναι οι πιο ασφαλείς και αποτελεσματικές και μπορούν να υιοθετηθούν εύκολα λόγω της ενσωμάτωσης μεταξύ του WhatsApp Business και του ξενοδοχείου PMS.

Για παράδειγμα, μέσω της ειδικής ενότητας προσφορών του Zak (λογισμικό διαχείρισης WuBook για καταλύματα φιλοξενίας), μπορούν να δημιουργηθούν ad hoc σύνδεσμοι για κάθε επισκέπτη και να αποσταλούν μέσω email ή WhatsApp. Επιπλέον, οι προσφορές μπορεί να περιλαμβάνουν πολλαπλές προσφορές και πρόσθετες υπηρεσίες. Όταν ο επισκέπτης αποδεχτεί και ολοκληρώσει τη διαδικασία κράτησης, το ημερολόγιο διαθεσιμότητας του καταλύματος ενημερώνεται αυτόματα, αποφεύγοντας έτσι τον κίνδυνο σφαλμάτων ή overbooking.
Πώς όμως να κινητοποιήσετε τη χρήση του WhatsApp από πιθανούς πελάτες; Βεβαίως, συνδέοντάς το με τη σελίδα του καταλύματος στο Facebook και το προφίλ Instagram – εάν υπάρχουν – για να δημιουργήσετε διαφημίσεις που συνδέονται με την ανταλλαγή μηνυμάτων WhatsApp.
Στη συνέχεια, είναι απαραίτητο να το συμπεριλάβετε στον ιστότοπο. Επίσης, σε αυτήν την περίπτωση, το Zak έχει τη σωστή λύση: χάρη στη λειτουργία Δημιουργία Ιστοσελίδας, στην πραγματικότητα, είναι δυνατή η δημιουργία ενός ιστότοπου αφιερωμένου στο κατάλυμα και η ενσωμάτωση σε αυτόν του εικονιδίου WhatsApp που συνδέεται με τον επιχειρηματικό λογαριασμό. Με αυτόν τον τρόπο, οι χρήστες θα μπορούν να συνομιλούν απευθείας με το ξενοδοχείο χωρίς να χρειάζεται να περάσουν από άλλα κανάλια.

Συμπερασματικά, το WhastApp Business είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο που μπορεί να αξιοποιηθεί περαιτέρω και να βελτιωθεί όταν ενσωματωθεί με ένα καλό PMS, προς όφελος των ξενοδόχων και των επισκεπτών.